Kleine Tipps mit großer Wirkung
Entgeltabrechnung ist nach wie vor eines der großen Themen vieler Unternehmen und stellt diese regelmäßig vor Herausforderungen. Sei es die Tatsache, dass es für viele Unternehmen auch heute noch ein enormer Zeitfresser ist, dass Fachkräfte fehlen oder aber auch, dass ständige Gesetzesänderungen immer wieder neue und zusätzliche Arbeitsschritte erfordern.
Wie man in diesem Dschungel an Herausforderungen trotzdem Zeit sparen, Fehler vermeiden und Prozesse verschlanken kann, um die eigene Payroll zu verbessern, hat Markus Matt für SP_Data bei der „Datakontext Webkonferenz“ am 20.11.2022 dargestellt.
Status Quo der Payroll und ihre größten Zeitfresser
Der größte Zeitfresser für Payroller ist auch heute noch die Beratung der Mitarbeitenden. Das zeigt sich nicht nur in der täglichen Arbeit, sondern vor allem dann, wenn beispielsweise Änderungen in den Gesetzen anstehen: „Wenn sich etwas auf das Netto auswirkt, dann stehen sie alle Schlange.“, sagt Markus Matt. Immer „up to date“ zu sein, das ist die Voraussetzung gestern, heute und in Zukunft. Die Folge: die Kommunikation, das Reden und Zuhören, die zur Tagesordnung eines jeden Payroll Mitarbeitenden gehören, nehmen zusätzlich viel Zeit in Anspruch. Jedoch sind das nicht alle Zeitfresser, die die Payroll mit sich bringt: Krisenzeiten wie die Pandemie oder die aktuelle Kriegssituation beschwören neue, ungeplante Herausforderungen für Unternehmen herauf, es gibt zusätzlichen Kommunikations- und Handlungsbedarf. IT-Kenntnisse sind mehr denn je Grundlage, um effektiv arbeiten zu können: „Hier geht es eben nicht nur darum, ein paar Knöpfe zu drücken – man muss wissen, was man tut.“, sagt Matt.
Markus Matt, HR & Payroll-Berater
Kleine Tipps und Tricks von Markus Matt mit großer Wirkung
1. Payroll-Software einsetzen
Nutzen Sie eine passende Software, um in Ihrem Unternehmen Prozesse zu automatisieren, zu vereinfachen und zu beschleunigen (Schnittstellenanbindung, Reportings etc.)
2. Regelmäßige Weiterbildungen und Schulungen
Halten Sie das Wissen in Ihrem Unternehmen auf dem aktuellen Stand, damit Sie Vorgaben wie Gesetzesänderungen, bestmöglich umsetzen können. Schicken Sie nicht nur die üblichen ein bis zwei Mitarbeitenden zu Schulungen und Weiterbildungen, sondern mehrere Personen, damit das Wissen möglichst breit vorhanden ist und anschließende Wissensweitergabe verschlankt werden kann. Außerdem bieten sich hier Social Media-Gruppen an, in denen ein offener Wissensaustausch stattfindet. So schafft man Schwarmintelligenz.
3. Arbeitsplätze von Mitarbeitenden verbessern
Schaffen Sie durch gezielte Maßnahmen bessere Arbeitsbedingungen für Ihre Mitarbeitenden. So vermindern Sie Krankheitsausfälle. Aber auch monetäre Anreize wie bestimmte Zusatzleistungen und höhere Gehälter zahlen auf Motivation und Leistung Ihrer Mitarbeitenden ein – Stichwort Employer Branding.
4. Workflows optimieren und einsetzen
a. für Stammdaten
Schon beim Onboarding können Sie eine Software einsetzen. So können Stammdaten über ein Mitarbeiterportal von Mitarbeitenden selbst gepflegt werden. Dies schafft Zeitersparnis, vermeidet Fehler und doppelte Wege
b. für Bewegungsdaten
Standardisieren Sie die Zulieferung von Kundendaten und führen Sie einheitliche digitale Prozesse ein, in den wenig zwischen Medien gewechselt werden muss. Auch hierbei hilft ein Mitarbeiterportal, in welchem Beschäftigte die Daten selbst eintragen und pflegen.
5. Payslips und Bescheinigungswesen
Optimieren Sie den Versand per E-Mail und stellen Sie die Informationen im Mitarbeiterportal bereit. Dies kann den Prozess weiter verschlanken.
6. Fachkräftemangel entgegenwirken
Suchen Sie intern nach Nachwuchs und binden Sie Mitarbeitende durch gezielte Maßnahmen (Employer Branding) an das eigene Unternehmen. Bei der Suche nach Fachpersonal ist ein moderner Recruiting-Prozess ebenso wichtig.
7. Outsourcing
Auch wenn es aktuell viel gemacht wird, wenn Unternehmen die eigene Payroll nicht mehr bewältigt bekommen, gilt es hier abzuwägen. Eine vorherige Analyse im eigenen Unternehmen ist wichtig, ebenso wie die richtige Auswahl des Dienstleisters, damit es am Ende für alle Seiten eine Erleichterung der Abläufe bedeutet.
Alle brauchen die Payroll – das ist die unbequeme Wahrheit
Dass die Payroll in den nächsten Jahren von der Bildfläche verschwinden wird, davon geht auch Markus Matt nicht aus. „Wann uns Payrollern die ganze Arbeit abgenommen wird, vermag ich nicht einzuschätzen, aber ich glaube, dass dies in absehbarer Zeit nicht passieren wird. Die großen Töpfe der sozialen Sicherungen müssen mit Geld gefüllt werden – dafür sorgt die Payroll!“, folgert Markus Matt.
Den Link zum gesamten Vortrag von Markus Matt im Rahmen der Datakontext Konferenz finden Sie hier:
