Dienstreisen mit Privatem verbinden

Starker Trend

Im Geschäftsleben ist es eine weit verbreitete Praxis, Dienstreisen mit privaten Aktivitäten zu verbinden. Dieses im Fachjargon „Bleisure Travel“ genannte Phänomen erfreut sich wachsender Beliebtheit bei Geschäftsreisenden. Arbeitgeber sollten sich mit diesem Thema befassen und wissen, worauf konkret zu achten ist.

Dienstreise_web

Der Begriff „Bleisure“ setzt sich aus den englischen Wörtern Business, Leisure und Travel zusammen - es handelt sich also um die Kombination von Geschäftsreisen und privaten Tätigkeiten. Grundsätzlich gibt es zwei Arten von Bleisure-Reisen: Der Geschäftsreisende kann seinen Aufenthalt am Zielort zu privaten Zwecken verlängern oder er kann seine Geschäftstermine mit privaten Aktivitäten verknüpfen.

Bleisure Travel vs. Workation

Bleisure Travel ist keine Workation, bei welcher ein Mitarbeiter über einen längeren Zeitraum in einer Urlaubsregion arbeitet. Bei Bleisure wird eine Dienstreise um private Aktivitäten ergänzt, die Workation ist hingegen ein flexibles Arbeitsmodell, im Rahmen dessen die Arbeit von einem Urlaubsort aus erledigt wird. 

Wachsende Beliebtheit

Bleisure-Reisen gewinnen insbesondere vor dem Hintergrund einer ausgewogenen Work-Life-Balance für Beschäftigte zunehmend an Bedeutung. Das wissen auch die Arbeitgeber - viele Unternehmen unterstützen diese moderne Art des dienstlichen Reisens inzwischen und stimmen den Bleisure-Reisen ihrer Beschäftigten zu. Dafür gibt es gute Argumente, denn erholte Mitarbeiter leisten mehr und bleiben ihrem Arbeitgeber eher treu. Mit Blick auf mögliche Mehrkosten durch private Reiseanteile wird folglich gerne ein Auge zugedrückt, indem zum Beispiel die Verlängerung von Geschäftsreisen aus privaten Gründen in die Reiserichtlinien aufgenommen wird und die Kosten übernommen werden.

Fallstricke

Was verlockend klingt, erfordert dennoch einige Vorbereitung. Die wichtigste Voraussetzung ist, dass der Arbeitgeber über die Pläne informiert wird. Andernfalls könnte der Bleisure-Reisende rechtlich belangt werden, da er möglicherweise die Interessen des Arbeitgebers für private Zwecke nutzt.

Darüber hinaus müssen die Reisenden genau dokumentieren, wann sie während des Aufenthalts arbeiten und wann sie Urlaub machen. Es sollte im Voraus geklärt werden, wie die Abrechnung von Spesen und Flügen erfolgt, da ein späterer Rückflug möglicherweise teurer ist als der für die reine Geschäftsreise vorgesehene.

Ebenso sollte im Vorfeld abgestimmt werden, ob die Bleisure-Reisenden auch für die anschließenden Urlaubstage über den Arbeitgeber versichert sind und ob der Arbeitgeber im Falle eines medizinischen Notfalls weiterhin als Ansprechpartner fungiert. Beschäftigte müssen in der Regel eine eigene Versicherung nachweisen, welche die Risiken während der privaten Urlaubsverlängerungen abdeckt.

Bei Reisen im Inland gilt der normale Versicherungsschutz, wenn Mitarbeiter bezahlten Urlaub nehmen. Bei unbezahltem Urlaub ist der Zeitraum für den Versicherungsschutz maßgebend. Es ist daher anzuraten, vorab alle Rahmenbedingungen zu klären, um mögliche Missverständnisse zu vermeiden.

Reisekostenabrechnung

Die Trennung von Dienst- und Privatreisekosten ist ein Muss und wird durch das Bundesreisekostengesetz geregelt. Unternehmen tragen in der Regel alle Kosten für Dienstreisen oder können sie steuerfrei erstatten. Deshalb ist es wichtig, die Kosten klar und transparent aufzuschlüsseln, um eventuelle steuerliche Probleme zu vermeiden.

Fazit

Bleisure kann zu einer höheren Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeiter führen. Dieser Aspekt wird insbesondere von jüngeren Beschäftigten geschätzt, die einen größeren Wert auf Flexibilität und Work-Life-Balance legen. Daher kann Bleisure auch als Instrument zur Mitarbeiterbindung betrachtet werden. Es ist allerdings unabdingbar, im Zuge der Genehmigung von Bleisure-Reisen insbesondere die sozialversicherungs- und steuerrechtlichen Spielregeln genau zu beachten.

 

 

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