Wie Sie von einem BMS profitieren können
Letzen Monat haben wir darüber berichtet, welche Vorteile ein Bewerbermanagementsystem (BMS) hat und wie es hilft, den Bewerbungsprozess zu standardisieren und zu strukturieren. In diesem Artikel stellen wir die Arbeitsschritte vor, die ein BMS ganz oder teilweise übernehmen kann, um Sie bei der Neubesetzung Ihrer Vakanzen bestmöglich zu unterstützen.
Bewerberdaten erfassen
Digital eingehende Bewerbungen sollten automatisch vom System erfasst werden können. Das beschleunigt den Prozess, beugt Übertragungsfehlern vor und vermeidet, dass Dokumente falschen Bewerbern zugeordnet werden. In der Praxis gibt es zahlreiche Möglichkeiten, wie Bewerbungen in ein Unternehmen gelangen und von dem BMS verarbeitet werden:
- per Mail: Name, Kontaktdaten und Anhänge sollten automatisch ins BMS übernommen werden. Ein CV-Parser kann zusätzlich Stationen des Lebenslaufs erkennen und übertragen. Dokumente und Bilder, die der E-Mail angehängt sind, werden außerdem zu einem PDF zusammengefasst und bei den Bewerberdaten abgelegt.
- eigene Jobbörse: Unternehmen, die eine firmeneigene Jobbörse haben oder wollen, sollten ein BMS wählen, das eine Schnittstelle dazu hat. Hat ihr Unternehmen noch keine eigene Jobbörse, sollten Sie auf jeden Fall über die Einführung nachdenken: Sie können dort Ihre Stellen ausschreiben und individuelle Bewerbungsformulare hinterlegen, die einem Interessenten ermöglichen, sich direkt online zu bewerben. Interessant sind auch One-Click-Bewerbungen, die das Socialmedia-Profil des Bewerbers (Xing, Facebook) dank CV-Lizer direkt in Ihrem BMS ablegen.
- andere Jobbörsen: Wenn Sie keine firmeneigene Jobbörse haben, sollte Ihr BMS dennoch in der Lage sein, Bewerbungen aus den üblichen Jobbörsen zu erkennen. Die Lösung von SP_Data beinhaltet beispielsweise Schnittstellen zu Stepstone, Monster, Xing und Facebook.
Wie kann die Software unterstützen?
Abgesehen davon, dass das Bewerbermanagementsystem Informationen wie Name und Kontaktdaten automatisch erfassen sollte, kann es durch die strukturierte Erfassung weiterer Daten die HR-Arbeit deutlich erleichtern:
Eine integrierte Dublettenprüfung scannt Namen und Geburtsdaten nach doppelt eingegangenen Bewerbungen (beispielsweise aus mehreren Kanälen auf dieselbe Stelle) und fasst die Daten in einer Akte zusammen.
Die Bewerberdaten sollten mit der passenden Stelle verknüpft sein, dazu müssen auch offene Stellen ins BMS eingepflegt werden. Wenn ein Bewerber für eine andere offene Stelle geeignet ist, sollte das BMS die Möglichkeit bieten, ihn nachträglich auch mit dieser Stelle zu verknüpfen.
Sinnvoll ist außerdem, wenn das System Stationen des Lebenslaufs und Qualifikationen (Sprachen, IT-Kenntnisse…) separat erfasst. So lassen sich Lücken im Lebenslauf schnell erkennen und geeignete Bewerber beispielsweise nach ihren Qualifikationen filtern.
Zusätzliche Funktionen
Moderne BMS sind in der Lage abzugleichen, wie gut die Fähigkeiten eines Bewerbers zur ausgeschriebenen Stelle passen. Durch ein Sterne-Bewertungssystem kann HR so schnell und einfach eine Vorauswahl geeigneter Kandidaten treffen und diese an die entsprechende Fachabteilung weiterleiten.
Dazu müssen die Stellenprofile jedoch auch im System angelegt sein. Die Lösung von SP_Data bietet diese Möglichkeit. Stellen und Bewerber können strukturiert zugeordnet werden.
Kommunikation mit dem Bewerber
Gute Systeme können auch die Kommunikation mit dem Bewerber erleichtern, indem Standardtexte hinterlegt, individuell ergänzt und per Knopfdruck als E-Mail exportiert und versendet werden können. Auch Eingangsbestätigungen oder Absagen können so automatisiert in den Workflow eingebunden werden.
Soll aus den Unterlagen ein Bewerberpool angelegt werden, muss die Genehmigung zur Speicherung der Daten abgefragt werden. Das BMS erlaubt, die Bewerbungen mit entsprechendem Hinweis zu versehen und Unterlagen ohne Erlaubnis nach einem bestimmten Zeitraum zu löschen. Nur so werden Sie den Anforderungen der DSGVO gerecht. Das BMS speichert zudem den Schriftverkehr, was im Falle einer Beschwerde wegen eines Verstoßes gegen das AGG relevant sein kann.
Organisierte Bearbeitung durch die Fachabteilungen
Die entscheidende Person erhält einen Link zur eingegangen Bewerbung, was zum einen den Zugriff zu jeder Zeit erlaubt, zum anderen lokale Sicherungen auf diversen Rechnern verhindert. Mehr dazu lesen Sie auch in diesem Beitrag. Die Lösung von SP_Data bietet zusätzlich zur Vorauswahl die Möglichkeit, dass die Fachabteilung nach dem Bewerbungsgespräch anhand eines enthaltenen Kriterienkatalogs bewertet, wie gut einzelne Bewerber abgeschnitten haben.
Heutzutage ist es zwingend notwendig, fähige Bewerber so schnell wie möglich zu kontaktieren und einzuladen. Schleppende Prozesse und vergessene Antworten können sich Unternehmen in Zeiten des Fachkräftemangels nicht leisten. Moderne Systeme sind nicht nur in der Lage, die Prozesse effizienter zu gestalten, sie können zusätzlich auch mit automatisierten Erinnerungsfunktionen gefüttert werden, um sicherzustellen, dass Bewerber zeitnahe Antworten bekommen. Wird ein Kandidat eingestellt, ist es zudem sinnvoll, wenn seine Daten aus dem BMS übertragungsfehlerfrei in das vorhandene Personalmanagement- oder abrechnungssystem übertragen werden können.
