Digitale Personalakten rechtssicher führen

Checkliste für Ihr Projekt

Anträge auf Elternzeit, Zeiterfassungsunterlagen, Weiterbildungszertifikate, Vereinbarungen aus den Mitarbeitergesprächen und noch vieles mehr – diese Unterlagen werden in der Regel in der Personalakte jedes einzelnen Mitarbeiters abgelegt. In der Praxis ist das eine meist ungeliebte und leider sehr zeitaufwändige Aufgabe, die wertvolle Ressourcen bei HR verschlingt.

Auch hier hat in vielen Unternehmen die Digitalisierung bereits Einzug gehalten. Mit einer digitalen Personalakte versuchen Unternehmen, diese administrativen HR-Prozesse zu optimieren, um mehr Freiräume für wichtigeres zu schaffen. Dabei werden die notwendigen Unterlagen elektronisch archiviert und verwaltet.

Unschlagbare Vorteile

Die Vorzüge elektronischer Personalakten im Vergleich zu herkömmlichen Papierakten liegen auf der Hand: Sie können viel leichter und schneller durchsucht werden und einheitlicher geführt werden. Eingescannte Dokumente wie z.B. der Arbeitsvertrag werden ergänzt durch strukturierte, für alle Mitarbeiter einheitlich erfasste Informationen, wie z.B. der Lohnabrechnung, Zeiterfassungsunterlagen oder auch Zielvereinbarungen. Die schnelle automatische Archivierung und effektive Suchfunktionen verringern den Aufwand für administrative Routineaufgaben erheblich. Die HR-Mitarbeiter können sich dadurch idealerweise wichtigeren strategischen Personalthemen widmen.

Aufgepasst: Sensible Daten bei HR

Allerdings verwalten gerade die Personalakten mitunter die sensibelsten Daten im ganzen Unternehmen, denn sie beinhalten in der Regel den gesamten dienstlich relevanten Lebensablauf eines Mitarbeiters. Diese sensiblen Daten der Mitarbeiter müssen in jeder Form geschützt werden, neben der digitalen Form z. B. auch als Notiz auf einem Zettel (§ 32 BDSG). Für jede Form der Personalakte – egal ob klassisch oder digital – gelten daher diese Grundsätze:

• Vertraulichkeit: Personalakten müssen grundsätzlich vertraulich behandelt werden. Daher sollten nur die Geschäftsführung und HR-Mitarbeiter darauf zugreifen können.
• Richtigkeit: Die Mitarbeiter haben einen grundsätzlichen Anspruch, dass alle Angaben in der Personalakte richtig sind. Festgestellte Fehler müssen umgehend korrigiert werden.
• Vollständigkeit: Die Personalakte muss vollständig sein.
• Transparenz: Die Akte muss transparent geführt werden. Daraus resultiert auch das Anrecht des Mitarbeiters, seine Akte einzusehen. Dies regelt das Betriebsverfassungsgesetz (§ 83 Abs. 1 BetrVG): "Der Arbeitnehmer hat das Recht, in die über ihn geführten Personalakten Einsicht zu nehmen. Er kann hierzu ein Mitglied des Betriebsrats hinzuziehen.“

Digitale Software als Projekt einführen: So gehen Sie vor

Betrachten Sie die Einführung der digitalen Personalakte als Projekt und setzen Sie dies entsprechend sorgfältig auf.

1. Klären Sie als erstes Ihre Ziele, die Sie erreichen möchten, wie z.B. effizienter zu arbeiten, Kosten zu senken oder einheitliche Akten zu führen.
2. Da gerade in den Personalakten sehr sensible Daten liegen, sollten Sie die Beteiligten wie Betriebsrat, IT-Abteilung, HR und den Datenschutzbeauftragten frühzeitig in das Projekt einbinden. So verhindern Sie unnötigen „Gegenwind“ aus den eigenen Reihen.
   Tipp: 
   Wollen Sie auch Daten aus der Mitarbeiterentwicklung aus den Personalakten nutzen, hat Ihr Betriebsrat sogar ein Mitbestimmungsrecht.
3. Prüfen Sie, ob die Software-Anbieter eventuell nur Insellösungen anbieten oder ob es durch Schnittstellen auch möglich ist, z.B. Daten aus den Lohnabrechnungsprogrammen zu integrieren. Dies erspart Ihnen unnötige Datenhaltungen in anderen Systemen und sichert langfristig auch die erwünschte Kostenersparnis.
4. Die Zugriffsrechte auf die Daten sollten in einem ausgeklügelten Rechtekonzept hinterlegt sein, um die Vertraulichkeit und die Transparenz zu gewährleisten. Überlegen Sie daher, welche Personen im Unternehmen künftig auf welche Informationen zugreifen dürfen. Wer darf welche Dokumente scannen, bearbeiten oder nur einsehen? Die Rechtestruktur muss zudem berücksichtigen, dass nach der Digitalisierung neben den Personalern auch die Führungskräfte Zugriff auf die Akten ihrer Mitarbeiter haben müssen.
5. Legen Sie zudem Wert auf die sichere Verschlüsselung bei der Datenübermittlung und achten Sie darauf, dass Daten nachvollziehbar, unveränderbar, unzerstörbar und wiederherstellbar archiviert werden. Diese Vorgaben muss das System erfüllen, um die Revisionssicherheit zu gewährleisten. Die archivierten Dokumente sollten auch versioniert werden können, um sämtliche Bearbeitungsvorgänge nachvollziehbar zu protokollieren.
6. Entscheiden Sie sich für die Kategorien Ihrer Lösung und die Verschlagwortung. Damit organisieren Sie die Daten für die Zukunft, weswegen Sie sich die Ordnerstruktur genau überlegen sollten.
7. Planen Sie, wer die vorhandenen Akten digitalisiert. Sollen das die Mitarbeiter selbst übernehmen oder soll das ein Dienstleister intern oder extern erledigen? Bedenken Sie dabei, dass diese Aufgabe meist nur wenige Personen intern übernehmen dürfen. Ein langer Digitalisierungsprozess mit viel manueller Handarbeit verzögert meist das gesamte Einführungsprojekt und kann sich auch negativ auf die Akzeptanz des Vorhabens und die Mitarbeitermotivation auswirken.
8. Achten Sie darauf, dass der ausgewählte Lösungsanbieter genügend Unterstützung anbietet – vor allem in der Einführungsphase. Gibt es Hilfsangebote zum Digitalisierungsprozess? Wird die Software regelmäßig gewartet, wird langfristiger Support und Service angeboten?

Tipp:

Prüfen Sie, ob der ausgewählte Anbieter und die Softwarelösung zu Ihrem Unternehmen passen. Dafür sollten Sie genügend Zeit und einen längeren Vorbereitungs- und Auswahlprozess einplanen.

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