Viele Aufgaben für die HR-Abteilung
Wenn ein Kollege plötzlich verstirbt oder einen tödlichen Unfall erleidet, ist die Bestürzung im Unternehmen groß. Doch bei aller Trauer gilt es, ein paar Dinge zu veranlassen – das Unternehmen hat beim Tod eines Mitarbeiters viele Pflichten.
Ende des Arbeitsverhältnisses
Mit dem Tod des Arbeitnehmers endet das Arbeitsverhältnis automatisch am Tag des Todes. Dies liegt daran, dass die Arbeitsleistung eine höchstpersönliche Verpflichtung des Arbeitnehmers ist, die nicht von seinen Erben übernommen werden kann.
Benachrichtigung der Sozialversicherungsträger
Der verstorbene Mitarbeiter muss umgehend bei der Sozialversicherung abgemeldet werden. Bei einem Betriebsunfalltod müssen auch die Unfallversicherung und die Berufsgenossenschaft benachrichtigt werden.
Vergütungsansprüche
Die Entgeltansprüche gehen auf die Erben über, der Arbeitgeber muss ausstehende Vergütungen an die Erben auszahlen. Dazu gehören das Gehalt bis zum Todestag, etwaige Überstundenvergütungen sowie das Urlaubsentgelt für bereits genommenen Urlaub. Die Personalabteilung sollte keine Auszahlungen vornehmen, bevor ein Erbschein vorliegt.
Urlaubsabgeltung
Bisher erlosch der Anspruch des Arbeitnehmers auf Urlaub mit seinem Tod, sodass den Erben keine Abgeltung des Urlaubsanspruchs zustand. Der Europäische Gerichtshof hat jedoch entschieden, dass eine solche Abgeltung nicht von einem vorherigen Antrag des Arbeitnehmers abhängig gemacht werden kann.
Abfindung
Sollte eine Abfindung vereinbart worden sein und verstirbt der Arbeitnehmer vor deren Fälligkeit, erlischt der Abfindungsanspruch. Es ist daher ratsam, entsprechende Regelungen zu treffen.
Sterbegeld
Sterbegeldansprüche gegen den Arbeitgeber bestehen nur in Ausnahmefällen, wenn dies im Arbeitsvertrag oder einem Tarifvertrag geregelt ist.
Altersteilzeit
Im Falle des Todes während der Arbeitsphase oder der arbeitsfreien Phase eines Blockmodells ist das angesparte Wertguthaben an die Erben auszuzahlen.
Sozialversicherung
Freiwillige Zahlungen des Arbeitgebers über den Todestag hinaus gelten nicht als Lohn, sondern als Versorgungsbezüge und sind in der Sozialversicherung beitragsfrei.
Lohnsteuer
Alle ausstehenden Arbeitslohnzahlungen müssen bei den Erben besteuert werden.
Die Zahlung des laufenden Arbeitslohns im Sterbemonat kann zur Vereinfachung den steuerlichen Merkmalen des verstorbenen Mitarbeiters unterliegen. Die Lohnsteuerbescheinigung ist auf die Erben auszustellen.
Die Information über den Tod eines Mitarbeiters gelangt über die zuständige Meldebehörde automatisch in die ELStAM-Datenbank, seine Lohnsteuerabzugsmerkmale werden gesperrt. Der Mitarbeiter sollte dennoch in der Datenbank abgemeldet werden. Zahlt der Arbeitgeber nach dem Tod des Mitarbeiters weiterhin Lohn an die Erben, müssen diese wie reguläre Angestellte in der ELStAM-Datenbank angemeldet werden.
Ansprüche des Witwers/der Witwe auf betriebliche Altersvorsorge
Die Art der betrieblichen Altersvorsorge und die Versicherungsbedingungen müssen überprüft werden, um sicherzustellen, dass die Wartezeiten erfüllt sind und mögliche Ausschlüsse beachtet werden.
Abwicklungspflichten der Erben und Angehörigen
Die Erben sollten prüfen, ob der Verstorbene Unterlagen oder Gegenstände des Unternehmens besessen hat und diese vollständig zurückgeben.
Neubesetzung oder Streichung der Stelle
Es muss überlegt werden, ob die Stelle neu besetzt, gestrichen oder umstrukturiert wird.
Kondolenzbrief
Ein Kondolenzbrief an die Angehörigen des verstorbenen Mitarbeiters darf nicht fehlen.
