So gelingt die Software-Einführung
Die meisten Personaler haben genug davon, in den unzähligen Aktenordnern die Personalakten der Mitarbeiter auf dem Laufenden zu halten und zu organisieren. Digitale Personalakten sind auf dem Vormarsch, denn die Vorteile liegen auf der Hand: Jeder Zugriffsberechtigte kann jederzeit und von überall auf vollständige und einheitlich strukturierte Akten zugreifen und sie bearbeiten. Viele Unternehmen haben aber großen Respekt vor der Auswahl der richtigen Software und der Gestaltung der Einführungsphase. Das muss nicht sein, wir zeigen wie´s geht.
Die Einführung von digitalen Personalakten ist eine Herausforderung, schließlich gibt es gerade im Hinblick auf technische und rechtliche Anforderungen, z.B. durch die DSGVO einiges zu beachten. Die folgenden Tipps unterstützen Unternehmen dabei und helfen, häufige Fehler zu vermeiden.
Wer ist involviert? Abteilungsübergreifendes Projektteam installieren
Schon in der Planungsphase sollten alle Beteiligten wie Betriebsrat, IT, Datenschutzbeauftragte und die anwendenden HR-Mitarbeiter in das Projekt eingebunden werden. Damit werden schon in der Anfangsphase die Interessen und Ziele aller Beteiligten ausreichend berücksichtigt. Dadurch steigt die Akzeptanz für das Projekt und es ist zudem wahrscheinlicher, dass am Ende eine rechtlich einwandfreie, wirtschaftliche und praktikable Lösung herauskommt, die die Arbeit aller Beteiligten auch wirklich vereinfacht und von allen mitgetragen wird.
Was soll das System leisten? Software auswählen
Zunächst muss die digitale Personalakte den rechtlichen Anforderungen entsprechen: die Daten müssen sicher verschlüsselt und übermittelt werden und den Vorschriften der GoBD und DSGVO entsprechen. Aber neben den rechtlich zwingend notwendigen Funktionen gibt es weitere Kriterien, die Sie auf der Suche nach einem guten Anbieter prüfen sollten:
- Gibt es einen Webservice, d.h. können Sie dezentral von überall auf die Daten zugreifen?
- Lässt sich die digitale Personalakte in weitere Systeme, wie z.B. Personalabrechnung, Personalverwaltung, Zeitwirtschaft und in ein Mitarbeiterportal einbinden? Kann z.B. die Verdienstabrechnung bequem über das Smartphone abgerufen werden?
- Welche Schnittstellen gibt es? Dies erspart unnötige zusätzliche Datenhaltungen in anderen Systemen und sichert langfristig auch die erwünschte Kostenersparnis.
- Welche Stammdaten und Kategorien sind vorgesehen? Wie flexibel sind die Systeme auf die eigenen Bedürfnisse anpassbar?
- Werden Berichte in gängigen Standardformaten wie z.B. PDF erstellt? Können diese verschlüsselt per E-Mail versendet werden?
- Gibt es Erweiterungen und nützliche Zusatzfunktionen, wie z.B. automatisch befüllte Serienbriefe, digitale Signaturen, Ablage von Fremddateien oder Systemberichte auf Mandantenebene (z.B. Lohnjournale, jahrgangsbezogene Beitragsabrechnungen)?
- Welche langfristigen Service- und Supportleistungen und Vor-Ort-Schulungen bieten die Softwarehersteller an? Sind regelmäßige Updates vorgesehen?
- Welche Referenzen können die Anbieter vorweisen?
Wer darf was? Zugriffsrechte definieren
Stehen nun die Interessen und Ziele der Beteiligten für das Projekt fest, sollten die Beteiligten überlegen, wer welche Zugriffsrechte auf die Daten benötigt und welches Rollen- und Rechtekonzept dafür nötig ist. Dazu ist es hilfreich, mögliche Anwendungsfälle durchzuspielen, um zu gewährleisten, dass die Daten einerseits transparent, aber auch vertraulich abgelegt werden, damit unberechtigte Dritte darauf keinen Zugriff haben. Überlegen Sie daher:
- Welche Personen im Unternehmen künftig auf welche Informationen zugreifen sollen,
- Wer künftig Dokumente scannen, bearbeiten oder nur einsehen darf?
- Auf welche Dokumente Führungskräfte oder andere Mitarbeiter Zugriff haben sollen.
Von der Theorie in die Praxis: Wer digitalisiert die Akten?
Ein nicht unwesentlicher Punkt ist, wer die vorhandenen Papierakten digitalisiert. Erledigt dies ein zertifizierter Dienstleister oder haben Sie die Ressourcen dies selbst zu übernehmen? Vor der eigentlichen Digitalisierung sollten alle Akten überprüft und von unnötigen Dokumenten bereinigt werden, um den Scanaufwand schon im Vorfeld zu reduzieren.
Falls Sie sich für den physischen Transport zum Dienstleister entscheiden, sollten Sie diesen genau planen und überlegen, wo und wie lange Sie die Papierakten nach Abschluss der Digitalisierung noch einlagern wollen.
Hinweis: Berücksichtigen Sie für eine interne Scan-Aktion unbedingt die dafür notwendigen Ressourcen (Mitarbeiter, technische Ausstattung und Räumlichkeiten). Intern dürfen diese Aufgabe meist nur wenige autorisierte Personen übernehmen. Zudem ist ein manueller Digitalisierungsprozess oft langwierig und mühsam. Dies kann sich auch negativ auf die Motivation der Beteiligten und deren Akzeptanz auswirken.
Implementierung, Testphase & Schulungen
Planen Sie anschließend genügend Zeit für die Implementierung, für eine ausgiebige Testphase und für unternehmensinterne Schulungen ein. Nur so bekommen Sie wertvolles Feedback für Verbesserungen von den beteiligten Mitarbeitern, was letztendlich auch die Akzeptanz des Projektes fördert.
