Was eignet sich für wen
Wer sich für neue Softwarelösungen für die eigene Systemlandschaft entscheiden muss, hat oft die Qual der Wahl. Lieber eine All-in-One Lösung, bei der möglichst viele Prozesse aus einer Hand abgedeckt werden? Oder doch eher eine Best-of-Breed-Lösung, die passgenau auf die Anforderungen zugeschnitten ist? Wir zeigen die Vor- und Nachteile beider Software-Konzepte auf und helfen bei der Auswahl.
Nicht nur dank Digitalisierung ändern sich die Geschäfts- und Arbeitsprozesse immer wieder. Neue Prozesse oder gesetzliche Anforderungen kommen hinzu und müssen in die bestehende Softwarelandschaft integriert werden. Unternehmen müssen dazu häufig bestehende Softwarelösungen anpassen, erweitern oder gar komplett neu ausrichten. Projektverantwortliche stehen dann vor der Wahl, sich für eine neue Komplettlösung oder für spezialisierte Einzellösungen zu entscheiden.
Mit All-in-One alles aus einer Hand
All-in-One Komplettlösungen versuchen möglichst alle Geschäftsprozesse eines Unternehmens in einem System abzubilden. In All-in-One-Lösungen sind meist ERP-Systeme, CRM und DMS-Systeme integriert, um die Ressourcen zu planen, Kundenbeziehungen zu pflegen und dafür notwendige Dokumente zu verwalten und zu archivieren. Eine All-in-One-Plattformlösung wie z. B. SAP versucht all diese Geschäftsprozesse auf einer einheitlichen Benutzeroberfläche abzubilden, damit diese übergreifend geplant, verwaltet und gesteuert werden können. Damit auf all diese Geschäftsprozesse und Daten zentral zugegriffen werden kann, ist eine einheitliche Datenbasis erforderlich.
Perfekte Einzellösungen für jeden Einsatzbereich dank Best of Breed
Wer sich für „Best-of-Breed“ entscheidet, wählt häufig die „beste Lösung einer Sorte“. Damit entscheidet man sich für spezialisierte Softwarelösungen für jeden Einsatzbereich. Im HR-Bereich bieten Best-oft-Breed-Anbieter z. B. Einzellösungen für Personalabrechnung, Zeitwirtschaft, Employee Self Service (Mitarbeiterportal) oder Personalverwaltung an. Bei einem Best-of-Breed-Ansatz können diese Einzellösungen auch von verschiedenen Anbietern stammen. Optimalerweise lassen sie sich dennoch über Schnittstellen miteinander kombinieren, um Daten auszutauschen und im Idealfall eine einheitliche Systemlandschaft zu bilden. Diese speziellen Einzellösungen sind meist flexibler und können dadurch häufig die tatsächlichen Geschäftsprozesse besser abbilden. Allerdings ist der Verwaltungsaufwand für die IT häufig höher, da hier verschiedene Systeme gewartet und verwaltet werden müssen.
Vor- und Nachteile von All-in-One vs. Best-of-Breed
Die einheitliche Datenbasis bei All-in-One-Lösungen ist Chance und Risiko zugleich, denn diese Datenbasis muss auf alle Geschäftsfälle und -prozesse optimal zugeschnitten sein, damit sie den Verwaltungsaufwand klein hält und Ressourcen einsparen kann. Eine einheitliche Benutzeroberfläche birgt viele Vorteile, denn dadurch entfällt der Einarbeitungsaufwand in verschiedene Systeme. Häufig fallen bei der Einführung einer All-in-One-Lösung insgesamt weniger direkte Kosten z. B. für die Lizenzierung an. Dank der einheitlichen Datenbasis muss die IT weniger Daten abgleichen oder konvertieren, auch rechtliche Anpassungen sind einfacher umzusetzen.
Allerdings erfordert die Implementierung solcher Systeme aufwändige Projektplanungen, viel Vorbereitung und verursacht einen hohen Aufwand. Auch nachträgliche Anpassungen lassen sich nur mit viel Aufwand und Support des Anbieters umsetzen. Gerade branchenspezifische Anpassungen sind meist schwierig und teuer, zudem sind diese Softwarelösungen häufig wenig flexibel, da die Verwaltung vieler Prozesse sehr komplex ist.
Best-of-Breed-Lösungen sind meist flexibler, lassen sich schneller implementieren und über Schnittstellen in bestehende Lösungen und Systeme integrieren. Gerade wenn nicht alle Systeme komplett erneuert werden, sondern nur punktuell Änderungsbedarf besteht, sind sie eine gute Wahl. Unternehmen können sich damit die einzelnen Systeme nach ihren Bedürfnissen präzise und individuell zusammenstellen. Damit kann eine Digitalisierung schrittweise vorangebracht werden – das schont die Nerven und den Geldbeutel und auch das Tagesgeschäft wird weniger in Mitleidenschaft gezogen. Wer Systeme unterschiedlicher Hersteller einsetzt, ist weniger abhängig und kann sie ggf. leichter wechseln als dies bei Komplettsystemen der Fall ist. Befragungen beispielsweise im ERP-Bereich zeigen: Je größer die Unternehmen sind und je größer und komplexer die Softwareinstallationen ausfallen, desto kritischer werden sie bewertet. Die Mitarbeiter:innen sind meist produktiver und damit zufriedener mit Best-of-Breed-Lösungen, weil sie damit mit effizienten und passgenauen Systemen arbeiten können, die ihnen in ihrem Tagesgeschäft auch wirkliche Unterstützung bieten.
Bei diesem Ansatz sollten Sie allerdings bedenken, dass für verschiedene Systeme häufig unter dem Strich höhere Lizenz-, und Wartungskosten anfallen und auch der Verwaltungsaufwand höher ist. Die Mitarbeiter:innen müssen in verschiedenen Systemen geschult werden und Schnittstellen können Probleme bereiten durch Schwierigkeiten beim Datenaustausch. In der Folge kann es vorkommen, dass Daten häufiger mehrfach manuell erfasst werden müssen, statt diese an einer Stelle zu pflegen.
Tipp: Best-of-Breed-Lösungen eignen sich häufig dann, wenn speziellere Anforderungen (z. B. durch die Branche oder an den Prozess) gestellt werden. Denn sie sind flexibler und lassen sich leichter anpassen. Häufig ist auch eine Mischung beider Systeme sinnvoll, indem man sich z. B. für eine zentrale Lösung als Basis entscheidet, aber trotzdem für einige Anwendungsgebiete auf passgenaue Speziallösungen setzt. Eine Vielfalt unterschiedlicher Hersteller (und Schnittstellen) lässt sich vermeiden, in dem man beispielsweise mehrere Module eines Softwareherstellers nutzt, die sich leichter miteinander kombinieren lassen. Um sich für einen Ansatz im HR-Bereich zu entscheiden, sollten Sie im ersten Schritt Ihre generellen Anforderungen (z. B. für Zeiterfassungssysteme) genau prüfen.
Welcher HR-Software-Typ sind Sie?
Machen Sie den Test. Nach unseren zehn Fragen wissen Sie, worauf es für Sie bei Ihrer Softwareauswahl ankommt und wie Sie Ihre Herausforderungen optimal meistern können. Aus Ihren Antworten leiten wir das für Sie passende Anbieter-Profil ab. Sind Sie ein Typ für eine fachliche Speziallösung? Oder hilft Ihnen eher eine All-in-One-Lösung?
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