Was moderne Zeiterfassungssysteme leisten
In den meisten Unternehmen hat die flexible Arbeitszeitgestaltung längst Einzug gehalten. Für die Mitarbeiter hat dies viele Vorteile, denn sie können sich die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit mehr oder weniger frei einteilen. Zahlreiche Untersuchungen zeigen, dass flexible Arbeitszeiten – und damit die Vereinbarkeit von Beruf und Familie - entscheidend zur Mitarbeitermotivation beitragen. Damit Mitarbeiter und Unternehmen einen Überblick über die geleistete Arbeitszeit behalten, bieten sich hier moderne Zeiterfassungssysteme an, bei denen Arbeitsbeginn und -ende online oder mittels Chipkarte oder Transponder erfasst werden.
Warum werden Arbeitszeiten erfasst?
Meist entscheiden sich Unternehmen freiwillig für die Arbeitszeiterfassung, denn der Gesetzgeber schreibt lediglich die Aufzeichnung von Überstunden vor. Nur bei geringfügig Beschäftigten verpflichtet §17 des Mindestlohngesetzes die Unternehmen dazu, die Arbeitszeiten zu dokumentieren. Hier sind Beginn und Ende sowie die Dauer der Arbeitszeit aufzuzeichnen. Die Unterlagen dazu müssen mindestens 2 Jahre aufbewahrt werden.
Die klassischen Stundenzettel haben in den allermeisten Unternehmen ausgedient: zu umständlich, zu fehleranfällig und arbeitsintensiv! Stattdessen bieten sich elektronische Zeiterfassungssysteme an, denn damit lassen sich die Arbeitszeiten und etwaige Überstunden der Mitarbeiter schnell und einfach anhand der erfassten Zeiten errechnen und für beide Seiten transparent festhalten. Diese Stundendokumentation ist auch die Basis für die monatliche Gehaltsabrechnung, denn die Daten lassen sich in der Regel automatisch in die Entgeltabrechnungs-Software übertragen. Elektronische Zeiterfassungssysteme bieten zudem komfortable Auswertungsmöglichkeiten von Gleitzeit, Überstunden, Fehlzeiten, Urlaubs- oder Krankheitstagen.
Ein weiterer Vorteil: Gute Systeme erlauben auch die Zuordnung der Arbeitszeiten zu verschiedenen Projekten. Das ist insbesondere dann wichtig, wenn die Mitarbeiter z.B. im Auftrag verschiedener Kunden arbeiten. Die geleisteten Stunden können dank solcher Systeme ohne großen Aufwand den jeweiligen Kunden in Rechnung gestellt werden.
Ein Fall für den Betriebsrat
Möchte der Arbeitgeber flexible Arbeitszeiten einführen und das mittels elektronischer Erfassungssysteme festhalten, braucht er dafür die Zustimmung des Betriebsrats - wenn die Zeiterfassung nicht bereits tarifvertraglich geregelt ist. Da das selten der Fall ist, werden die Regelungen über Arbeitszeitkonten in der Praxis in einer entsprechenden Betriebsvereinbarung fixiert.
Anbieterauswahl: Darauf sollten Sie achten
Bei der Auswahl einer geeigneten Hard- und Software sollten Unternehmen darauf achten, dass die Systeme miteinander kompatibel sind und je nach Bedarf Zeitwirtschaft, Zutrittskontrolle, Sicherheitsaspekte und Projektdaten in einer ganzheitlichen Lösung abbilden. Bei der klassischen Zeiterfassung sollten neben dem „normalen“ Arbeitsbeginn und -ende auch definierte Kernzeiten überwacht und verschiedene Zeitarten wie z.B. Überstunden, Dienstreisen, Seminare, Urlaub und Pausen erfassbar sein. Praktisch sind zudem individuelle Abrechnungsperioden und Freifelder, damit das System an die Anforderungen im Unternehmen angepasst werden kann. Worauf Sie bei der Auswahl im Einzelnen achten müssen, lesen Sie hier im nächsten Artikel.
