Eine Sache des Vertrauens
Die Gehaltsabrechnung ist für jedes Unternehmen eine Pflichtaufgabe. Doch unterliegt sie vielfältigen und komplizierten Regelungen, die Haftungsrisiken sind hoch. Gute Entgeltexperten sind außerdem inzwischen Mangelware. Vieles spricht also dafür, sich mit der Auslagerung der Entgeltabrechnung an einen externen Anbieter zu beschäftigen. Dennoch gehen noch immer viele Unternehmen diesen Schritt nicht. Warum eigentlich?
von Markus Matt
Die aktuelle Situation
Jedes Unternehmen in Deutschland muss allmonatlich für alle eigenen Beschäftigten pünktlich die Entgeltabrechnung erstellen und die zugehörigen Meldepflichten erfüllen. Das ist in der Praxis mit hohem Arbeitsaufwand verbunden und erfordert erhebliches Fachwissen. Geht etwas schief, haftet der Arbeitgeber – und das kann teuer werden. Hinzu kommt ein eklatanter Mangel an Lohnbuchhaltern, bei Krankheit oder Kündigung kommt es somit schnell zu regelrechten Notlagen in der Payroll.
Es wundert also nicht, dass sich immer mehr Betriebe für die Auslagerung der Gehaltsabrechnung an externe Lohnexperten entscheiden. Diese Dienstleister sind Vollprofis, verfügen über umfangreiche und stets aktuelle Fachkenntnisse und arbeiten mit modernster Abrechnungssoftware. Der Arbeitgeber spart sich vieles: Geld, Zeit, Nerven und Risiken. Trotzdem zögern viele Unternehmen weiterhin, die eigene Payroll nach draußen zu geben. Das hat viel mit Ängsten zu tun, die in der Regel unbegründet sind. Es gibt nämlich gute Gründe für das Outsourcing der Entgeltabrechnung – und exzellente Anbieter, deren Kunden ihnen zurecht großes Vertrauen schenken.
Die Vorteile
Aus unternehmerischer Sicht ist es empfehlenswert, sich eingehend mit dem Outsourcing der Entgeltabrechnung zu beschäftigen; im Zentrum der guten Argumente stehen die Faktoren Zeit und Geld. Doch bei näherer Betrachtung ergeben sich weitere Gründe, die für die Auslagerung der Payroll sprechen.
Geld
Spezialisierte Dienstleister sind in allen Bereichen der Payroll erfahren, ihren Experten sind selbst exotische Fälle nicht fremd. Das spart viel Zeit und Ärger. Aus diesen und anderen Gründen können viele Anbieter mit günstigen Preisen arbeiten.
Zeit
Ist die Lohnabrechnung ausgelagert, fallen etliche aufwendige Arbeiten in der Personalabteilung weg – und es bleibt endlich Zeit für wertschöpfende Aufgaben wie der Gewinnung neuer Arbeitskräfte.
Fehler & Haftung
Fehler sind teuer, denn sie kosten Zeit und möglicherweise viel Geld, denn in erster Linie haftet der Arbeitgeber. Das kann teuer werden, man denke diesbezüglich an die hohen Nachzahlungen in den Bereichen Sozialversicherung und Lohnsteuer, welche durch Betriebsprüfungen zustande kommen. Wer die Payroll auslagert, trägt diese Risiken nicht mehr alleine.
Personalsuche
Wer seine Lohnbuchhaltung selbst macht, braucht Entgeltexperten. Doch die sind kaum noch auf dem Arbeitsmarkt verfügbar. Es darf also niemand krank werden oder gar kündigen, denn sonst gerät die Payroll in Gefahr. Diese Herausforderung erledigt sich mit dem Outsourcing der Entgeltabrechnung.
Fortbildung
Es ändern sich ständig Gesetze und Verordnungen mit Wirkung auf die Payroll, eigene Sachbearbeiter müssen regelmäßig fortgebildet werden. Das hat ein Ende, wenn die Gehaltsabrechnung von externen Experten durchgeführt wird.
Welcher Anbieter ist richtig?
Hat sich ein Unternehmen für das Outsourcing der Personalabrechnung entschieden, sollte sich eine interne Arbeitsgruppe zunächst alle bisherigen Payroll-Prozesse genau ansehen und entscheiden, welche davon einem Dienstleister anvertraut werden und welche im Betrieb verbleiben sollen. Aus den Erkenntnissen kann ein Pflichtenheft mit den Anforderungen an den Anbieter erstellt werden.
Es ist empfehlenswert, mehrere Angebote einzuholen, um Vergleichswerte zu haben. Wie sieht das Preis-Leistungsverhältnis aus? Wie transparent sind die Angebote? Welche Leistungen sind inklusive? Können alle Anforderungen erfüllt werden? Gibt es feste Ansprechpartner? Sind die Haftungsfragen geklärt?
Vertrauen ist Trumpf
Allen harten Fakten zum Trotze ist der entscheidende Faktor das Vertrauen. Gerade im höchst sensiblen Umfeld der Entgeltabrechnung ist ansonsten keine Zusammenarbeit möglich. Deshalb sollte das „Bauchgefühl“ unbedingt mit in das Pflichtenheft aufgenommen werden.
Fachartikel von Markus Matt
