Für mehr Effizienz im Arbeitsalltag
Der Posteingang quillt über, das Telefon klingelt, es klopft, die Aufgaben stapeln sich und ehe Sie sich versehen, ist der Tag vorbei und wieder ist die Hälfte liegengeblieben. Sehr viel häufiger als uns lieb ist scheinen die 24 Stunden eines Tages viel zu kurz. Dann werden E-Mails und Aktenberge mit Überstunden bekämpft und am Ende fallen nicht selten Schlaf und Sozialleben dem Zeitmangel zum Opfer. Keine Frage, manchmal ist wirklich einfach zu viel zu tun. Mit ein paar Tricks lassen sich im Kampf gegen die Uhr doch immer wieder die ein oder andere Stunde zurückgewinnen. Zeitmanagement heißt das Zauberwort.
Meistens ist es nicht damit getan, den Stift trotz angesammelter Arbeit pünktlich fallen zu lassen und in den Feierabend zu flüchten. Denn ungelöste Probleme bei der Arbeit verfolgen uns oft bis nach Hause und holen uns spätestens am nächsten Morgen ein, wenn wir widerwillig den Weg zur Arbeit antreten. Wer es schafft mehr Struktur in seinen Alltag zu bringen, hat meist schon viel gewonnen. Hier finden Sie fünf bewährte Tipps, den Arbeitsalltag zu optimieren und Zeitfresser aus dem Büro zu verbannen.
1. To-do-Listen
Was wie ein alter Hut klingt, ist nach wie vor ein hilfreiches Mittel im Arbeits- wie im Privatleben. Aus mehreren Gründen: zum einen hilft es Ihnen, einen Überblick über Ihre Aufgaben zu bekommen, zum anderen gewinnen Sie freien Arbeitsspeicher im Kopf. Was Sie zur Erinnerung aufgeschrieben haben, müssen Sie nicht ständig im Hinterkopf behalten. Haben Sie Ihre Aufgaben einmal vor sich liegen, können Sie Prioritäten vergeben. Was ist dringend, was kann warten, was können oder müssen Sie delegieren?
2. Priorisieren
Damit sind Sie bereits beim zweiten Punkt. Um effizient arbeiten zu können, müssen Sie Prioritäten setzen. Wer versucht, alles auf einmal zu erledigen, ist meistens mehr damit beschäftigt, die Anforderungen zu jonglieren als tatsächlich daran zu arbeiten. Machen Sie sich einen Plan für den Tag, die Woche, den Monat. Planen Sie Pufferzeiten ein, wenn Sie Deadlines zu erfüllen haben und bleiben Sie realistisch. Wie viel schaffen Sie tatsächlich an einem Tag? Nehmen Sie sich nicht zu viel vor, sonst gewinnt der Stress wieder die Oberhand. Nicht immer sind wir gleich leistungsfähig und an einem schlechten Tag enden Sie sonst frustriert. Freuen Sie sich lieber über das Erfolgsgefühl, wenn Sie wider Erwarten mehr erledigen konnten als vorgesehen.
3. Pausen und Belohnungen
Spontanität lässt sich zwar nicht planen, der Freiraum dafür hingegen schon. Bauen Sie in Ihren Plan alle paar Tage einen Puffer für Dinge ein, die Sie nicht kalkulieren können. Das können kurzfristige Anfragen oder Termine sein, aber auch einfach mal eine längere Mittagspause, weil die Sonne scheint. Behalten Sie bei der Planung auch Ihren privaten Kalender im Kopf. Steht an dem Tag ein Geburtstag an und Sie wollen früher aus dem Büro? Dann packen Sie die Liste für den Tag nicht zu voll. Belohnen Sie sich zwischendurch. Der Preis sollte proportional zur Aufgabe sein und muss nicht unbedingt Kalorien beinhalten (auch wenn diese bekanntlich ein effektives Mittel sind.) Ein spontaner Kaffee mit Kollegen, ein kurzer Spaziergang um den Block oder die Aussicht auf einen frühen Feierabend können auch als Belohnungen dienen.
4. Keine Ablenkungen
Ablenkungen zu vermeiden könnte der schwierigste aller Punkte sein. Ein Teil der Ablenkungen lässt sich durch Disziplin besiegen: der Blick aus dem Fenster oder auf das Privathandy, das offene Facebook-Fenster im Hintergrund etc. Private Zeitfresser sollten Sie möglichst aus dem Arbeitsablauf verbannen. Überlegen Sie sich stattdessen, ob sie sich als kleine Belohnung nach erledigten Aufgaben einsetzen lassen.
Viel schwieriger sind die beruflichen Ablenkungen, die Sie nicht einfach abschalten können, wie z.B. eintrudelnde E-Mails, Kollegen oder Anrufe. Aber vielleicht können Sie auch hier rigoroser sein. Aufgaben, die besonders viel Aufmerksamkeit verlangen, sollten Sie in die Tageszeit Ihrer Hochleistungsphase legen. Kommunizieren Sie Ihren Kollegen, dass Sie in der Zeit nicht gestört werden wollen und in dieser Zeit nur für dringende Angelegenheiten ansprechbar sind. Wenn möglich, schließen Sie Ihr Postfach zwischendurch und planen Sie bewusste E-Mail-Zeiten ein, in denen Sie Anfragen beantworten. Wenn Sie Hemmungen haben, das Postfach ganz zu schließen, können Sie meist am Betreff erkennen, was bis zur nächsten E-Mail-Phase warten kann und was sofort erledigt werden muss.
5. „Nein“ sagen
Auch der letzte Punkt verliert trotz Wiederholung nicht an Bedeutung. Lernen Sie, auch mal „nein“ zu sagen. Bevor sich immer wieder zu viel auf Ihrem Tisch ansammelt, sollten Sie sich auch zu Absagen durchringen. Das ist wie so oft leichter gesagt als getan. Aber gerade, wenn Sie ohnehin eher dazu neigen allen Kollegen Hilfe anzubieten, können Sie sich erlauben auch Aufgaben abzulehnen, die nicht dringend erforderlich sind oder von anderen erledigt werden können.
Nicht für jeden sind die gleichen Mittel hilfreich und nicht alles lässt sich auf Anhieb durchsetzen. Aber versuchen Sie es Stück für Stück und finden Sie heraus, ob Sie mit Checklisten und Offline-Stunden mehr Ordnung und Lebensqualität gewinnen.
