Was Sie bei der Anschaffung einer HR-Lösung beachten sollten
Die Digitalisierung hält nach und nach in vielen Bereichen Einzug, so auch im HR-Bereich. Automatisierte Prozesse, die Zeit und Kosten sparen, sollen Mitarbeiter entlasten und Arbeitsabläufe beschleunigen. Was eine gute HR-Software leisten sollte, lesen Sie hier.
Vorausschau bei der Auswahl
Nur die Verzahnung der einzelnen HR-Lösungen bietet viel Einsparpotenzial. Aber die passenden Systeme für das eigene Unternehmen auszuwählen, gestaltet sich schwierig. Der Markt der HR-Softwaresysteme ist groß und unübersichtlich, auch lassen sich einzelne Systeme nur schwer miteinander vergleichen. Zudem lassen sich Weiterentwicklungen und Innovationen der HR-Software nur schwer vorhersehen. Das macht die Auswahl zusätzlich schwierig, denn Systeme sollten auch im Hinblick darauf ausgewählt werden, dass sie zukunftsfähig sind. Um Ihnen die Auswahl dennoch zu erleichtern, sollten Sie folgende Aspekte bei der Auswahl im Blick behalten:
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- Personalentwicklung
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Durch die Digitalisierung stehen die Personalabteilungen vor allem in den Bereichen Schulung, Entwicklung und Change Management vor vielfältigen neuen Aufgaben. Damit die Unternehmen für kommende Herausforderungen am Markt gewappnet sind, müssen auch die Mitarbeiter systematisch qualifiziert und Potenziale sichtbar gemacht werden. Auch umfangreiche Trennungsprozesse kommen demnach auf die Unternehmen zu, wenn Routinearbeiten zunehmend von Robotern oder Maschinen erledigt werden.
- Personalgewinnung & Social Media
Wichtiger werden auch Employer Branding-Maßnahmen, um das Image als Arbeitgeber zu verbessern. Auch dabei kann HR-Software die Personalabteilungen unterstützen: z. B. durch mobil optimierte Karriereseiten, Social-Media-Kanäle für das Arbeitgeberimage oder Anbindungen an Recruit-a-friend-Programme. Heute gehen zwar noch viele Bewerbungen über ein Formular über die Karriereseite des Unternehmens ein. Mittels Active Sourcing sprechen Personaler künftig potenzielle Kandidaten verstärkt direkt über soziale Netzwerke an. Daher muss auch eine einfache Datenübernahme aus sozialen Netzwerken möglich sein.
- Flexibilisierung und Mobilität wird wichtiger
Die Mitarbeiter arbeiten zunehmend flexibel im Homeoffice oder unterwegs. Feste Arbeitszeiten und -orte verlieren Bedeutung. Das Managen der Zeiterfassung von unterwegs rückt in den Fokus.
Auch die zunehmende agile und projektorientierte Arbeitsweise erfordert Softwareeinsatz: Gebraucht werden Wissensmanagement-Systeme und Tools für die Projektkoordination, um Wissen und Arbeitsergebnisse über Abteilungs- und Standortgrenzen hinaus teilen zu können.
- Datenschutz und Datensicherheit
Der Datenschutz und die Datensicherheit sind wichtige Kriterien für oder gegen die Kaufentscheidung. Diese Kriterien muss ein Hersteller zwingend erfüllen. Der Standort der Datenzentren des Herstellers sollte bestenfalls in Deutschland liegen. Gibt es Streitpunkte, die vor Gericht landen, haben es Unternehmen dann deutlich leichter.
- Technologie & integrierte Lösungen
Die Anwendungen sollten auf einer einheitlichen Datenbasis beruhen, sodass integrierte Lösungen möglich sind. Eine einheitliche Benutzeroberfläche erhöht die Nutzerakzeptanz, worauf viele Kunden Wert legen. Zu überlegen ist auch, wie häufig Software-Updates aufgespielt werden und welchen Einfluss Kunden auf die Aktualisierungszeitpunkte nehmen können. Kurze Releasewechsel, gerade bei SaaS-Lösungen sind weit verbreitet und die Strukturen dafür sollten beim Kunden vorhanden sein.
- Ansprechende Nutzeroberfläche und leichte Bedienbarkeit
Eine intuitive Bedienoberfläche und ansprechende grafische Gestaltung ist wichtig, damit Nutzer sich leicht zurechtfinden und so auch Mitarbeitern, die weniger technikaffin sind, einen leichten Einstieg bietet. Moderne und visuell eindeutig gestaltete Icons helfen, Struktur und Übersicht zu schaffen.
Mit einem durchgängigen Farbkonzept und moderner Gestaltung wirken Programme aufgeräumt und einheitlich. Sinnvoll ist es zudem, wenn einzelne Programme gestalterisch aufeinander abgestimmt und einzelne Funktionen z. B. einheitlich an derselben Stelle zu finden sind. So können die Nutzer ohne Brüche in den Einzelkomponenten effektiv arbeiten und finden sich schneller zurecht. Diese Gestaltungsoptionen finden Sie beispielsweise in den Benutzeroberflächen der SP_Data Personalabrechnung und der SP_Data Zeitwirtschaft.
- Service & Support
Die Unterstützung des Herstellers bei der Entscheidungsfindung und später beim Einsatz der Software ist wichtig. Entscheidungshilfen stellen die meisten Anbieter durch Berechnungsmodelle wie Return on Investment (ROI), Prozessanalysen oder Kosten-Nutzen-Modelle zur Verfügung. Wichtig ist aber auch die Hilfe bei der Implementierung. Meist unterstützen die Hersteller auch bei der Analyse der HR-Prozesse und beraten die Kunden hinsichtlich Datenschutzes, Change Management und geben umfangreichen IT-Support.
- Kundenzufriedenheit
Kundenbewertungen sind heute sehr transparent im Internet nachzulesen und schlechte Bewertungen sollten Interessenten abschrecken, denn sie sagen viel aus über den Service und Support der Anbieter und ihre Bereitschaft, auf Kundenwünsche einzugehen. Daher sollten Softwarekäufer viel Wert darauflegen, dass die Anbieter regelmäßig die Kunden zu ihren Wünschen und Bedürfnissen befragen und diese Ergebnisse in ihre Software-Updates einfließen lassen.
