Arbeitszeiterfassung

Neufassung des Arbeitszeitgesetzes

Nach dem spektakulären Urteil des Europäischen Gerichtshofes (EuGH) aus 2019 und der jüngsten Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts (BAG) zur verpflichtenden Erfassung von Arbeitszeiten mit geeigneten elektronischen Systemen wurde nun endlich auch der deutsche Gesetzgeber aktiv. Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) legte einen Referentenentwurf zur Neufassung des Arbeitszeitgesetzes vor, in welchem die genannten Urteile in einen konkreten gesetzlichen Rahmen gegossen werden. Mit einer Verabschiedung des neuen Gesetzes darf noch in diesem Jahr gerechnet werden. Dieser Beitrag fasst die wichtigsten Punkte des Entwurfes zusammen.

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Geltungsbereich und Pflichten

Alle abhängig Beschäftigten müssen ihre Arbeitszeiten erfassen – nach aktuellem Stand sind leitende Angestellte allerdings von dieser Pflicht befreit.

Die Arbeitszeiten können sowohl vom Arbeitgeber als auch von den Beschäftigten selbst erfasst werden. Der Arbeitgeber muss sicherstellen, dass ein geeignetes und funktionierendes System zur Erfassung der Arbeitszeiten vorhanden ist. Außerdem muss er regelmäßig überprüfen, ob die Arbeitszeiten der Beschäftigten korrekt und vollständig erfasst sind.

Umfang der Datenerfassung

Zu erfassen sind Beginn und Ende der Arbeitszeiten sowie alle Pausen und Überstunden. Dies muss jeweils am selben Tag und mit einem objektiven, zuverlässigen und jederzeit zugänglichen elektronischen System erfolgen. Die Erfassung per Papier hingegen wird künftig nur noch in streng geregelten Ausnahmefällen möglich sein, siehe Abschnitt „Übergangsfristen“.

Vertrauensarbeitszeit

Die inzwischen weit verbreitete Vertrauensarbeitszeit bleibt erhalten. Konkret können Beschäftigte mit Vertrauensarbeitszeit wie bisher ihre Einsatzzeiten frei gestalten, sofern sie dabei die Vorschriften des Arbeitszeitgesetzes einhalten. Dies muss der Arbeitgeber wie gewohnt auch weiterhin überprüfen. Die Beschäftigten müssen allerdings im Unterschied zur bisherigen Regelung künftig ihre Arbeitszeiten vollumfänglich dokumentieren.

Geeignete Systeme zur Arbeitszeiterfassung

Ein System zur Erfassung der Arbeitszeiten gilt dann als geeignet, wenn es arbeitstäglich eine digitale Erfassung und Speicherung aller Arbeitszeiten gewährleisten kann. Ferner müssen natürlich die Regeln des Datenschutzes verlässlich eingehalten werden, insbesondere jene der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Zu den digitalen Systemen zählen auch elektronische Tabellenlösungen wie Excel.

Die Rolle des Betriebsrates

Der Betriebsrat hat in puncto „Einführung eines Systems zur Zeiterfassung“ ein Mitbestimmungsrecht. Er darf also bei der praktischen Ausgestaltung der Zeiterfassung ein Wörtchen mitreden. Die grundsätzliche Entscheidung über die Einführung eines Zeitwirtschaftssystems darf er hingegen weder treffen, noch beeinflussen.

Übergangsfristen

Laut BAG-Urteil vom September 2022 und auch nach Einschätzung des Gesetzgebers besteht bereits jetzt eine Pflicht zur Erfassung aller Arbeitszeiten mit geeigneten digitalen Systemen. Im Referentenentwurf sind allerdings in Abhängigkeit von der Unternehmensgröße gestaffelte Übergangsfristen formuliert. Für Betriebe ab 250 Beschäftigten gilt ein Jahr, für kleinere Betriebe mit 50 bis 250 Beschäftigten gelten zwei Jahre – und bei weniger als 50 Mitarbeitern werden sogar fünf Jahre eingeräumt. Kleinbetriebe mit bis zu 10 Beschäftigten dürfen die Arbeitszeiten sogar auf Dauer weiterhin auf Papier erfassen.

Bußgelder

Verstöße gegen die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung können künftig als Ordnungswidrigkeit geahndet werden. Es drohen also Bußgelder, theoretisch bis zu 30.000 Euro.

Aufgaben für HR

Die Personalexperten unseres Landes müssen den Gang des Gesetzes natürlich verfolgen, denn bis zu dessen Verabschiedung kann es noch zu Änderungen kommen. Dennoch wird an der grundsätzlichen Pflicht zur Arbeitszeiterfassung nicht mehr gerüttelt werden und insofern müssen die Personalabteilungen der Unternehmen sicherstellen, dass sämtliche Arbeitszeiten von geeigneten elektronischen Systemen erfasst werden können – und auch tatsächlich korrekt erfasst werden. Die Beschäftigten, Betriebsräte und Geschäftsführungen sind entsprechend zu informieren bzw. zu sensibilisieren.

 

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