So sichern Sie sich steuerliche Vorteile
Zuwendungen und Geschenke an Arbeitnehmer als wertschätzende Geste fördern Motivation und Betriebsverbundenheit. Wir verraten Ihnen, welche steuerlichen Vorteile Sie als Arbeitgeber haben, wenn Sie ihren Mitarbeitern eine Freude machen wollen.
Sachbezüge und Aufmerksamkeiten
Für Geschenke oder andere Sachleistungen können Arbeitgeber im Rahmen der Sachbezugsfreigrenze bis zu 44 Euro monatlich für jeden Mitarbeiter steuer- und sozialversicherungsfrei investieren.
Zusätzlich ist es für Arbeitgeber möglich, seinen Mitarbeitern Aufmerksamkeiten bis zu 60 Euro steuer- und sozialversicherungsfrei zu gewähren. Aufmerksamkeiten sind im Gegensatz zu Sachbezügen an einen persönlichen Anlass wie z. B. Geburtstag oder Hochzeit gebunden, dürfen aber ohne Beschränkung auch mehrmals im Monat erfolgen.
Wichtig: Sachbezüge und Aufmerksamkeiten können nebeneinander ausgeschöpft werden. Dabei darf es sich ausschließlich um Sachzuwendungen handeln – Geldbeträge sind unzulässig.
Sonderfall: Gutscheine und Prepaidkarten
Gutscheine und Prepaidkarten gelten als Sachzuwendung, sind aber mit Vorsicht zu genießen. Hier sollte die Ausgabe arbeitsrechtlich genaustens geregelt sein. Eine Barauszahlung oder eine Auszahlung des Restbetrags sollte von vorneherein ausgeschlossen werden, da sonst der Grundsatz, dass es sich ausschließlich um eine Sachleistung handelt, verletzt wird. Das könnte steuerrechtliche Folgen nach sich ziehen. Hier bieten sich elektronische Gutscheine an oder die Absicherung bei den einlösenden Stellen, dass eine Barauszahlung ausgeschlossen ist.
Fallstrick Freigrenze
Sowohl bei der Sachbezugsfreigrenze als auch bei den Aufmerksamkeiten handelt es sich um Freigrenzen, die auf den Cent genau eingehalten werden müssen. Wird der Grenzbetrag um nur einen Cent überschritten, fallen Steuer- und Sozialversicherungsabgaben für den gesamten Betrag an.
Wichtig ist auch, dass Arbeitgeber einen Überblick über ihre Ausgaben behalten und ihren Aufzeichnungs- und Überwachungspflichten nachkommen. Vor allem bei der Sachbezugsfreigrenze von 44 Euro monatlich muss sichergestellt sein, dass alle Sachbezüge zusammen die Freigrenze nicht überschreiten.
Hinweis: Seit Januar 2019 sind Job-Tickets grundsätzlich steuer- und sozialversicherungsfrei, wenn:
- die Leistung zusätzlich zum geschuldeten Arbeitslohn erbracht wird und
- die Aufwendung für öffentliche Verkehrsmittel im Linienverkehr innerhalb der Verkehrsverbünde erfolgt (z. B. für Einzelfahrscheine, Wochen-, Monats- oder Jahreskarten).
Dabei ist es unerheblich, ob der Arbeitgeber das Job-Ticket erwirbt oder einen Zuschuss zu einem bereits erworbenen Job-Ticket des Arbeitnehmers zahlt. Unwesentlich ist ebenso, ob das Job-Ticket monatlich oder jährlich bezuschusst wird.
Geschenke bei Betriebsveranstaltungen
Für Betriebsveranstaltungen wie z. B. Weihnachtsfeiern und damit auch für die dort anfallenden Zuwendungen wie Geschenke, Speisen, Getränke, Fahrt- und Übernachtungskosten gilt ein Freibetrag von 110 Euro pro Feier, dies jedoch höchstens für zwei Feiern im Jahr. Werden Geschenke überreicht, muss dies im Rahmen der Feierlichkeit geschehen, damit sie unter den zulässigen Freibetrag fallen. Für Ausgaben, die den Freibetrag überschreiten, ist eine Pauschalbesteuerung des Restbetrags mit 25 % möglich.
