09.07.2017

Beim Urlaubsgeld alles richtig machen

Damit Sie im Sommer nicht zu sehr ins Schwitzen kommen

Sommerzeit ist Urlaubszeit! Was sich aus Arbeitnehmersicht gut anhört, bedeutet für den Arbeitgeber Stress und Aufwände. Denn abgesehen von der Abwesenheits- und Vertretungsplanung kommt auf den Arbeitgeber noch das Thema Urlaubsgeld zu. Viele Unternehmen zahlen ihren Mitarbeitern Urlaubsgeld. In welchen Branchen Urlaubsgeld üblich ist, welche Ansprüche auf Urlaubsgeld bestehen, wie man mit dem Urlaubsgeld bei Minijobs umgehen kann, erfahren Sie hier.

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Branchenvergleich: Wer zahlt Urlaubsgeld in welcher Höhe?

Das Tarifarchiv des Wirtschafts- und Sozialwissenschaftlichen Instituts (WSI) der Hans-Böckler-Stiftung hat auf www.lohnspiegel.de eine Online-Befragung mit 6.600 Teilnehmern zum Thema Urlaubsgeld durchgeführt. Durch die Umfrage offenbarte sich zunächst, dass 42,6 % der Arbeitnehmer Urlaubsgeld beziehen. Betrachtet man allein die männlichen Befragten, sind es sogar mehr als die Hälfte (50,7 %), denen Urlaubsgeld gewährt wird. Bei den Frauen liegt der Anteil hingegen nur bei 38,7 %. Im Ost-/West-Vergleich stehen sich 49 % (alte Bundesländer) und 33,2 % (neue Bundesländer) gegenüber. Ein wichtiger Faktor bei der Urlaubsgeld-Frage scheint im Tarifvertrag zu liegen.

In tarifgebundenen Unternehmen dürfen sich 60,4 % der Mitarbeiter über Urlaubsgeld freuen. Arbeitnehmer ohne Tarifvertrag erhalten nur zu 36,9 % die Urlaubsgeld-Zahlung. Zudem kommen noch branchenspezifische Unterschiede hinzu. Im verarbeitenden Gewerbe werden 66,2 % der Beschäftigten mit einer Urlaubsgeld-Zahlung bedacht. In den Branchen Verkehr & Lagerei, Baugewerbe und Handel & Kfz-Werkstätten gaben immerhin noch jeweils über die Hälfte der Befragten an, Urlaubsgeld zu beziehen. In den meisten Dienstleistungszweigen liegt der Anteil der Urlaubsgeld-Verdiener bei weniger als 50%. Das Schlusslicht bilden die Beschäftigten in Erziehung und Unterricht, die nur zu 17,5 % Urlaubsgeld beziehen.

Rechte und Pflicht: Wann besteht ein Anspruch auf Urlaubsgeld?

Bei der Frage nach dem Anspruch auf Urlaubsgeld ist durch die Statistiken bereits deutlich geworden, dass Arbeitnehmern nicht von Rechtswegen das Urlaubsgeld automatisch zusteht. Nur weniger als die Hälfte der Arbeitnehmer kommen in den Genuss dieser Arbeitgeber-Leistung. Ist jedoch das Urlaubsgeld zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber vereinbart, muss es gezahlt werden. Eine solche Vereinbarung kann beispielsweise aus einem Tarifvertrag, einer Betriebsvereinbarung oder einem individuellen Arbeitsvertrag hervorgehen.

Ein weiterer Grund für einen Anspruch auf Urlaubsgeld kann die betriebliche Übung sein, falls das Urlaubsgeld bereits häufiger als dreimal gezahlt worden ist. Zudem schreibt der arbeitsrechtliche Gleichbehandlungsgrundsatz vor, dass, falls der Bezug von Urlaubsgeld in einem Unternehmen allgemein üblich ist, einzelne Personen nicht ohne sachlichen Grund von dem Prinzip ausgenommen werden dürfen.

Urlaubsgeld ja, aber welche Höhe?

Wenn Arbeitnehmer schon keinen gesetzlichen Anspruch darauf haben, Urlaubsgeld zu beziehen, gibt es auch keine vorgegebene Höhe des Urlaubsgeldbetrags. Selbstverständlich muss die Zahlung die Summe betragen, die der zugrunde gelegten Vereinbarung entspricht.

Urlaubsgeld richtig versteuern

Während sich die Arbeitnehmer freuen, das Urlaubsgeld an einem Strand im Mittelmeer ausgeben zu können, sitzt der Entgeltabrechner im Büro und muss für die richtige Berechnung des Urlaubsgelds sorgen. Ebenso muss die Lohnsteuer vom Urlaubsgeld richtig abgeführt werden. Denn das Urlaubsgeld ist bei der Steuerabrechnung anders zu behandeln als das reguläre Monatsgehalt. Zunächst gilt es, den voraussichtlichen Jahreslohn und dessen Lohnsteuer – ohne Einbezug des Urlaubsgelds! – zu berechnen.  Danach wird der Jahreslohn mit seiner Steuer erneut kalkuliert, aber dieses Mal mitsamt Urlaubsgeld.

