Alle Infos zur Dienstwagennutzung auf Urlaubsreisen
Auch beim Urlaub gilt: Wer die Wahl hat, hat die Qual. Vielen fällt bereits die Auswahl des Reiselands schwer. Dann kommt noch die Frage nach der Unterbringung hinzu: Hotel oder Ferienwohnung? All inclusive oder Selbstverpflegung? Meerblick oder Stadtlage? Und wenn man all das soweit geklärt hat, muss (je nach Reiseziel) noch entschieden werden, welches Verkehrsmittel einen in das lang ersehnte Urlaubsparadies bringen soll. Umso leichter haben es diejenigen Urlauber, deren Arbeitgeber ihnen einen Dienstwagen zur Verfügung stellt: Da fällt die Wahl dann schnell man auf das motorisierte Firmenfahrzeug, weil es sich aus Kostengründen anbietet. Doch muss der Arbeitgeber die Vergnügungsfahrten seiner Mitarbeiter mit der betrieblichen Fahrzeugflotte hinnehmen? Wie sehen die Regelungen auch hinsichtlich Versteuerung, Auslandsfahrten und Überlassung an Dritte aus?
Erlaubnis zu privaten Fahrten schließt auch Urlaubsreisen ein
Die Frage, ob eine Fahrt in den wohlverdienten Erholungsurlaub mit dem Dienstwagen überhaupt erlaubt ist, klärt sich an der Regelung zu Privatfahrten: Überlässt der Arbeitgeber seinem Mitarbeiter den Firmenwagen ausschließlich zu dienstlichen Zwecken, ist eine Urlaubsfahrt selbstverständlich tabu. Wird eine private Nutzung gestattet, gilt das auch für die Reise in die Ferien. Welche Arten von privaten Fahrten unternommen werden – ob man jeden Mittwoch das Kind zur Klavierstunde bringt oder im Sommer nach Italien fährt –, spielt keine Rolle für die Besteuerung des geldwerten Vorteils über die 1%-Regelung oder über das Fahrtenbuch. Es kann jedoch eine Minderung des geldwerten Vorteils entstehen, wenn der Arbeitnehmer bestimmte Kosten für die private Nutzung selbst übernimmt. Nähere Infos dazu finden Sie in unserem Artikel.
Dennoch gibt es auch Möglichkeiten für den Arbeitgeber, die Urlaubsfahrten einzuschränken. Beispielsweise kann er im Überlassungsvertrag festlegen, dass der Mitarbeiter das Fahrzeug nur innerhalb Deutschlands bewegen darf. Wer gerne Urlaub an der Ostsee oder im Allgäu macht, kann weiterhin auf das Firmenfahrzeug setzen. Manche Arbeitgeber sehen grundsätzlich in der Nutzung des Fahrzeugs im Ausland kein Problem, möchten aber Länder ausschließen, die ein besonderes Risiko für die Sicherheit von Fahrer und Fahrzeug darstellen. Der Ausschluss einzelner Länder kann im Überlassungsvertrag festgehalten werden. Zudem ist auch eine Beschränkung der zurückgelegten Kilometer pro Jahr möglich.
Tipp: Fahrer-Frage klären und an Unterlagen denken
Auf langen Fahrten in den Urlaub kommt es früher oder später zu Müdigkeitserscheinungen beim Fahrer. Dann tauscht man gerne die Plätze mit dem Beifahrer und lässt beispielsweise die Ehefrau, den Ehemann oder Freunde fahren. Sollten Sie als Arbeitgeber mit der Steuerung des Dienstwagens durch Dritte nicht einverstanden sein, sollte dies in den Überlassungsvertrag aufgenommen werden. Möglich ist auch, den Fahrerkreis nur auf bestimmte Personen zu beschränken (z.B. Familienmitglieder, aber keine Freunde).
Vor einer Auslandsfahrt sollte unbedingt daran gedacht werden, die Auslandsfahrerlaubnis mitzunehmen. Denn dann kann jederzeit nachgewiesen werden, dass dem Mitarbeiter die Nutzung des Wagens gestattet wurde. Ebenso empfiehlt es sich, ein Muster für einen Unfallbericht einzustecken (wenngleich selbstverständlich wünschenswert ist, dass dieser nicht zum Einsatz kommt).
