Neue Wege mit der "euBP"
Seit dem 1. Januar 2023 ist die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) grundsätzlich Pflicht, zumindest mit Blick auf die Zulieferung von Daten aus der Entgeltabrechnung. Wir haben uns die Sache näher angesehen.
Das Ziel ist so einfach wie effektiv: Die neue „euBP“ soll den Ablauf der Betriebsprüfung durch die vorgelagerte Übermittlung prüfrelevanter Gehaltsdaten an die Prüfer der Rentenversicherung vereinfachen und fortan in vielen Fällen die bisherigen Ortstermine verzichtbar machen. Doch was passiert genau – und auf welcher Grundlage?
Welche Gesetze gelten?
Zur Durchführung einer Betriebsprüfung sind gemäß Sozialgesetzbuch IV alle erforderlichen Daten der Arbeitgeber aus einem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm zu übertragen. Dieses Verfahren ist detailliert in den "Grundsätzen für die Übermittlung der Daten für die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung" der Deutschen Rentenversicherung Bund geregelt (§ 9a der Beitragsverfahrensverordnung (BVV).
Auch hinsichtlich der Führung aller relevanten Entgeltdaten gilt BVV (§ 8 und § 9).
Welche Daten werden geliefert?
Es müssen alle prüfrelevanten Daten aus der Entgeltabrechnung digital mithilfe eines systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramms an die Deutsche Rentenversicherung Bund (DRV) übermittelt werden. Diese Daten werden jeweils zweckgebunden und einmalig an die DRV geliefert und nach der Prüfung gelöscht.
Auch ergänzende Unterlagen zur Entgeltabrechnung wie zum Beispiel Immatrikulationsbescheinigungen müssen auf Anfrage des Prüfdienstes digital an die DRV übermittelt werden. Für Zeiträume vor dem 1. Januar 2022 genügen Zusatzunterlagen in Papierform.
Wie läuft das Verfahren ab?
Der Prozess beginnt tatsächlich mit Papier, doch lediglich im ersten Schritt. Das zu prüfende Unternehmen bekommt auf dem Postweg eine Information der Rentenversicherung mit dem Prüfzeitraum und einem Liefertermin für die relevanten Daten. Der Prüfzeitraum und die Meldefrist werden an den Payroll-Softwareersteller gemeldet, welcher im Anschluss alle relevanten Daten an den Prüfdienst der Rentenversicherung überträgt. Dort werden sie vom zuständigen Prüfer analysiert.
Hat der Prüfer nach Auswertung der Daten Rückfragen, so wendet er sich an das Unternehmen selbst – zum Beispiel wegen der Nachlieferung zusätzlicher Entgeltunterlagen. Diese Zusatzunterlagen müssen direkt vom Unternehmen digital zum Prüfer geliefert werden. Sofern keine Unstimmigkeiten verbleiben, kann auf eine abschließende Prüfung in den Räumen des Arbeitgebers verzichtet werden.
Abschließend kann der Prüfbescheid im PDF-Format elektronisch vom Server der Deutschen Rentenversicherung abgeholt werden. Dies wird durch das eingesetzte Entgeltprogramm des Arbeitgebers durchgeführt und diesem zur Verfügung gestellt.
Besteht eine Teilnahmeverpflichtung?
Seit Jahresbeginn 2023 müssen Arbeitgeber im Prüfverfahren alle prüfrelevanten Gehaltsdaten digital über ihr Payroll-Verfahren an den Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung senden. Weiterhin müssen ergänzende Bescheinigungen und Nachweise zur Gehaltsabrechnung von allen Unternehmen elektronisch vorgehalten und im Prüfungsfall an die Rentenversicherung übermittelt werden.
Allerdings können Arbeitgeber bis Ende 2026 auf Antrag an den zuständigen Rentenversicherungsträger von diesen Verpflichtungen befreit werden. Dieser Antrag ist nicht formgebunden und muss lediglich die eigene Betriebsnummer enthalten.
Die digitale Übermittlung der Daten aus der Finanzbuchhaltung ist noch freiwillig.
Welche Vorteile bietet die euBP dem Arbeitgeber?
Bisher musste die Prüfung arbeitgeberseitig intensiv vorbereitet werden. Durch die elektronische Vorab-Übermittlung der notwendigen Entgeltdaten wird dieser Aufwand minimiert. Außerdem war traditionell eine taggenaue Vorbereitung und Begleitung der kompletten Prüfung nötig. Mit der euBP genügt eine gemeinsame Sachverhaltsklärung und möglicherweise eine (virtuelle) Schlussbesprechung.
Ferner mussten bis dato umfangreiche Unterlagen – oft in Papierform - vorgehalten werden, ebenso ein Büroraum für die Prüfdauer. Künftig werden im Bedarfsfall nur noch einzelne Unterlagen nachgefordert, das „Prüfzimmer“ entfällt meistens.
Zusammengefasst sparen Arbeitgeber durch die neuen elektronischen Prüfabläufe eine Menge Zeit, Geld und Nerven. Angesichts chronisch überlasteter und vielerorts unterbesetzter Personalabteilungen sind das gute Nachrichten.
Wie unterstützt SP Data seine Kunden?
SP Data hilft allen Kunden bei der Durchführung der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung. Das Verfahren ist bestens auf die „euBP“ vorbereitet.
Aus Kundensicht ist der Ablauf sehr einfach, die Übermittlung des von der Rentenversicherung angeforderten Prüfzeitraumes an SP Data genügt. Das Programm stößt anschließend die maschinelle Lieferung aller für den genannten Zeitraum erforderlichen Entgeltdaten an, welche digital an den Prüfdienst der Rentenversicherung übermittelt werden. Dort werden die Daten geprüft, zur Klärung von Rückfragen meldet sich der Prüfdienst beim Kunden selbst.
Achtung: Der Prüfdienst verlangt immer auch die Daten aus dem Jahr vor Beginn des Prüfzeitraums und ebenfalls die Daten nach Ende des Prüfzeitraums bis zum aktuellen Monat. Daher sollte jedes Unternehmen auf Rückfragen auch aus diesen zusätzlichen Zeiträumen vorbereitet sein.
Wir garantieren, dass exakt die richtigen Daten zusammengestellt und im Dateiformat an die Rentenversicherung gesendet werden. Wir haben das ganze Verfahren im Vorfeld auf Herz und Nieren geprüft – und sind dafür von der Informationstechnischen Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung (ITSG) staatlich zertifiziert worden.
