Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung
Eine Betriebsprüfung ist nie angenehm. Die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) soll jedoch immerhin den Aufwand verringern, der damit einhergeht. Arbeitgeber können relevante Daten elektronisch an den prüfenden Rentenversicherungsträger übermitteln. Bei einer Prüfung vor Ort müssen dann weniger Belege vorgelegt werden. Das spart Nerven und Zeit. Dieser Beitrag wirft einen Blick auf den technischen und organisatorischen Ablauf einer elektronisch unterstützen Betriebsprüfung.
Das Verfahren an sich ist zunächst unkompliziert. Steht eine Betriebsprüfung an, kann der Arbeitgeber mit dem Prüfer im Rahmen der Terminvereinbarung beschließen, dass diese elektronisch unterstützt ablaufen soll. Der prüfende Rentenversicherungsträger erhält die relevanten Daten anschließend digital vom Arbeitgeber oder Steuerberater und kann sie mithilfe einer Prüfungssoftware analysieren. Die Betriebsprüfung vor Ort entfällt dadurch jedoch nicht – die Ergebnisse der digitalen Prüfung liefern lediglich Anhaltspunkte für die Durchführung und sparen das Vorlegen unzähliger Belege bei der Prüfung.
Vorteile der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung
Je nach Größe und Personalstruktur eines Betriebes kann die Vorbereitung der nötigen Unterlagen zwischen ein paar Stunden bis zu wochenlang dauern. Deswegen wurde für Arbeitgeber 2014 die Möglichkeit der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung geschaffen. Dabei ändert sich der Umfang der relevanten Daten und Unterlagen nicht, nur die Form der Bereitstellung wird vereinfacht. Die prüfende Stelle kann die Unterlagen aus Lohn- und Finanzbuchhaltung im Vorfeld auswerten, einzelne Sachverhalte aufgreifen und gezielt weitere Belege anfordern. Der persönliche Kontakt zwischen Prüfer und Arbeitgeber oder Steuerberater entfällt dadurch nicht. Ergeben sich in den übertragenen Daten Unstimmigkeiten oder scheint etwas unplausibel, kann der Prüfer einzelne Belege nachfordern. Der Arbeitgeber muss aber nicht mehr im Vorfeld alle Unterlagen zusammensuchen und kopieren. Der Aufenthalt des Prüfers im Betrieb verkürzt sich so deutlich und kann in Einzelfällen sogar ganz entfallen.
Die technischen Voraussetzungen für eine euBP
Als Datenannahmestelle dient einzig die Deutsche Rentenversicherung. Die Sicherheit der Daten soll durch verschlüsselte Übertragungswege und gesicherte Speichersysteme gewährleistet werden. Datenträger wie CD, DVD und USB-Sticks werden aus Sicherheitsgründen nicht angenommen – nur die gesicherte Online-Übertragung aus geprüften Abrechnungsprogrammen wird akzeptiert.
Bei der Vielzahl existierender Abrechnungsprogramme braucht es einen einheitlichen Datenexport, der vom Software-Hersteller integriert werden muss. Der sogenannte eXTra-Standard wurde unter der Federführung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Technologie entwickelt. Es handelt sich dabei um ein XML-basiertes, einheitliches Transportverfahren, das speziell auf die Datenübertragung zwischen Wirtschaft und Verwaltung ausgerichtet ist. Ob Ihr Entgeltabrechnungsprogramm über die nötige Schnittstelle verfügt, können Sie beim Hersteller erfragen.
Die übermittelten Daten werden für die Dauer der Betriebsprüfung gespeichert und liegen auf gesicherten Systemen der Deutschen Rentenversicherung. Ein weiterer Vorteil für Arbeitgeber: Über ein spezielles Abrufverfahren können sie sich über den Stand der Verarbeitung informieren.
