Geltungsbereich, Pflichten und Risiken
In bestimmten Wirtschaftszweigen mit erhöhtem Schwarzarbeitsrisiko müssen Arbeitgeber für neu eingestellte Mitarbeiter eine „Sofortmeldung“ an die gesetzliche Rentenversicherung senden. Welche konkreten Pflichten sind genau zu erfüllen – und für welche Branchen gelten sie?
Die Sofortmeldung
Die Sofortmeldung ist im Sozialgesetzbuch IV (SGB IV) definiert, ebenso wie die Branchen, in welchen sie verpflichtend ist. Sie muss bei Neueinstellungen spätestens zum Zeitpunkt des Arbeitsbeginns elektronisch an die Datenstelle der Rentenversicherungsträger gemeldet werden. Sie soll den zuständigen Zollbehörden die Kontrolle von Schwarzarbeit erleichtern.
Betroffene Branchen
Eine Sofortmeldung ist laut SGB IV nur für Arbeitgeber in den folgenden Wirtschaftsbereichen verpflichtend:
- Baugewerbe
- Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
- Personenbeförderungsgewerbe
- Speditions-, Transport- und damit verbundenen Logistikgewerbe
- Schaustellergewerbe
- Unternehmen der Forstwirtschaft
- Gebäudereinigungsgewerbe
- Unternehmen im Messe- und Ausstellungsbau
- Fleischwirtschaft
- Prostitutionsgewerbe
- Wach- und Sicherheitsgewerbe
Ausnahmen
Es gibt Ausnahmen von der Sofortmeldungsverpflichtung für bestimmte Organisationen wie gemeinnützige Vereine oder kirchliche Einrichtungen, die eine entsprechende Anerkennung durch die Finanzbehörden besitzen. Auch Leiharbeitsfirmen müssen keine Sofortmeldung abgeben, sofern sie nicht eindeutig den genannten Branchen zugeordnet werden können.
Welche Beschäftigte werden gemeldet?
Unternehmen, die hauptsächlich in den genannten Branchen tätig sind, müssen alle neuen Mitarbeiter incl. Minijobber und kurzfristig Beschäftigter melden. Die Sofortmeldung muss vor oder spätestens zum Arbeitsbeginn erfolgen.
Inhalt und Sendung der Sofortmeldung
In der Sofortmeldung sind der Vor- und Familienname des Beschäftigten, die Sozialversicherungsnummer, die Betriebsnummer des Arbeitgebers und der Tag der Beschäftigungsaufnahme zu melden. Die Meldung erfolgt durch den Arbeitgeber im DEÜV-Meldeverfahren mit dem Meldegrund „20“ über das Entgeltabrechnungsprogramm oder das SV-Meldeportal. Die Daten der Sofortmeldung werden an die Datenstelle der Rentenversicherung übermittelt und dort gespeichert. Neben den Zollbehörden haben auch Prüfungsorgane der Renten- und Unfallversicherung Zugriff darauf.
Sofortmeldung und Sozialversicherung
Die Sofortmeldung ersetzt nicht die reguläre Meldung zur Sozialversicherung, sondern ergänzt sie. Während die Sofortmeldung vor bzw. bis zum Beschäftigungsbeginn erfolgt, kann die Meldung zur Sozialversicherung mit der ersten Entgeltabrechnung erfolgen, jedoch spätestens innerhalb von sechs Wochen nach Aufnahme der Beschäftigung.
Rechtliche Konsequenzen
Fehlt eine Sofortmeldung bei einer Prüfung, kann dies teuer werden. Verspätete oder fehlende Sofortmeldungen gelten als Ordnungswidrigkeit und können bei einer Prüfung durch den Zoll Bußgelder von bis zu 25.000 Euro nach sich ziehen.
Außerdem kann der Zoll bei fehlender Sofortmeldung die Tätigkeit des Betroffenen als Schwarzarbeit betrachten – und insofern können sich auch strafrechtliche Konsequenzen gemäß Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz ergeben.
