Softwarewechsel leicht gemacht

Tipps zum Anbieterwechsel

Wer mit dem Anbieter seiner Personalsoftware unzufrieden ist, muss sich nicht vor dem technischen Aufwand eines Anbieterwechsels fürchten. Wir zeigen, was Sie bei einem Anbieterwechsel beachten sollten.

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Unzufriedenheit und künftigen Bedarf skizzieren


Wenn Sie mit dem Gedanken spielen, eine neue Personalsoftware einzuführen, sollten Sie zunächst dem Grund für Ihre Unzufriedenheit mit dem derzeitigen Programm nachspüren. Fragen Sie sich, welches Ziel Sie mit einem Softwarewechsel vorrangig verfolgen, z. B.:

  • Die derzeitige Software bietet nicht die Zusatzfunktionen, die ich eigentlich noch brauche.
  • Immer wieder habe ich mit Programmfehlern zu kämpfen.
  • Trotz Softwareunterstützung habe ich immer noch einen hohen manuellen Arbeitsaufwand und daher hohe Kosten.
  • Die Schnittstellen zu weiteren Systemen sind nicht oder nur schlecht kompatibel.
  • Es gibt kaum Updates oder Programmverbesserungen, auf Kundenwünsche und Anregungen wird von Herstellerseite zu wenig eingegangen.
  • Die Hotline ist nur schlecht erreichbar oder kann mir nicht weiterhelfen.
  • Programm- und Softwareschulungen finden zu wenig statt.


Legen Sie bei der Auswahl eines neuen Anbieters großen Wert darauf, dass die potenzielle neue Software diese Unzufriedenheit auch wirklich beseitigen kann. Führen Sie daher eine Bedarfsanalyse durch und skizzieren Sie den Soll-Zustand der für Sie relevanten Prozesse.

Die nächsten Schritte

  • Technische Unterstützung: Sichern Sie sich die Unterstützung der IT bei Ihrem Vorhaben und klären Sie, welche Technologien intern unterstützt werden (On-Premise, Hosting, Cloud) und welche Schnittstellen Sie brauchen.
  • Denken Sie an die Zustimmung des Betriebsrats und binden Sie den Datenschutzbeauftragten in das Projekt ein: Gerade bei einem Systemwechsel einer Personalsoftware mit sensiblen Personendaten brauchen Sie eventuell die Zustimmung des Betriebsrats.
  • Wer kann inhaltlichen Input geben und wer wird das Projekt entscheiden? Involvieren Sie daher frühzeitig die Geschäftsleitung, Führungskräfte und vor allem die tatsächlichen Nutzer der neuen Systeme.
  • Achten Sie darauf, dass die notwendigen Ressourcen (zeitlich, finanziell) vorhanden sind. Überlegen Sie, wie viele Lizenzen Sie benötigen und ob Sie zusätzliche Hardware benötigen. Zudem sollten Sie Zeit und Budget für Schulungen und Softwarewartung einplanen.
  • Planen Sie den Zeitpunkt für den Softwarewechsel sorgfältig.


Tipp: Bei Lohnprogrammen möglichst nicht zum Jahreswechsel umsteigen
Der beste Zeitpunkt, um bei Entgeltprogrammen den Anbieter zu wechseln, ist innerhalb des Jahres, da Sie sich Ende Dezember um die Jahreswechselthemen kümmern müssen und die Märzklausel abgebildet werden muss. Außerdem gibt es viele Feiertage, so dass Personen für das Projekt ggf. nicht erreichbar sind. Sie sollten beim Anbieterwechsel immer darauf achten, dass es zu keinen Übertragungsfehlern bei den Vortragswerten kommt.


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