Wie Chatbots und Apps im HR-Alltag unterstützen können
Auch im Arbeitsalltag bei HR gibt es mittlerweile zahlreiche digitale Apps und Lösungen, die die HR-Mitarbeiter bei ihren Routineaufgaben unterstützen. Wir stellen Ihnen in diesem Beitrag einige nützliche digitale Helfer für HR vor.
Software für Onboarding
Aufgrund der Corona-Pandemie sind viele Büros derzeit leergefegt. Auch neue Mitarbeiter werden daher häufig aus dem Homeoffice in ihren neuen Job eingearbeitet. Gerade in dieser Situation unterstützen und strukturieren digitale Tools den Onboarding-Prozess aus dem Homeoffice.
Dabei unterstützen die Softwarelösungen bei den organisatorischen Aufgaben: Die neuen Mitarbeiter finden in einem personalisierten Zugang alle nötigen Informationen zum neuen Standort (z. B. Infos zum öffentlichen Nahverkehr, Wissenswertes zur Stadt und Umgebung, Hilfe bei Umzügen), zum Unternehmen (z. B. Unternehmensleitbild, aber auch allgemeine Regelungen zur Arbeitszeit, Urlaub, Abwesenheit und Dienstreisen) und zum Jobprofil (z. B. Leitfaden für die Aufgabenerledigung, Zuständigkeiten etc.).
Über diesen Zugang, über den sich Mitarbeiter über eine App oder Browser anmelden, bekommt er alle wichtigen Informationen für seine Einarbeitung und einen individuellen Zeitplan für seine Einarbeitung. Damit der Mitarbeiter anfangs nicht erschlagen wird von den vielfältigen Informationen, kann HR diese zeitlich dosiert und idealerweise auf sein Mitarbeiterprofil abstimmen. Alle notwendigen internen Workflows können von den HR-Mitarbeitern in diesem System angestoßen und überwacht werden.
HR-Chatbots haben immer eine Antwort parat
Wenn beim Recruiting, Onboarding oder allgemeinen administrativen HR-Themen von den Mitarbeitern oder Bewerbern immer wieder ähnliche Fragen gestellt werden, schafft ein Chatbot Entlastung bei diesen Routineaufgaben.
Die HR-Chatbots liefern schnelle Antworten auf FAQ-Standardfragen über einen Chat. Der Chatbot erkennt dabei die Intention des Fragenden zu bestimmten Themenfeldern und liefert die passende Antwort. Dabei lassen sich diese Chatbots i. d. R. auch inhaltlich auf das jeweilige Unternehmen anpassen, um intern auf die richtigen Anwendungen oder Ansprechpartner hinzuweisen.
Er kann z. B. bei Servicethemen auf Webanwendungen verweisen („Hier findest du das Formular für deinen Dienstreiseantrag“, Bewerber beim Recruiting-Prozess unterstützen („Hier kannst du deine Bewerbungsunterlagen hochladen“) oder neuen Mitarbeitern die richtigen Ansprechpartner bei Fragen oder Problemen vermitteln („Du kannst das Firmenfahrzeug bei Frau Schmidt am Empfang reservieren“).
Ein Chatbot ist vor allem dann sinnvoll, wenn die Beantwortung dieser Standardfragen sehr zeitaufwendig ist. Die HR-Mitarbeiter werden dadurch von Routineaufgaben entlastet und müssen nur spezifischere Fragen klären, die der Chatbot nicht beantworten kann.
Coaching nicht nur für Führungskräfte
Coaching-Angebote sind meist teuer und aufwändig und daher bislang meist Führungskräften oder speziellen Talenten vorbehalten. Mit digitalen Coaching-Apps können alle Mitarbeiter als Coachees Online-Übungen zu einem speziellen Problem absolvieren und auf Coaching-Methoden zugreifen, die auch bei Präsenzcoachings vor Ort angewandt werden. Der Coachee nutzt dabei kleine Microlearning-Inhalte, um seine Softskills zu verbessern. Coaching Apps sparen natürlich viel Geld, bieten aber gleichzeitig eine enorme zeitliche und räumliche Flexibilität, da die Coachees die Angebote dann nutzen können, wenn sie sie wirklich brauchen.
