Geänderte Meldewege bei gesetzlich Versicherten
Die gelbe Krankschreibung auf Papier ist seit Januar 2023 Geschichte. Nach mehreren Anläufen und technischen Schwierigkeiten wurde die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) für gesetzlich versicherte Beschäftigte ab Januar 2023 eingeführt. Hier erfahren Sie mehr über die neuen Melde- und Informationspflichten.
Bisheriger Ablauf der Krankmeldung war nicht mehr zeitgemäß
Für die geschätzten jährlichen 77 Mio. festgestellten Arbeitsunfähigkeiten wurden bislang Bescheinigungen in vierfacher Ausführung ausgestellt – für den Arzt bzw. Ärztin, den:die Versicherte:n, die Krankenkasse und den:die Arbeitgeber:in. Die Arbeitgeber:innen erhielten die Krankmeldung von den Mitarbeiter:innen spätestens am dritten Tag der Krankheit – je nach Vereinbarung auch schon am ersten Tag – in Papierform. Anschließend musste die Personalabteilung die Daten aufwändig manuell erfassen.
Häufig gaben Mitarbeiter:innen allerdings den Krankenschein nicht selbst bei der Krankenkasse ab. Das war häufig problematisch bei späteren Lohnfortzahlungen.
Um alle Beteiligten von diesem aufwändigen Verfahren zu entlasten, wurde schon 2019 der elektronische Meldeweg für Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen beschlossen. Aufgrund technischer Schwierigkeiten musste der Start jedoch mehrmals verschoben werden. Dennoch sind die meisten Unternehmen bislang nicht gut auf die praktische Umstellung ab Januar 2023 vorbereitet.
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So funktioniert die digitale Krankschreibung (eAU) ab Januar 2023
Die Ärzt:innen benötigen für den elektronischen Versand der Krankmeldung eine Telematikinfrastruktur (TI), ansonsten können sie keine Krankmeldungen mehr ausstellen!
Nach einem Arztbesuch und festgestellter Erkrankung verschicken die Ärzt:innen ab Januar 2023 die Arbeitsunfähigkeitsdaten (AU) direkt elektronisch an die zuständige Krankenkasse. Die Informationspflicht liegt daher künftig bei den Ärzt:innen und die Mitarbeiter:innen brauchen den Papierdurchschlag nicht mehr selbst an ihre Kasse schicken.
Die Beschäftigten müssen auch beim neuen Meldeweg ihre Arbeitgeber:innen über ihre Arbeitsunfähigkeit unterrichten, damit sie den Abruf bei der Krankenkasse starten können. Neu ist jedoch, dass die Arbeitgeber:innen die Daten der Arbeitsunfähigkeit von gesetzlich versicherten Beschäftigten nun selbst elektronisch von der Krankenversicherung abrufen, die die Daten wiederum über die Ärzt:innen erhalten. Die Krankenversicherung muss seit 1. Januar 2023 die AU-Daten für die Arbeitgeber:innen elektronisch zum Abruf bereitstellen. Das heißt für Beschäftigte, dass zwar die Vorlagepflicht der gelben Krankmeldung entfällt, aber die Meldepflicht bleibt – zumindest vorerst.
Geänderte Meldewege
Sobald also das Unternehmen darüber informiert wird, dass dem:der Mitarbeiter:in eine Arbeitsunfähigkeit bescheinigt wurde, darf es die AU-Daten über das Entgeltabrechnungsprogramm bei der Krankenkasse abrufen. Unternehmen müssen künftig also selbst aktiv werden und die AU-Daten bei der Krankenversicherung abrufen.
Was Arbeitgeber:innen ab Januar bei der eAU beachten müssen
Arbeitgeber:innen müssen ab Januar den Prozess der Krankmeldung von Beschäftigten neu strukturieren und die Beschäftigten über die neuen Meldewege informieren. Sobald sich der Beschäftigte krankmeldet, muss HR selbst proaktiv die Daten der Krankmeldung von den Krankenkassen abrufen und diese Daten zeitnah den Abrechnungssystemen zur Verfügung stellen.
Schwierigkeiten bei der elektronischen Übermittlung sehen Expert:innen vor allem dann, wenn technische Übermittlungsprobleme auftreten oder gerade ein Krankenkassenwechsel erfolgt ist. In diesem Fall ist die Krankmeldung in Papierform weiterhin wichtig, die die Arbeitnehmer:innen als Beweismittel von der Praxis immer noch erhalten. Noch ist nicht geklärt, wer bei Störfällen die Arbeitsunfähigkeit nachweisen muss.
Reichen Beschäftigte bei Störfällen weiterhin ihren persönlichen Durchschlag der Krankmeldung in Papierform ein, sollten Arbeitgeber:innen die Beschäftigten darauf hinweisen, in diesem Fall aus Datenschutzgründen die Diagnose zu schwärzen.
Wichtig: Diese neuen Meldewege gelten nur für gesetzlich Krankenversicherte, nicht für privat krankenversicherte Arbeitnehmer:innen. Neu ist aber, dass die elektronische Arbeitsunfähigkeitsmeldung auch für Minijobber:innen gilt. Da bei Minijobber:innen häufig die Krankenkasse nicht bekannt ist, müssen Arbeitgeber:innen künftig auch von Minijobber:innen erfragen, in welcher Krankenkasse diese versichert sind.
Vorteile für beide Seiten
Die elektronische Übermittlung bringt Vorteile für Unternehmen und Mitarbeiter:innen. Perspektivisch können Arbeitgeber:innen die Krankmeldung später direkt ins Zeiterfassungssystem übernehmen und dies für Vertretungsregelungen und Personalplanung nutzen. Das Unternehmen spart dadurch wertvolle Arbeitszeit, wenn die händische Erfassung wegfällt und kann sofort auf Ausfälle reagieren.
Zudem werden die Krankheitsumstände der Mitarbeiter:innen künftig besser geschützt und weniger transparent, denn auch der ausstellende Facharzt wird nicht mehr genannt. Daher müssen Beschäftigte keine Stigmatisierung befürchten, wenn sie z. B. von einem Psychiater krankgeschrieben werden.
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