Die digitale Krankschreibung kommt
Die gelbe Krankschreibung von Ärzt:innen auf Papier ist bald Geschichte. Aufgrund technischer Probleme wird die digitale Krankschreibung erst 2023 umgesetzt. Ob das Verfahren dadurch allerdings einfacher wird, ist noch fraglich. Wir informieren Sie über die künftigen Melde- und Informationspflichten.
Bisheriger Ablauf der Krankmeldung
Nach Angaben des GKV-Spitzenverbands als Interessenvertretung der gesetzlichen Kranken- und Pflegekassen werden jährlich ca. 77 Mio. Arbeitsunfähigkeiten festgestellt. Bislang werden die Bescheinigungen in vierfacher Ausführung ausgestellt – für den Arzt bzw. Ärztin, den:die Versicherte:n, die Krankenkasse und den:die Arbeitgeber:in. Die Arbeitgeber:innen erhalten die Krankmeldung von den Mitarbeiter:innen spätestens am dritten Tag der Krankheit – je nach Vereinbarung auch schon am ersten Tag – in Papierform. Anschließend muss die Personalabteilung die Daten manuell erfassen.
Häufig geben Mitarbeiter:innen allerdings den Krankenschein nicht selbst bei der Krankenkasse ab. Das kann später bei der Lohnfortzahlung sein.
Übergangszeit und künftiger Ablauf
Dieses aufwändige Verfahren soll ab 2023 digital erfolgen und die Arbeitsunfähigkeitsdaten (AU) werden direkt elektronisch an die zuständige Krankenkasse versendet. Die Informationspflicht liegt künftig also bei den Ärzt:innen und die Mitarbeiter:innen brauchen den Papierdurchschlag nicht mehr selbst an ihre Kasse schicken.
Die Ärzt:innen benötigen für den elektronischen Versand der Krankmeldung eine Telematikinfrastruktur (TI), ansonsten können sie künftig keine Krankmeldungen mehr ausstellen!
Übergangsweise bis zum 31. Dezember 2022 müssen Ärzt:innen, die die technischen Voraussetzungen erfüllen, sowohl die Papierbescheinigung für Versicherte und Arbeitgeber:innen ausstellen als auch die elektronische Datenübermittlung an die Krankenkasse vornehmen. In dieser Übergangszeit müssen Versicherte den Durchschlag wie bisher selbst an die Arbeitgeber:innen weiterreichen.
eAU kommt erst 2023
Erst ab 2023 sollen auch Arbeitgeber:innen die Daten der Arbeitsunfähigkeit elektronisch von der Krankenkasse erhalten. Dies war ursprünglich für den 1. Januar 2022 geplant und wurde nun aufgrund der Auswirkungen der Corona-Pandemie und technischen Schwierigkeiten nochmals verschoben.
Über die Arbeitsunfähigkeit müssen Arbeitgeber:innen allerdings weiterhin von den Mitarbeiter:innen unterrichtet werden. Die Daten der Arbeitsunfähigkeitsmeldung erhalten die Arbeitgeber:innen aber dann elektronisch über die Krankenversicherung, die die Daten wiederum über die Ärzt:innen erhalten. Die Krankenversicherung muss ab 1. Januar 2023 die AU-Daten für die Arbeitgeber:innen elektronisch zum Abruf bereitstellen. Das heißt, die Vorlagepflicht der Arbeitnehmer:innen entfällt, aber die Meldepflicht bleibt – zumindest vorerst.
Geänderte Meldewege
Sobald also das Unternehmen darüber informiert wird, dass dem:der Mitarbeiter:in eine Arbeitsunfähigkeit bescheinigt wurde, darf er die AU-Daten über das Entgeltabrechnungsprogramm bei der Krankenkasse abrufen. Unternehmen müssen künftig also selbst aktiv werden und die AU-Daten bei der Krankenversicherung abrufen.
Sonderfälle beachten
Schwierigkeiten bei der elektronischen Übermittlung sehen Expert:innen vor allem dann, wenn technische Übermittlungsprobleme auftreten oder gerade ein Krankenkassenwechsel erfolgt ist. In diesem Fall kommt der Bescheinigung in Papierform, die die Arbeitnehmer:innen als Beweismittel von der Praxis weiterhin erhalten, Bedeutung zu. Zudem gelten diese neuen Meldewege nur für gesetzlich Krankenversicherte, nicht für privat krankenversicherte Arbeitnehmer:innen. Neu ist aber, dass die elektronische Arbeitsunfähigkeitsversicherung auch für Minijobber:innen gilt.
Vorteile für beide Seiten
Die elektronische Übermittlung bringt Vorteile für Unternehmen und Mitarbeiter:innen. Perspektivisch können Arbeitgeber:innen die Krankmeldung später direkt ins Zeiterfassungssystem übernehmen und dies für Vertretungsregelungen und Personalplanung nutzen. Das Unternehmen spart dadurch wertvolle Arbeitszeit, wenn die händische Erfassung wegfällt und kann sofort auf Ausfälle reagieren.
Zudem werden die Krankheitsumstände der Mitarbeiter:innen künftig besser geschützt und weniger transparent, denn auch der ausstellende Facharzt wird nicht mehr genannt. Daher müssen sie keine Stigmatisierung befürchten, wenn sie z. B. von einem Psychiater krankgeschrieben werden.
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