Vor- und Nachteile bei Miete oder Kauf
Wer HR-Software neu einführen will, muss sich mit einigen grundsätzlichen Überlegungen befassen: Wollen wir die Software mieten oder kaufen? Wer kann sich um den laufenden Betrieb kümmern? Wie stellen wir den Datenschutz sicher und nicht zuletzt: Was kostet das alles? Wir zeigen die Unterschiede von Cloud- und On-Premise-Lösungen auf und stellen die Vor- und Nachteile vor.
Was unterscheidet Cloud Software von On-Premise-Lösungen?
Typische On-Premise-Lösungen sind traditionelle Nutzungs- und Lizenzmodelle für Software, die „lokal“ vorgehalten werden. Dabei kauft der:die Lizenznehmer:in in der Regel die Software und erwirbt damit dauerhaft die jeweiligen Nutzungsrechte. Die Daten werden auf den eigenen Rechnern oder Servern gespeichert und bieten den Käufer:innen die uneingeschränkte Kontrolle über die gespeicherten Daten. Diese Nutzungsform war früher sehr verbreitet, wurde mittlerweile aber immer mehr von Cloud Computing abgelöst.
Unter Cloud Software versteht man Anwendungsprogramme, die über das Internet genutzt werden. Der Kunde greift dabei auf die Rechner-Infrastruktur eines Dienstleisters zu, in der die Software gespeichert ist. Zwar hat er dank Internet jederzeit Zugriff auf die Daten, diese liegen aber nicht mehr lokal im eigenen Rechenzentrum.
Welche Vor- und Nachteile bietet der Einsatz von Cloud Software oder On-Premise-Lösungen?
Cloud-Lösungen werden immer beliebter, denn das Handling ist einfach und bequem, schließlich kümmert sich der Dienstleister um die nötige Infrastruktur, um Backups und Wartungsarbeiten oder Software-Updates. Ausfälle oder Störungen sollten also nicht vorkommen. Zudem können die Kund:innen auch dezentral oder mobil arbeiten, da sie über das Internet und somit von überall her auf die Software zugreifen. Dieses relativ sorgenfreie Arbeiten kostet in der Regel etwas mehr als die traditionellen Software-Angebote, bei denen Anwender:innen selbst für den reibungslosen Ablauf und Einsatz der Software verantwortlich sind. Allerdings müssen sie sich hier selbst um die nötige IT-Infrastruktur inkl. Wartung kümmern und Updates durchführen. Gleiches gilt bei möglichen Ausfällen der Systeme – auch hier müssen sie selbst aktiv werden.
Auch wenn die Kund:innen den Cloud-Anbieter und damit die Software wechseln wollen, ist dies in der Regel einfach umsetzbar, da die meisten Anbieter Schnittstellen oder digitale Vorlagen bereitstellen, um bestehende Datensätze zu importieren.
Wichtig zu wissen: Zwar gibt es bei On Premise-Lösungen keinen Update-Zwang, aber es besteht immer die Gefahr, dass der Hersteller bei älteren Versionen keine Updates mehr anbietet oder bei einem Geräte- oder Systemausfall wichtige Daten verloren gehen.
Welche Kosten entstehen und welches Modell ist teurer?
Ein direkter Kostenvergleich ist meist schwierig. Für On-Premise-Systeme fällt meist eine einmalige Lizenzgebühr und eventuell eine Wartungspauschale an. Bei Cloud-Systemen werden meist laufend Monats- oder Jahresmieten und ggf. zusätzliche Wartungsgebühren berechnet, die meist von der Anzahl der Mitarbeiter:innen und Endnutzer:innen abhängt.
Zwar sind bei traditionellen On-Premise-Lösungen die direkten Kosten für die Software und Implementierung meist niedriger. Allerdings sollten die Käufer:innen bei einem Vergleich auch die indirekten Kosten berücksichtigen, die dabei anfallen, z. B. für die Hardware, aber auch für Miete und das Personal, das für den laufenden Betrieb und für Wartungen und Updates sorgen muss. Hierbei fallen auch Schulungskosten an, denn die Mitarbeiter:innen müssen sich bei Datenschutz und -sicherheit auskennen. Dazu kommen die Energiekosten für den Betrieb der Systeme und notwendigen Kühlungen. Diese Kosten werden oft übersehen und fließen daher nicht in einen Kostenvergleich ein und überfordert vor allem meist die kleineren Unternehmen, die nicht auf eine größere IT-Abteilung zurückgreifen können.
Was ist mit dem Datenschutz und der Datensicherheit?
Aus Sicherheits- und Datenschutzgründen sollten Interessenten darauf achten, dass sich die die Rechnerkapazitäten eines Cloud-Anbieters im deutschen Rechtsraum befinden. Diese Anbieter erfüllen in der Regel alle DSGVO-Anforderungen und unterstützen die Anwender:innen mit entsprechenden Funktionen und Tools, um die Dokumentations-, Informations- und Löschpflichten einzuhalten. Die Software-Anbieter sind geschult und für alle Vorgaben sensibilisiert. Denn auch wenn die Daten im eigenen Firmennetzwerk liegen, müssen sie DSGVO-konform verwaltet werden. Das
Fazit: Cloud-Systeme in kleineren Unternehmen oft effizienter
Gerade in klein- und mittelständischen Betrieben gibt es nicht immer eine IT-Fachabteilung, die sich rund um die Uhr um die IT-Infrastruktur (und Datenschutz und -sicherheit) ausreichend kümmern kann. Daher kann es gerade für diese Unternehmen lohnenswert und unter dem Strich kostengünstiger sein, wenn sie auf Cloud-basierte HR-Software zurückgreifen.
