14.06.2024

Beschäftigung von Werkstudenten

Eine ewige Herausforderung für HR

Die Beschäftigung von Werkstudenten bietet Unternehmen viele Vorteile, von günstigen Sozialabgaben über eine oftmals hohe Einsatzflexibilität bis zur Etablierung als künftige Fachkraft ist alles dabei. Allerdings gibt es bei der Einstellung von Werkstudenten einiges zu beachten. Wir erläutern die wichtigsten Punkte.

SpData-291

Definition Werkstudent

Unter die Bezeichnung „Werkstudent“ fallen Studenten, die an einer inländischen oder ausländischen Hochschule, an einer Ausbildungseinrichtung oder an einer anerkannten Fernuniversität in Vollzeit studieren. Auch wer ein Aufbau-, Master- oder Zweitstudium absolviert, hospitiert oder als Diplomand im Unternehmen beschäftigt ist, gilt als Werkstudent.

Studenten in dualen Studiengängen oder in einem Urlaubssemester sowie Doktoranden, Gasthörer und Studenten mit vorliegendem Abschlussergebnis dürfen hingegen nicht als Werkstudenten beschäftigt werden.

Vorteile für Unternehmen

Die Beschäftigung von Werkstudenten hat aus Arbeitgebersicht einige Vorzüge. Zunächst fallen weniger Lohnnebenkosten an, wodurch Werkstudenten als günstige Arbeitskräfte eingesetzt werden können. Außerdem liefern Werkstudenten oftmals interessantes und aktuelles Know-how aus ihrem Studium, von welchem der Betrieb profitieren kann.

Durch die Beschäftigung von Werkstudenten können zudem frühzeitig Talente identifiziert werden, die für eine spätere Position im Unternehmen infrage kommen. Insofern ist die Beschäftigung von Werkstudenten auch eine wertvolle Recruiting-Maßnahme, die mittel- und langfristig dafür sorgen kann, potenzielle Fachkräfte schon früh an das Unternehmen zu binden.

Die Arbeitszeiten von Werkstudenten

Grundsätzlich dürfen Werkstudenten in der Vorlesungszeit nicht mehr als 20 Stunden pro Woche arbeiten, in der vorlesungsfreien Zeit allerdings auch bis zu 40 Wochenstunden. Das Studium sollte jedoch auf jeden Fall im Mittelpunkt stehen.

Die Begrenzung auf 20 Stunden setzt sich aus allen Jobs zusammen, die ein Werkstudent ausübt. Wenn er also neben der Tätigkeit bei Ihnen noch einen weiteren Job ausübt, dürfen insgesamt nicht mehr als 20 Stunden pro Woche zusammenkommen. Andernfalls werden die für andere Beschäftigte üblichen vollen Sozialabgaben fällig, das sogenannte „Werkstudentenprivileg“ gilt dann nicht mehr.

Arbeiten Werkstudenten allerdings ausschließlich abends, nachts oder an den Wochenenden, darf die ominöse 20-Stunden-Grenze überschritten werden. Allerdings muss man dann beachten, dass die Studenten höchstens 26 Wochen bzw. 182 Kalendertage pro Zeitjahr (nicht pro Kalenderjahr!!) arbeiten und ihr Studium weiterverfolgen. Das Zeitjahr beginnt exakt ein Jahr vor dem angenommenen Beschäftigungsende.

Es ist ratsam, sich von allen Werkstudenten bereits bei der Einstellung eine genaue Aufstellung über Vor- und Parallelbeschäftigungen anfertigen zu lassen, um die genannten Sachverhalte seriös beurteilen zu können.

Das Werkstudentenprivileg bei der Sozialversicherung

Durch das Werkstudentenprivileg müssen für Werkstudenten keine Abgaben zur Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung entrichtet werden, nur für die gesetzliche Rentenversicherung fallen die vollen Beiträge an.

Dieses Privileg entfällt allerdings, sobald die für Werkstudenten definierten und oben erläuterten Arbeitszeiten überschritten werden. Ist dies der Fall, werden sie und ihr Arbeitgeber in allen Zweigen der Sozialversicherung voll beitragspflichtig.

Wichtige Unterlagen

Alle Werkstudenten sollten vor dem ersten Arbeitstag die folgenden Unterlagen vorweisen:

Immatrikulationsbescheinigung

Eine aktuelle Immatrikulationsbescheinigung ist elementar und Grundvoraussetzung für die Beschäftigung als Werkstudent. Sie wird außerdem als Nachweis bei Betriebsprüfungen benötigt.

Nachweis Vorbeschäftigungen/parallele Tätigkeiten

Wie bereits oben beschrieben sollte jeder Werkstudent vor Beschäftigungsbeginn eine genaue Aufstellung über Vor- und Parallelbeschäftigungen anfertigen.

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