10.08.2018

Anforderungen an gute Zeiterfassungssysteme

Die Auswahl ist groß - auf welche Punkte kommt es an?

Digitale Zeiterfassungssysteme müssen unterschiedlichsten Ansprüchen gerecht werden: Der Produktionsmitarbeiter hat keinen eigenen Bildschirmarbeitsplatz und der Vertriebsaußendienstmitarbeiter muss seine Arbeitszeiten mobil erfassen können. Wir stellen Ihnen die wichtigsten Anforderungen vor, die digitale Systeme erfüllen müssen.

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Welche Möglichkeiten zur Arbeitszeiterfassung gibt es?

Es hängt meist von der Unternehmensgröße und der Branche ab, welche Anforderungen an eine Zeiterfassungssoftware gestellt werden. Wenn Sie vor der Anschaffung eines neuen Systems stehen, sollten Sie überlegen, wie und wo Ihre Mitarbeiter ihre Zeiten erfassen können:

  • Kundendienstmonteure oder Vertriebsaußendienstmitarbeiter sind viel unterwegs und brauchen eine mobile Lösung, z.B. per Notebook oder Smartphone-App, die z. B. bei SP_Data ein wichtiger Bestandteil der Lösung für die Zeitwirtschaft bzw. Mitarbeiterportal ist.
  • Industrie- und Produktionsmitarbeiter erfassen ihre Arbeitszeiten üblicherweise mit einem Transponder über ein Hardware-Terminal, der gleichzeitig den Zutritt gewähren kann.
  • Büromitarbeiter können ihre Arbeitszeiten am einfachsten erfassen, denn in der Regel verfügen sie über einen eigenen PC und können ihre Zeiten direkt in einer Zeiterfassungssoftware (Softwareterminal) buchen. Gerade für kleine und mittlere Firmen ist dies in der Regel günstiger, da geringere Investitions- und Wartungskosten anfallen.
  • Ein Sonderfall tritt z.B. bei Personal an der Kasse oder LKW-Fahrern ein, denn deren Arbeitszeiten werden ggf. bereits in anderen Systemen registriert, wie im Kassensystem oder über den LKW-Fahrtenschreiber. Sinnvollerweise sollten die darin vorhandenen Anwesenheitszeiten auch für die Arbeitszeiterfassung genutzt werden können. Die Lösung von SP_Data hat extra für diesen Zweck eine Schnittstelle (XML-Terminal) zu diversen Kassensystemen und LKW-Fahrtenschreibern, um diese Zeiten zu importieren.

Tipp: Es ist vorteilhafter, wenn sich die stationäre Zeiterfassung mit einer mobilen Variante am Smartphone kombinieren lässt, da Mitarbeiter dann auch von unterwegs darauf zugreifen können.

Checkliste: Anforderungen an moderne Zeiterfassungssysteme

Die Auswahl an Zeiterfassungssystemen ist groß und unübersichtlich. Hilfreich sind daher Checklisten, mit denen Sie prüfen können, welche Anforderungen eine Zeiterfassungssoftware erfüllen muss. Diese Punkte sollten Sie vor dem Kauf klären:

  • Hardware-Schnittstellen: Achten Sie darauf, dass die ausgewählte Software Schnittstellen zu den Terminals der gängigen Hardwarehersteller bietet. Die Softwarelösung von SP_Data bietet z.B. die Anbindung an dormakaba, PCS oder Datafox.
  • Unternehmensgröße beachten: Ein wesentlicher Faktor ist die Skalierbarkeit eines Systems. Prüfen Sie, für wie viele Mitarbeiter bzw. Buchungen das Erfassungssystem ausgelegt ist und welchen Bedarf Ihr Unternehmen hat. Eventuell gibt es Beschränkungen bei der Anzahl der Mitarbeiter oder Buchungen pro Tag. Auf der sicheren Seite sind Sie mit der Lösung von SP_Data, denn damit sind eine nahezu unbegrenzte Anzahl von Benutzern, Zeitkonten, Buchungen und Tagesplänen möglich.
  • Projektzeiterfassung: Praktisch ist es, wenn die Mitarbeiter ihre Anwesenheiten direkt einem bestimmten Projekt oder Kundenauftrag zuordnen können. Gerade bei Consultants, Programmierern, Wartungstechnikern, bei der Arbeitnehmerüberlassung oder im Telefon-Support lassen sich hier Synergien nutzen. Die entsprechenden Projektzeiten aus der Zeiterfassungssoftware können dann z. B. für eine Kostenkontrolle des Projekts verwendet werden oder dienen gleichzeitig als Stundennachweis dem Kunden gegenüber.
  • Automatische Zeitumstellung: Das Datum und die Uhrzeit müssen im Zeiterfassungssystem, vor allem in den Hardwareterminals, stets korrekt hinterlegt sein, damit z.B. Wochenend- oder Nachtzuschläge korrekt ermittelt und berechnet werden. Die Umstellung von Sommer- auf Winterzeit sollte daher möglichst automatisch erfolgen. 
  • Zutrittskontrolle: Idealerweise lassen sich Arbeitszeiterfassung und Zutrittskontrolle in einem 2-in1-System abbilden. Das Zutrittskontrollsystem registriert die Zutritte und dient gleichzeitig der Erfassung der Kommen- und Gehen-Zeiten.
  • Datenschutz: In Zeiten der DSGVO muss ein Zeiterfassungssystem natürlich auch den geltenden Dokumentations-, Informations- und Löschpflichten gerecht werden. Praktisch ist eine Exportfunktion der Personalstammdaten, damit Sie dem Mitarbeiter jederzeit seine gespeicherten Daten aushändigen können, wenn er diese verlangt.
  • Support des Anbieters: Vor Auswahl eines geeigneten Anbieters sollten Sie unbedingt prüfen, welchen Support der Anbieter für Kundenanfragen, Fehlerbehebungen und Updates bietet.

Sie haben noch Fragen zum Thema Zeiterfassung? Dann sprechen Sie die Experten von SP_Data gerne an.

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