Das gilt bei der Abrechnung von Praktikanten
Viele Studenten möchten die vorlesungsfreie Zeit nutzen und ein Praktikum absolvieren, um Praxiserfahrung zu sammeln. In den Personalabteilungen ergeben sich mit einem Praktikanten viele abrechnungsrelevante Fragen.
Um Praktikanten sozialversicherungsrechtlich richtig einzuordnen, müssen Arbeitgeber prüfen,
- ob es sich um ein vorgeschriebenes Praktikum handelt,
- wann das Praktikum absolviert wird (zeitliche Lage)
- und ob es vergütet wird.
Vorgeschriebenes / nicht vorgeschriebenes Praktikum
Versicherungsrechtlich ist es entscheidend, ob es sich um ein vorgeschriebenes oder nicht vorgeschriebenes Praktikum handelt, denn hier gelten jeweils andere Regelungen.
Vorgeschriebene Praktika sind in einer Ausbildungs-, Studien- oder Prüfungsordnung geregelt. Sie dienen dazu, dass sich Studenten oder Schüler im Rahmen ihrer Ausbildung praktische Kenntnisse in einem Unternehmen aneignen.
Viele angehende Studenten absolvieren aber auch ein nicht vorgeschriebenes Praktikum zur beruflichen Orientierung. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels sind Praktikanten auch für kleine und mittelständische Unternehmen interessant, um potenzielle neue Mitarbeiter im Rahmen eines Praktikums kennenzulernen. Diese freiwillig absolvierten, nicht vorgeschriebenen Praktika, die nicht in einer Studien- oder Prüfungsordnung geregelt sind, werden bei Zahlung von Arbeitsentgelt als reguläre Beschäftigungen behandelt. Für sie gelten die allgemeinen Regelungen zur sozialversicherungsrechtlichen Beurteilung einer Beschäftigung.
Zeitliche Lage: Vor- oder Nachpraktikum
Bei der sozialversicherungsrechtlichen Betrachtung ist es auch entscheidend, zu welchem Zeitpunkt ein Praktikum absolviert wird. Ein Vor- oder Nachpraktikum findet außerhalb der Einschreibung als Student statt und wird daher anders behandelt als ein sog. Zwischenpraktikum, bei dem der Praktikant weiterhin den Studentenstatus innehat.
Bei bezahlten vorgeschriebenen Praktika, die vor Beginn oder nach Abschluss des Studiums absolviert werden, besteht Versicherungspflicht in der Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung. Die Höhe des Arbeitsentgelts spielt dabei keine Rolle. Sofern das Entgelt die Geringverdienergrenze von 325 EUR monatlich nicht übersteigt, hat der Arbeitgeber alle Beiträge zur Sozialversicherung zu tragen. Versicherungspflicht tritt auch dann ein, wenn das Entgelt unter der Geringfügigkeitsgrenze von 450 EUR liegt oder das Praktikum als kurzfristige Beschäftigung angelegt ist. Die Regelungen zur Versicherungsfreiheit in einer geringfügigen Beschäftigung gelten für diesen Personenkreis nicht.
Werden diese vorgeschriebenen Vor- oder Nachpraktika nicht bezahlt, sind die Praktikanten nicht versicherungspflichtig in der Kranken- und Pflegeversicherung. Meist sind sie dann über eine Familienversicherung in der gesetzlichen Krankenversicherung abgesichert, die Vorrang gegenüber der Versicherungspflicht als Praktikant hat. In der Renten- und Arbeitslosenversicherung besteht jedoch Versicherungspflicht. Die Beiträge werden aus 1 % der monatlichen Bezugsgröße berechnet.
Zeitliche Lage: Zwischenpraktika
Absolvieren die Studenten während ihres Studiums ein Praktikum, sind diese Zwischenpraktika generell in der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung versicherungsfrei, da sie auch während des Praktikums den Studentenstatus behalten. Diese Versicherungsfreiheit gilt auch bei freiwilligen Zwischenpraktika. Ausnahmen gibt es, wenn Studenten mehr als 20 Stunden pro Woche arbeiten und mehr als 450 Euro verdienen. Dann werden sie als Arbeitnehmer betrachtet. In diesem Fall gelten die allgemeinen Regelungen über die Versicherungspflicht von Arbeitnehmern in der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung.
Was gilt bei der Lohnsteuer?
Studenten und Praktikanten, die eine Vergütung für ihr Praktikum erhalten, sind grundsätzlich lohnsteuerpflichtig. Sie gelten lohnsteuerrechtlich als Arbeitnehmer, egal ob sie über einen längeren Zeitraum mit wenigen Stunden oder während der Semesterferien in Vollzeit arbeiten. Die Vergütung erfolgt deshalb gemäß dem individuellen Lohnsteuerabzug nach den elektronischen Lohnsteuermerkmalen (ELStAM). Verdient der Praktikant weniger als 450 EUR, kann der Arbeitgeber die Lohnsteuer pauschaliert abführen.
Hinweis: Besonderheiten gibt es auch bei Werkstudenten. In unserem Beitrag „Future Talents“ erfahren Sie, was Sie bei der Beschäftigung von Werkstudenten beachten müssen.
