Tipps, Leitfaden, Checkliste
Das Mitarbeitergespräch ist ein unerlässliches Instrument erfolgreicher Personalführung und dient der Verbesserung des Verhältnisses zwischen Vorgesetzten und Mitarbeiter. Es gibt der Führungskraft und den Mitarbeitern Orientierung und sorgt für Klarheit in Bezug auf das Erreichen von Sachzielen und für die Personalentwicklung. Mitarbeiter dürfen erwarten, dass der Vorgesetzte mit ihnen über ihre Ziele, Aufgaben, ihre Leistung und Stärken sowie ihr Entwicklungspotenzial spricht. Wir haben für Sie das Wichtigste rund um das Thema Mitarbeitergespräch zusammengestellt.
Mitarbeitergespräch: Chancen und Nutzen
Für Vorgesetzte bieten Mitarbeitergespräche die Möglichkeit, Leistungen ihrer Mitarbeiter zu würdigen und unter vier Augen zu besprechen. Gemeinsame Vereinbarungen sorgen dafür, dass die Aufgaben im Unternehmen und in den einzelnen Organisationseinheiten besser erfüllt werden. Die Vereinbarungen und das Feedback sollen dem Mitarbeiter helfen, sich selbst besser einzuschätzen, Erwartungen des Vorgesetzten kennenzulernen und seine Qualifikationen zu verbessern.
Vorgesetzte können sich im Gegenzug wertvolle Rückmeldungen über die eigene Rolle als Vorgesetzter bei den Mitarbeitern einholen.
Das Unternehmen profitiert ebenfalls, denn die regelmäßigen Gespräche stärken die Kommunikation und Zusammenarbeit und der Mitarbeiter identifiziert sich stärker mit seinen Aufgaben. Das Mitarbeitergespräch soll Vertrauen schaffen und für ein positives Arbeitsklima sorgen. Dieses entgegengebrachte Vertrauen wirkt sich wiederum positiv auf das Engagement der Mitarbeiter aus.
Leitfaden für ein Mitarbeitergespräch
Für ein Mitarbeitergespräch gibt es keinen festgeschriebenen Ablauf. Wichtig ist, dass sich beide Gesprächspartner sorgfältig auf das Gespräch vorbereiten und im Vorfeld genügend Zeit dafür reservieren. Vorgesetzte sollten immer die jeweilige Situation, die Zielsetzung und die individuellen Eigenheiten des Mitarbeiters beachten. Für den Ablauf haben sich diese Tipps und Bausteine bewährt:
- Eröffnung des Gesprächs: Geben Sie einen kurzen Überblick über die Inhalte und den Ablauf und schaffen Sie ein vertrauensvolles Gesprächsklima.
- Ergebniskontrolle: Betrachten Sie gemeinsam die Arbeitsergebnisse und erreichte oder nicht erreichte Ziele und Vereinbarungen der letzten Planungsperiode. Würdigen Sie gute Leistungen, klären Sie gemeinsam eventuelle Hemmnisse und suchen Sie nach Verbesserungsvorschlägen.
- Zielvereinbarungen für die nächste Periode: Definieren Sie Mitarbeiter-, Team- oder Bereichsziele und betrachten Sie dafür auch die Rahmenbedingungen und notwendige Hilfen.
- Weiterentwicklung: Betrachten Sie den eventuell nötigen Qualifizierungsbedarf und Entwicklungswünsche des Mitarbeiters und berufliche Perspektiven.
- Dokumentation und Abschluss: Dokumentieren Sie die Ergebnisse und Vereinbarungen und klären Sie offene Fragen
Wichtige Hilfsmittel für Mitarbeitergespräche sind Anforderungsprofile, Beurteilungsbögen, Zielvereinbarungen, ein Gesprächsleitfaden und ein Fragenkatalog.
Checkliste und Tipps für die Gesprächsvor- und nachbereitung:
- Mitarbeiter rechtzeitig einladen, Gesprächsanlass und -inhalte kommunizieren und um Vorbereitung bitten
- Checklisten für die Vorbereitung nutzen und auch dem Mitarbeiter zur Verfügung stellen
- Für das Gespräch relevante Informationen und Fakten einholen
- Smarte und klare Ziele überlegen (z.B. Maximal- und Minimalziel definieren und Argumente zur Zielerreichung ausarbeiten)
- Eigene Argumentation vorbereiten, z.B. Notizen zu den einzelnen Gesprächsthemen bereitlegen, auf Einwände vorbereiten
- Gespräch klar gliedern, Absprachen und Gesprächsergebnisse dokumentieren
- Feedbackregeln beachten
- Im Anschluss vereinbarte Maßnahmen einleiten, organisieren, überwachen und Personalabteilung und ggf. nächsten Vorgesetzten informieren
Häufige Fehler beim Mitarbeitergespräch
Fehler des Vorgesetzten im Mitarbeitergespräch können schwerwiegende Auswirkungen haben: Mitarbeiter fühlen sich nicht ernst genommen, äußern sich nicht offen oder haben gar den Eindruck, das Gespräch habe nur eine Alibifunktion. Diese Fehler sollten Vorgesetzte im Mitarbeitergespräch darum unbedingt vermeiden:
- Kurzfristig angesetzter Gesprächstermin
- Zeitrahmen zu kurz wählen
- Gesprächsanlass nicht bekannt geben
- Unzureichende Vorbereitung auf beiden Seiten
- Unterbrechungen während des Gesprächs zulassen (z. B. Telefonate)
- Unterbrechung des Mitarbeiters im Gespräch
- Entscheidungen treffen, ohne den Mitarbeiter miteinzubeziehen
- Hierarchische Stellung ausspielen
- Beendigung des Gesprächs ohne Ergebnis
Praxis-Tipp:
Prüfen Sie vor dem Gespräch Ihre Einstellung zu dem Mitarbeiter und schätzen Sie die Beziehung zueinander ein. Am besten gelingt dies, wenn Sie frühere Gespräche rekapitulieren und auf eventuell vorhandenes Wissen über die persönliche Situation des Mitarbeiters zugreifen können. Dies hilft, um die Ziele und Motivation des Mitarbeiters herauszufiltern und kann Ihnen dabei helfen, bei einem schwierigen Gesprächsverlauf das Gespräch wieder von der Beziehungs- auf die Sachebene zurückzuholen.
