Keine Dienstreise ohne A1-Bescheinigung
Die A1-Bescheinigung soll bei einem Arbeitseinsatz im EU-Ausland die doppelte Beitragszahlung in Sozialversicherungssysteme verschiedener Länder verhindern. Zum Jahreswechsel wurde das elektronische Antrags- und Bescheinigungsverfahren Pflicht, eine papiergebundene Antragstellung ist künftig nur noch in Sonderfällen möglich. Was Personaler zur A1-Bescheinigung wissen müssen, lesen Sie hier.
Schutz vor doppelter Beitragszahlung
Ein Auftrag im Ausland ist für den Arbeitgeber eigentlich erfreulich: Das Unternehmen ist über die Landesgrenzen hinweg bekannt und auch im Ausland wettbewerbsfähig. Um etwas unerfreuliches, die doppelte Beitragszahlung in unterschiedliche Sozialversicherungssysteme, zu vermeiden, müssen Arbeitgeber für die entsandten Mitarbeiter eine A1-Bescheinigung beantragen. Die A1-Bescheinigung ist bei Arbeitseinsätzen in anderen Mitgliedstaaten der EU, des Europäischen Wirtschaftsraumes oder der Schweiz wirksam. Mit ihr belegt der Arbeitnehmer, dass sein Arbeitgeber in dem Land, aus dem er entsendet wurde, bereits Sozialversicherungsbeiträge abführt.
Keine zeitliche Toleranzgrenze
Maßgeblich ist, dass im Ausland eine Arbeitstätigkeit vorgenommen wird. Dabei ist aber egal, wie lange die Entsendung dauert. Auch bei kurzen Dienstreisen, die nur wenige Stunden dauern, ist eine A1-Bescheinigung Pflicht, eine zeitliche Toleranzgrenze gibt es nicht. Falls keine gültige Bescheinigung vorliegt, kann der Zutritt zum Firmen- oder Veranstaltungsgelände verweigert werden.
Pflicht zum elektronischen Verfahren
Bis zum 31. Dezember 2018 war es noch optional, doch ab dem 1. Januar 2019 ist das Verfahren verpflichtend elektronisch: Arbeitgeber müssen die Anträge auf Ausstellung von A1-Bescheinigungen künftig maschinell an die zuständige Stelle schicken. Die Anträge können mittels Datentransfer über eine Schnittstelle in einem Entgeltabrechnungsprogramm oder über eine maschinell erstellte Ausfüllhilfe an die verantwortliche Stelle übermittelt werden.
Der elektronische Antrag löst somit den Antrag in Papierform ab. In begründeten Einzelfällen ist im Rahmen einer Übergangsregelung allerdings die papiergebundene Antragstellung noch bis zum 30. Juni 2019 zulässig. Dies gilt für alle Anträge an die Krankenkassen, die Deutsche Rentenversicherung, die Arbeitsgemeinschaft für berufsständische Versorgungseinrichtungen sowie für Anträge gegenüber der DVKA. Die Spitzenorganisationen der Sozialversicherungen haben so entschieden, da es bei der Umsetzung des Verfahrens vereinzelt noch zu technischen Problemen kommt.
Offene Fragen bleiben
Obschon mit dem elektronischen Verfahren Prozesse optimiert werden, bleiben einige Fragen offen. So ist beispielsweise noch unklar, ob bei besonders kurzfristigen Dienstreisen eine vollmaschinelle Bearbeitung innerhalb kürzester Zeit tatsächlich umgesetzt werden kann.
Praxis-Tipp: Mit dem A1-Bescheinigung Komfortmodul von SP_Data wird der zusätzliche Arbeitsaufwand durch das elektronische Antrags- und Bescheinigungsverfahren komplett ausgeglichen. Der Bescheinigungsantrag kann sowohl über die SP_Data Personalabrechnung als auch über das SP_Data Mitarbeiterportal erstellt werden. Der Versand des Antrags wird anschließend über das zentrale Meldecenter der SP_Data Personalabrechnung abgewickelt.
