Welche Kosten Arbeitgeber:innen steuerfrei übernehmen können
Wer häufig im Homeoffice arbeitet, hat auch höhere Kosten. Schließlich muss man für Heizung, Wasser- und Energieverbrauch selbst aufkommen und Arbeitsmaterialien selbst finanzieren. Welche Kosten Arbeitgeber:innen steuerfrei übernehmen können, erfahren Sie hier.
Kostenfaktor Homeoffice
Die Pandemie ist ein Türöffner, um Homeoffice in weiteren Kreisen salonfähig zu machen. Viele Unternehmen überlassen es ihren Mitarbeiter:innen, wie häufig sie künftig von zuhause aus arbeiten wollen. Diese sind im Homeoffice allerdings mit höheren Kosten konfrontiert. Um diese auszugleichen, können Arbeitgeber:innen unter bestimmten Voraussetzungen Kosten steuerfrei erstatten.
Wann sind Kostenerstattungen im Homeoffice steuerfrei?
Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer können benötige Arbeitsmittel anschaffen (z. B. Büroausstattung, Büromaterialien, Drucker oder Laptop). Damit die Überlassung steuerfrei erfolgen, bzw. erstattet werden kann, müssen folgende Voraussetzungen vorliegen:
- Die Arbeitsmittel bleiben Eigentum des Arbeitgebenden und
- der:die Arbeitnehmer:in darf die Arbeitsmittel nicht privat mitbenutzen.
Treffen diese beiden Voraussetzungen zu, kann der:die Arbeitgeber:in die entstandenen Kosten unter Vorlage der Rechnung steuerfrei gemäß § 3 Nr. 50 EStG erstatten.
Denn: Werden genutzte Arbeitsmittel auch privat verwendet, liegt ein steuerpflichtiger Arbeitslohn vor.
Ausnahmen gibt es lediglich bei der privaten Mitnutzung von betrieblichen Telekommunikations- und Datenverarbeitungsgeräten, wie z. B. Laptops oder Tablets. Auch die Telefonkosten kann der:die Arbeitgeber:in pauschal ohne Einzelnachweis mit bis zu 20 % der anfallenden Kosten steuerfrei erstatten. Der maximale Betrag liegt dabei bei 20 Euro monatlich, wenn der:die Arbeitnehmer:in regelmäßig oder dauerhaft im Homeoffice tätig ist. Die Kosten für die Internetnutzung kann pauschal mit 25 % besteuert werden.
Die Kosten für ein Arbeitszimmer darf der Arbeitgeber nicht steuerfrei erstatten, dies gilt als steuer- und beitragspflichtiger Arbeitslohn.
Tipp: Der:die Arbeitnehmer:in kann Homeoffice-Kosten eventuell in der privaten Steuererklärung ansetzen, wenn der Raum überwiegend beruflich genutzt und abschließbar ist und es keinen anderen Arbeitsplatz gibt. Mit der Homeoffice-Pauschale erkennt das Finanzamt wie im Jahr 2021 auch 2022 pauschal fünf Euro für jeden Tag an, an dem während der Corona-Pandemie ausschließlich von zuhause gearbeitet wurde. Maximal werden 600 Euro anerkannt. Dieser Betrag wird bereits bei 120 Tagen im Homeoffice erreicht.
Nutzung am besten vertraglich regeln
Damit die steuerfreie Erstattung keine Probleme mit dem Finanzamt verursacht, ist es sinnvoll die Überlassung der Arbeitsmittel vertraglich zu regeln. In einem solchen Vertrag können Arbeitgeber:in und Arbeitnehmer:in die Einzelheiten festhalten und dem Finanzamt belegen (z. B. Kostenübernahme gegen Rechnung, Umfang und Ausschluss der privaten Nutzung etc.).
