Tipps zur Selbstorganisation
Im Home Office auf sich selbst gestellt zu sein, verlangt von Mitarbeitern Improvisationstalent und Selbstdisziplin. Wir zeigen, wie sich Mitarbeiter im Home Office organisieren und vernetzen können, um auch weiterhin produktiv zu arbeiten.
Ausrüstung für das Home Office beschaffen
Nicht jedes Unternehmen ist technisch dafür ausgerüstet und hat für alle Mitarbeiter die nötige Infrastruktur parat. Auf dem Markt gibt es mittlerweile viele Tools für Online-Kommunikation und Planungsprozesse, die gerade jetzt oft kostenlos und im Home Office eine hilfreiche Unterstützung sind, z. B.:
- Messenger und Videochat Software: Tools wie Microsoft Teams, WebEx, Zoom oder Skype eignen sich hervorragend, um sich mit den Kollegen auszutauschen. In regelmäßigen Teamrunden können Sie sich besprechen und Aufgaben besser verteilen. Bei den meisten Videokonferenz-Tools ist es auch möglich, den Bildschirm zu teilen, um sich gemeinsam eine Datei anzusehen.
- Projektmanagement-Tools wie Trello oder Microsoft Planer helfen dabei, die Arbeitsaufträge für alle transparent zu machen, um Dopplungen zu vermeiden.
- Austausch von Dateien: Wenn kein Zugriff auf das Firmennetzwerk möglich ist, können Arbeitsdateien auch per Wetransfer übermittelt werden, vor allem wenn es sich um große Dateianhänge handelt, für die der E-Mail-Austausch ungeeignet ist. Hier helfen auch Cloudspeicherdienste wie Google Drive oder Dropbox, damit Dateien von mehreren Personen gemeinsam bearbeiten werden können.
Hinweis: Gerade jetzt lohnt sich die Anschaffung der notwendigen Infrastruktur. Zudem unterstützt das Bundesministerium für Wirtschaft ab sofort die kurzfristige Einrichtung von Home Office-Arbeitsplätzen in seinem erweiterten Förderprogramm „go-digital“.
Arbeitsmoral und Selbstmotivation hochhalten
Natürlich müssen auch Führungskräfte einiges dafür tun, dass die Zusammenarbeit auch virtuell gut klappt . Aber auch jeder Mitarbeiter ist gefragt, die Selbstmotivation und das Selbstmanagement zu optimieren. Dabei helfen:
- Ein gut strukturierter Tagesplan oder Wochenplan, der (auch mit dem Partner und den Familienmitgliedern abgesprochen) feste Zeitblöcke für Mahlzeiten, Arbeit- und Freizeit vorsieht. Ein solcher Tagesplan hilft auch dabei, Störungen zu vermeiden, um konzentriert arbeiten zu können.
- Sinnvolles Zeitmanagement: Je mehr Zeit die Mitarbeiter für wesentliche Dinge nutzen, umso besser sind ihre Resultate. Das setzt voraus, wesentliche von unwesentlichen Dingen zu unterscheiden. Gerade die wichtigen Aufgaben benötigen jetzt besonders viel Aufmerksamkeit! Dabei helfen z. B. das Eisenhower-Prinzip oder die Alpen-Methode. Zum Zeitmanagement gehört auch, „Zeitfresser“ zu eliminieren. Hier hilft es B. den eigenen Posteingang nur 3-4-mal täglich zu prüfen oder das Smartphone während der Arbeitsphasen im Flugzeugmodus beiseite zu legen, um sich nicht ablenken zu lassen. Auch regelmäßige Pausen dürfen sein und helfen dabei, in den Arbeitsphasen konzentriert zu bleiben.
- Elektronische Planungshilfen wie Zeitplaner und Organizer und eine Aktivitätenliste sind nützlich, um sich zu strukturieren und zu organisieren: Sie verschaffen einen Überblick über anstehende Aufgaben (Aktivitätenliste) und geplante Termine.
Raum für Entspannung schaffen
Wer konzentriert arbeitet, muss sich auch entspannen, um wieder aufzutanken. Zwar sind derzeit die Möglichkeiten eingeschränkt, aber auch hier helfen positive Alltagsrituale wie z. B. das gemeinsame Familienessen, schöne Musik, Videochats mit Freunden, eine Zuhause-Yoga-Einheit und ein Spaziergang an der frischen Luft, um den Kopf wieder freizubekommen.
Tipp: Jetzt ist die Gelegenheit, in Ruhe den Keller oder Speicher aufzuräumen, ein neues Projekt zu starten oder eine Sprache zu üben. Das verschafft das gute Gefühl, sich auch neben der Arbeit sinnvoll beschäftigt zu haben und dem Alltagstrott entflohen zu sein.
