Letzen Monat haben wir darüber berichtet, welche Vorteile ein Bewerbermanagementsystem (BMS) hat und wie es hilft, den Bewerbungsprozess zu standardisieren und zu strukturieren. In diesem Artikel stellen wir die Arbeitsschritte vor, die ein BMS ganz oder teilweise übernehmen kann, um Sie bei der Neubesetzung Ihrer Vakanzen bestmöglich zu unterstützen.
Digital eingehende Bewerbungen sollten automatisch vom System erfasst werden können. Das beschleunigt den Prozess, beugt Übertragungsfehlern vor und vermeidet, dass Dokumente falschen Bewerbern zugeordnet werden. In der Praxis gibt es zahlreiche Möglichkeiten, wie Bewerbungen in ein Unternehmen gelangen und von dem BMS verarbeitet werden:
Abgesehen davon, dass das Bewerbermanagementsystem Informationen wie Name und Kontaktdaten automatisch erfassen sollte, kann es durch die strukturierte Erfassung weiterer Daten die HR-Arbeit deutlich erleichtern:
Eine integrierte Dublettenprüfung scannt Namen und Geburtsdaten nach doppelt eingegangenen Bewerbungen (beispielsweise aus mehreren Kanälen auf dieselbe Stelle) und fasst die Daten in einer Akte zusammen.
Die Bewerberdaten sollten mit der passenden Stelle verknüpft sein, dazu müssen auch offene Stellen ins BMS eingepflegt werden. Wenn ein Bewerber für eine andere offene Stelle geeignet ist, sollte das BMS die Möglichkeit bieten, ihn nachträglich auch mit dieser Stelle zu verknüpfen.
Sinnvoll ist außerdem, wenn das System Stationen des Lebenslaufs und Qualifikationen (Sprachen, IT-Kenntnisse…) separat erfasst. So lassen sich Lücken im Lebenslauf schnell erkennen und geeignete Bewerber beispielsweise nach ihren Qualifikationen filtern.
Moderne BMS sind in der Lage abzugleichen, wie gut die Fähigkeiten eines Bewerbers zur ausgeschriebenen Stelle passen. Durch ein Sterne-Bewertungssystem kann HR so schnell und einfach eine Vorauswahl geeigneter Kandidaten treffen und diese an die entsprechende Fachabteilung weiterleiten.
Dazu müssen die Stellenprofile jedoch auch im System angelegt sein. Die Lösung von SP_Data bietet diese Möglichkeit. Stellen und Bewerber können strukturiert zugeordnet werden.
Gute Systeme können auch die Kommunikation mit dem Bewerber erleichtern, indem Standardtexte hinterlegt, individuell ergänzt und per Knopfdruck als E-Mail exportiert und versendet werden können. Auch Eingangsbestätigungen oder Absagen können so automatisiert in den Workflow eingebunden werden.
Soll aus den Unterlagen ein Bewerberpool angelegt werden, muss die Genehmigung zur Speicherung der Daten abgefragt werden. Das BMS erlaubt, die Bewerbungen mit entsprechendem Hinweis zu versehen und Unterlagen ohne Erlaubnis nach einem bestimmten Zeitraum zu löschen. Nur so werden Sie den Anforderungen der DSGVO gerecht. Das BMS speichert zudem den Schriftverkehr, was im Falle einer Beschwerde wegen eines Verstoßes gegen das AGG relevant sein kann.
Die entscheidende Person erhält einen Link zur eingegangen Bewerbung, was zum einen den Zugriff zu jeder Zeit erlaubt, zum anderen lokale Sicherungen auf diversen Rechnern verhindert. Mehr dazu lesen Sie auch in diesem Beitrag. Die Lösung von SP_Data bietet zusätzlich zur Vorauswahl die Möglichkeit, dass die Fachabteilung nach dem Bewerbungsgespräch anhand eines enthaltenen Kriterienkatalogs bewertet, wie gut einzelne Bewerber abgeschnitten haben.
Heutzutage ist es zwingend notwendig, fähige Bewerber so schnell wie möglich zu kontaktieren und einzuladen. Schleppende Prozesse und vergessene Antworten können sich Unternehmen in Zeiten des Fachkräftemangels nicht leisten. Moderne Systeme sind nicht nur in der Lage, die Prozesse effizienter zu gestalten, sie können zusätzlich auch mit automatisierten Erinnerungsfunktionen gefüttert werden, um sicherzustellen, dass Bewerber zeitnahe Antworten bekommen. Wird ein Kandidat eingestellt, ist es zudem sinnvoll, wenn seine Daten aus dem BMS übertragungsfehlerfrei in das vorhandene Personalmanagement- oder abrechnungssystem übertragen werden können.