Auf diese Weise ergeben sich zwei Steuerbeträge: ein Betrag mit einkalkuliertem Urlaubsgeld, der andere ohne. Die Differenz aus diesen Beträgen ist die abzuziehende Lohnsteuer. Aufgrund der Steuerprogression liegt die Steuerabgabe beim Urlaubsgeld höher als beim laufenden Gehalt.

Sozialversicherungsbeiträge bis zur Beitragsbemessungsgrenze abführen

Für die Sozialversicherungsbeiträge gilt, dass sie bis zur Höhe der Beitragsbemessungsgrenze (BBG) abzuführen sind. Die BBG liegt für Kranken- und Pflegeversicherungsbeiträge bei einem Gehalt von 4.350 € im Monat. Für die Arbeitslosen- und Rentenversicherungsbeiträge beläuft sich die BBG auf einen Betrag von 6.350 € im Monat (Stand 2017).

Praxisbeispiel:

Ist der Auszahlungszeitpunkt der Monat Juni, beträgt beispielsweise die Beitragsbemessungsgrenze für die Kranken- und Pflegeversicherung 26.100 € (= 6 x 4.350 €). Liegen die gesamten Monatsbruttogehälter bis einschließlich Juni unter diesem Betrag, ist es die Differenz, aus der sich der Kranken- und Pflegeversicherungsbeitrag berechnet. Bei einem Monatsgehalt von 3.800 € würde die Differenz 3.300 € betragen (26.100 € – 6 x 3.800 €). Läge die Differenz höher als das monatliche Gehalt, würde sich der Beitragssatz aus dem Monatsgehalt berechnen (und nicht aus der Differenz). Gleiches gilt für die Arbeitslosen- und Rentenversicherungsbeiträge – nur mit dem Unterschied, dass die BBG bei 6.350 € im Monat liegt.

Bekommen Minijobber auch Urlaubsgeld?

Wie sieht es bei Minijobbern mit der Zahlung von Urlaubsgeld aus? Haben sie ein Anrecht auf die Sonderzahlung? Zunächst lässt sich festhalten, dass Arbeitnehmer (wie bereits erwähnt) keinen gesetzlichen Anspruch auf Urlaubsgeld haben – folglich auch nicht die geringfügig Beschäftigten. Doch aufgrund des Gleichbehandlungsgrundsatzes muss ein Betrieb auch den Minijobbern die Zahlung zukommen lassen, falls andere Mitarbeiter Urlaubsgeld erhalten. Es sei denn, dass der Arbeitgeber sachliche Gründe für die unterschiedliche Behandlung seiner Mitarbeiter angeben kann (etwa Leistung, Qualifikation, Erfahrung oder Ähnliches).

Bei Minijobbern ist die Geringfügigkeitsgrenze zu beachten: Sie liegt bei 450 € im Monat, gerechnet auf zwölf Monatsgehälter: Damit gilt eine Beschäftigung als Minijob, wenn sie 5.400 € im Jahr nicht überschreitet. Diese Grenze gilt auch für die Fälle, in denen neben den zwölf regulären monatlichen Löhnen noch Urlaubsgeld gezahlt wird. Die Gesamtsumme muss bei bis zu 5.400 € liegen, damit die Voraussetzungen für die geringfügige Beschäftigung gegeben sind. Bei Überschreitung der Grenze wird die Beschäftigung sozialversicherungspflichtig.

Praxis-Tipp: Schriftliche Erklärung zum Verzicht

Möchte ein Arbeitnehmer die Grenze von 450 € im Monat bzw. 5.400 € im Jahr nicht überschreiten, gibt es die Möglichkeit, auf die Sonderzahlung zu verzichten, wenn dadurch die Grenze wieder unterschritten wird. Dazu muss der Arbeitnehmer schon bei Aufnahme seiner Tätigkeit seinem Arbeitnehmer eine schriftliche Erklärung zum Verzicht abgeben. Allerdings sollte beachtet werden, dass eine solche Verzichterklärung nicht immer rechtmäßig ist – z.B. wenn der Tarifvertrag dies ausschließt.

Urlaubsgeld bei Kündigung: Rückforderung möglich?

Wenn es zur Kündigung eines Arbeitsverhältnisses kommt, stellt sich die Frage, ob das Unternehmen das gezahlte Urlaubsgeld (anteilig) zurückfordern darf. Dies hängt davon ab, ob das Urlaubsgeld eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers ist oder ob ein Rechtsanspruch auf das Urlaubsgeld besteht – z.B. wenn das Urlaubsgeld tagesgenau für genommenen Urlaub gezahlt wird. In einem solchen Fall steht dem Arbeitnehmer für den rechtmäßig genommenen Urlaub das Urlaubsgeld zu und kann nicht zurückgefordert werden. Bei einer freiwilligen Gratifikation, die zu einem bestimmten Stichtag geleistet wird, ist hingegen eine (anteilige) Rückforderung möglich. Die Rückzahlungsklauseln im Arbeits- oder Tarifvertrag müssen sich nach den Grundsätzen richten, die das Bundesarbeitsgericht vorsieht.

Was bei Mitarbeitern in Elternzeit im Hinblick auf Sonderzahlungen zu beachten ist, können Sie in diesem Artikel nachlesen.

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