Gelockerte Vorschriften für die Prüfungsdurchführung geplant
Für Lohnsteuer-Außenprüfungen gelten ab 2023 neue Verfahrensregelungen, damit diese schneller und effektiver durchgeführt werden können. Wir informieren Sie über die wichtigsten Änderungen.
Was beinhaltet die Lohnsteuer-Außenprüfung?
Bei einer Lohnsteuer-Außenprüfung werden die Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie die Belege für die gezahlten Lohn- und Gehaltsbestandteile von einem oder einer Prüfer:in des Finanzamts gesichtet. Ziel der Prüfung ist es, sicherzustellen, dass alle lohnsteuerpflichtigen Entgeltbestandteile erfasst und die richtige Lohnsteuer erhoben wurde. In der Regel werden die Unterlagen der letzten 3 Jahre geprüft, in besonderen Fällen kann die Prüfungsdauer auch auf bis zu 5 Jahre erweitert werden.
Während der Prüfung muss der:die Arbeitgeber:in oder sein:e Lohnbuchhalter:in die Unterlagen zur Verfügung stellen und Auskunft erteilen. Sollten Fehler oder Unstimmigkeiten entdeckt werden, kann es zu Nachforderungen seitens des Finanzamts kommen. Es ist ratsam, dass der:die Arbeitgeber:in oder Lohnbuchhalter:in sich von einem:einer Steuerberater:in beraten lässt und Unterstützung in der Prüfung hat.
Was ändert sich bei den Lohnsteuer-Außenprüfungen?
Ende August 2022 hat die Bundesregierung Änderungen ins Gesetzgebungsverfahren eingebracht, um die Durchführung von Außenprüfungen zu modernisieren:
- Videokonferenz: Bei Außenprüfungen sollen auch Besprechungen als Videokonferenzen möglich sein. Damit soll auch künftig diese Möglichkeit, die während der Corona-Pandemie bereits geschaffen wurde, genutzt werden können.
- Einsatzort: Eine weitere Änderung betrifft den Einsatzort der Außenprüfer:innen. Sie sollen nun von beliebigen Einsatzorten prüfen und die Prüfung aufbewahren dürfen. Demnach dürften die geprüften Daten auch das Firmengelände verlassen, wenn die mobilen Geräte der Prüfer:innen umfassend geschützt sind.
- Buchführung: Zukünftig darf die elektronische Buchführung in mehreren Mitgliedsstaaten der EU geführt und aufbewahrt werden, statt in nur einem. Dafür braucht es nicht mehr die Zustimmung des Finanzamtes. Die jeweiligen Unterlagen müssen bei einer Außenprüfung oder bei Übergang von einer Nachschau zu einer Außenprüfung sofort zur Verfügung stehen. Zukünftig soll die Buchführung in mehreren Drittstaaten ebenfalls möglich werden.
- Datenzugriff: Prüfer:innen dürfen weiterhin das Datenverarbeitungssystem der geprüften Firma für die Auswertung nutzen oder maschinell auswertbare Daten auf einem Datenträger. Neu ist, dass die Daten in einem maschinell auswertbaren Format an die Finanzverwaltung übertragen werden dürfen. Prüfer:innen laden die nötigen Daten dann über eine Cloud herunter, um sie auszuwerten.
Wie wird die Lohnsteuer-Außenprüfung durchgeführt?
Die Durchführung einer Lohnsteuer-Außenprüfung erfolgt in mehreren Schritten:
- Anordnung der Prüfung: Das Finanzamt ordnet die Prüfung an und gibt dem:der Arbeitgebenden eine Frist zur Vorlage der Unterlagen.
- Vorprüfung: Der:die Prüfer:in des Finanzamts wird die Unterlagen vorab überprüfen, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Belege vorliegen.
- Prüfung vor Ort: Der:die Prüfer:in macht sich vor Ort bei dem:der Arbeitgeber:in ein Bild von den tatsächlichen Verhältnissen und überprüft die Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie die Belege für die gezahlten Lohn- und Gehaltsbestandteile.
- Nachbesprechung: Der:die Prüfer:in teilt dem:der Arbeitgeber:in die Ergebnisse der Prüfung mit und erläutert eventuelle Beanstandungen oder Nachforderungen.
- Abschlussbericht: Nach Abschluss der Prüfung wird ein Abschlussbericht erstellt, der die Ergebnisse der Prüfung zusammenfasst und gegebenenfalls Empfehlungen für die zukünftige Lohnabrechnung enthält.
