Keine Angst vor der digitalen Brieftaube
Die Digitalisierung hat längst Einzug in die Entgeltabrechnung der meisten Unternehmen gehalten. Zahlreiche Unternehmen setzen bereits auf professionelle Lohnsoftware, die die Abrechnung erleichtert und beschleunigt. Dann folgt jedoch häufig der Medienbruch: Die Gehaltsabrechnungen werden ausgedruckt und verteilt oder per Post verschickt. Der manuelle Arbeitsaufwand dieses Vorgehens ist hoch. Doch im Zuge der elektronischen Gehaltsabrechnung kann auch die Zustellung digital erfolgen, mit zahlreichen Vorteilen für beide Seiten.
Vorteile der digitalen Zustellung
Ganz abgesehen von Umweltschutz und Effizienz, sparen Unternehmen durch die elektronische Bereitstellung je nach Prozess enorm: Nicht nur die Kosten für Druck, Papier, Kuvertieren und Versand lassen sich einsparen, vor allem entfällt auch der ganze manuelle Arbeitsaufwand. Gerade Unternehmen mit mehreren Standorten profitieren vom digitalen Versand. Mit professionellen Anbietern lässt sich auch die Aufbewahrungspflicht erfüllen, ohne dabei Aktenschränke zu füllen.
Auch die Mitarbeiter profitieren von der einfachen Bereitstellung. Zum einen, weil sie ihre digitale Abrechnung schneller erhalten, zum anderen, weil sie jederzeit darauf zugreifen und Unterlagen nicht verlieren können - sei es durch Unachtsamkeit, oder externe Faktoren wie Brand- oder Wasserschäden. Spätestens wenn es an die Steuererklärung geht, durchsuchen die meisten Arbeitnehmer sonst häufig verzweifelt Schubladen und Ordner nach den Abrechnungen und verursachen weiteren Aufwand in den Personalabteilungen, wenn sie um Duplikate bitten müssen.
Worauf Sie achten müssen
Trotzdem stehen viele Firmen der digitalen Abrechnung noch skeptisch gegenüber. Das Gesetz schreibt jedoch keine Papier-, sondern nur die Textform vor. Ein digitales Format, das der Arbeitnehmer bei Bedarf ausdrucken kann und das nachträglich nicht veränderbar ist, erfüllt also die gesetzlichen Anforderungen. Grundsätzlich haben Mitarbeiter oder Betriebsrat bei der Einführung trotzdem ein Mitspracherecht.
Worauf Unternehmen bei der Umstellung unbedingt achten müssen, sind technische Voraussetzungen, die dem Compliance, Datenschutz und der Entgeltbescheinigungsrichtlinie gerecht werden!
Tipp: Die Personalabrechnungssoftware von SP_Data speichert die erstellte Gehaltsabrechnung in der digitalen Personalakte des Mitarbeiters. Die Unternehmen können selbst wählen, ob sie ihren Mitarbeitern die Abrechnungen klassisch per Post, verschlüsselt per Mail oder zum Download per Browser zur Verfügung stellen möchten. Die Daten werden dabei im Hintergrund durch das Verschlüsselungsverfahren AES 256 gesichert und sind durch ein Passwort geschützt, das nur dem jeweiligen Mitarbeiter den Zugriff erlaubt. Die Abrechnung erhält dieser dann sicher und unkompliziert im unveränderlichen PDF-Format, wahlweise in einer verschlüsselten ZIP-Datei.
