Warum auch der letzte Eindruck wichtig ist
In vielen Unternehmen gibt es keine klare Linie für den Austritt eines Mitarbeiters. Führungskräfte vernachlässigen oft den – meist ungeliebten – Prozess bis zum Mitarbeiteraustritt und sind eher damit beschäftigt, möglichst schnell einen Ersatz für den scheidenden Mitarbeiter zu bekommen. Lesen Sie, warum es sich dennoch lohnt, den Offboardingprozess professionell zu gestalten und warum Sie auch damit zum Employer Branding beitragen.
Was Offboarding für das Unternehmensimage tun kann
Beim sog. Exit Management oder Offboarding kümmern sich HR und der Vorgesetzte gemeinsam darum, dass der emotionale Trennungsprozess vom ausscheidenden Mitarbeiter konstruktiv und wertschätzend gestaltet wird. Denn auch jeder ehemalige Mitarbeiter gibt bei Freunden, Bekannten und im Internet positive oder negative Erfahrungen weiter, die er bei seinem Arbeitgeber gesammelt hat. Schließlich informieren sich in Zeiten des Fachkräftemangels auch Bewerber über potenzielle Arbeitgeber und deren Unternehmensimage. Hört und liest ein Kandidat nur schlechte Bewertungen, wird ihn dies im Zweifel eher abschrecken und Unternehmen werden sich schwertun, weiterhin geeignete Mitarbeiter zu rekrutieren.
Was Sie beim Offboarding beachten sollten
Kündigt z.B. ein wichtiger Leistungsträger, den man gerne gehalten hätte, kann der Vorgesetzte schon im Kündigungsgespräch anklingen lassen, dass die Tür für ihn auch in Zukunft für eine spätere Rückkehr ins Unternehmen offen steht, wenn sich z. B. die persönliche und/oder berufliche Situation entsprechend geändert haben oder sich eine neue Herausforderung im Unternehmen auftut.
Bei einem positiven und fairen Offboardingprozess ist der scheidende Mitarbeiter eher dazu bereit, sein Wissen und seine Erfahrungen für seinen Nachfolger zu dokumentieren und lückenlos weiterzugeben. Damit der Wissenstransfer umfassend erstellt werden kann, sollte der Vorgesetzte ihn bereits im Kündigungsgespräch einfordern.
Hinweis: Gerade wenn das Unternehmen die Kündigung ausspricht, sollten HR und die Führungskraft besonders viel Empathie für den Mitarbeiter zeigen. Denn konfliktreiche Trennungen hinterlassen bei den Teamkollegen große Unsicherheiten. Eventuell können hier externe Personalberater weiterhelfen.
In einem Austrittsinterview erhalten Sie zudem offenes und ehrliches Feedback, denn die scheidenden Mitarbeiter haben nichts mehr zu verlieren. Nutzen Sie also unbedingt die Gelegenheit dazu, um die Meinung ihrer Mitarbeiter zu Führungsstil, Betriebsklima, Arbeitsbedingungen, Personalentwicklung etc. einzuholen und versuchen Sie die wahren Austrittsgründe in Erfahrung zu bringen. Nur so können Sie Verbesserungsmöglichkeiten einleiten.
Organisatorisches nicht vergessen
Zudem muss HR auch die administrativen Prozesse überwachen, z.B. die Kündigungsbestätigung schreiben, letzte Zahlungen und Resturlaub berechnen, Arbeitszeugnis erstellen und die Nachbesetzung planen. Der Vorgesetzte muss den Austritt im Team und Unternehmen kommunizieren und veranlassen, dass die Mitarbeiteraccounts ab Austrittsdatum gesperrt werden und das Firmeneigentum wie z.B. Laptop, Werkzeuge oder Dienstfahrzeug vollständig zurückgegeben wurde.
Hinweis: Gerade bei fristlosen Kündigungen sollte die Rückgabe von Arbeitsmitteln und die Sperrung von Zugriffsrechten und Accounts sehr genau überwacht werden, um den Datenschutz und die Datensicherheit zu gewährleisten.
