Fahrtenbuch, 1%-Regel, BFH-Urteil – alles in Kürze
Die meisten Arbeitnehmer freuen sich, wenn ihr Unternehmen ihnen die Nutzung eines Dienstwagens anbietet. Die Vorstellung, mit mehr PS zu fahren als mit dem alten Privatwagen und auf dem Firmengelände direkt in der vordersten Reihe bei den Dienstwagen-Parkplätzen zu parken, ist für viele Mitarbeiter ein ausgezeichneter Motivator. Nicht nur deshalb betreiben viele Firmen eine ganze Dienstwagen-Flotte. Insbesondere bei Angestellten, deren Aufgabenprofil mit vermehrter Reisetätigkeit verbunden ist, bietet sich die Dienstwagen-Nutzung an (z. B. im Außendienst). Für die Entgeltabrechner bedeutet die Überlassung eines Firmenwagens allerdings auch, dass der geldwerte Vorteil für die Besteuerung und die Sozialversicherungsbeiträge korrekt zu berechnen ist. Wir haben noch einmal die wichtigsten Infos zum Thema Fahrtenbuch und 1%-Regel sowie ein neues BFH-Urteil zur Benzinkostenabrechnung für Sie zusammengefasst.
Private Nutzung eines Firmenwagens – vom Gesetzgeber gestattet, aber nur mit Steuerabgabe
Stellen Sie als Arbeitgeber einem Mitarbeiter einen Dienstwagen zur Verfügung, geht der Gesetzgeber davon aus, dass dieser ihn auch zu privaten Zwecken fährt. Es sei denn, dass der Arbeitgeber in der Nutzungsvereinbarung private Fahrten definitiv untersagt. Ist das nicht der Fall, ist der Gesetzgeber prinzipiell damit einverstanden, dass der Mitarbeiter privat mit dem Fahrzeug unterwegs ist, möchte dafür aber auch die entsprechenden Steuer- und Sozialversicherungsabgaben erhalten. Denn durch die Überlassung des Firmenwagens profitiert der Mitarbeiter von einem geldwerten Vorteil, der sein steuerpflichtiges Einkommen erhöht.
Berechnung der Steuerlast mit 1%-Regel oder Fahrtenbuch
Für die Berechnung des geldwerten Vorteils von Dienstwagen gibt es zwei Möglichkeiten: 1%-Regel oder Fahrtenbuch. Die 1%-Regel besagt, dass 1% des Bruttolistenpreises auf das monatliche Einkommen anzurechnen ist.
Beispiel:
Beträgt der Bruttolistenpreis des Dienstwagens beispielsweise 40.000 €, ist das zu versteuernde Einkommen des Mitarbeiters um 400 € pro Monat zu erhöhen. Wird das Fahrzeug auch für den Arbeitsweg genutzt, kommen 0,03 % des Preises pro Wegkilometer hinzu (einfacher Weg):
z. B. 0,03 % x 40.000 € x 30 km = 360 €
Damit erhöht sich das steuerpflichtige Einkommen des Mitarbeiters insgesamt monatlich um 760 € (= 9.120 € im Jahr). Dieser Betrag wird für die Berechnung der Steuerlast und Sozialversicherungsbeiträge auf das Gehalt addiert, wodurch sich höhere Abgaben ergeben.
Die andere Möglichkeit besteht darin, dass der Mitarbeiter seine zurückgelegten Strecken in ein Fahrtenbuch einträgt. Auf diese Weise würde er genau dokumentieren, wie viele private Fahrten er tatsächlich erledigt. Die Besteuerung würde sich dann anhand der zurückgelegten Wegstrecken berechnen. In vielen Fällen kann dies zu einer steuerlichen Erleichterung führen. Andererseits versursacht das Fahrtenbuch auch einen erhöhten Dokumentations-Aufwand. Inzwischen können sich Dienstwagen-Fahrer von einem elektronischen Fahrtenbuch einen Teil des Aufwands abnehmen lassen.
Abzug von Kosten: BFH-Urteil zu Benzinkosten
Bei der Berechnung des geldwerten Vorteils müssen Sie berücksichtigen, ob Ihr Mitarbeiter bestimmte Kosten für den Firmenwagen mitträgt. Sollte er beispielsweise für die Überlassung des Firmenwagens einen bestimmten Betrag an das Unternehmen entrichten, muss diese vom berechneten geldwerten Vorteil abgezogen werden – auch wenn der geldwerte Vorteil pauschal mit der 1%-Regel berechnet wurde. Zahlt Ihr Mitarbeiter beispielsweise monatlich 200 € an Ihr Unternehmen für die Fahrzeug-Nutzung, beträgt sein geldwerter Vorteil (aus obigem Beispiel) nur noch 560 € statt 760 €. Ein jüngeres BFH-Urteil besagt zudem, dass Sie diese Regelung auch anwenden müssen, wenn der Mitarbeiter an laufenden Kosten – z. B. Benzinkosten – beteiligt wird (BFH v. 30.11.2016 - VI R 2/15). Allerdings ist der Arbeitnehmer verpflichtet, seine Kosten zu belegen.
