Die meisten Personaler haben genug davon, in den unzähligen Aktenordnern die Personalakten der Mitarbeiter auf dem Laufenden zu halten und zu organisieren. Digitale Personalakten sind auf dem Vormarsch, denn die Vorteile liegen auf der Hand: Jeder Zugriffsberechtigte kann jederzeit und von überall auf vollständige und einheitlich strukturierte Akten zugreifen und sie bearbeiten. Viele Unternehmen haben aber großen Respekt vor der Auswahl der richtigen Software und der Gestaltung der Einführungsphase. Das muss nicht sein, wir zeigen wie´s geht.
Die Einführung von digitalen Personalakten ist eine Herausforderung, schließlich gibt es gerade im Hinblick auf technische und rechtliche Anforderungen, z.B. durch die DSGVO einiges zu beachten. Die folgenden Tipps unterstützen Unternehmen dabei und helfen, häufige Fehler zu vermeiden.
Schon in der Planungsphase sollten alle Beteiligten wie Betriebsrat, IT, Datenschutzbeauftragte und die anwendenden HR-Mitarbeiter in das Projekt eingebunden werden. Damit werden schon in der Anfangsphase die Interessen und Ziele aller Beteiligten ausreichend berücksichtigt. Dadurch steigt die Akzeptanz für das Projekt und es ist zudem wahrscheinlicher, dass am Ende eine rechtlich einwandfreie, wirtschaftliche und praktikable Lösung herauskommt, die die Arbeit aller Beteiligten auch wirklich vereinfacht und von allen mitgetragen wird.
Zunächst muss die digitale Personalakte den rechtlichen Anforderungen entsprechen: die Daten müssen sicher verschlüsselt und übermittelt werden und den Vorschriften der GoBD und DSGVO entsprechen. Aber neben den rechtlich zwingend notwendigen Funktionen gibt es weitere Kriterien, die Sie auf der Suche nach einem guten Anbieter prüfen sollten:
Stehen nun die Interessen und Ziele der Beteiligten für das Projekt fest, sollten die Beteiligten überlegen, wer welche Zugriffsrechte auf die Daten benötigt und welches Rollen- und Rechtekonzept dafür nötig ist. Dazu ist es hilfreich, mögliche Anwendungsfälle durchzuspielen, um zu gewährleisten, dass die Daten einerseits transparent, aber auch vertraulich abgelegt werden, damit unberechtigte Dritte darauf keinen Zugriff haben. Überlegen Sie daher:
Ein nicht unwesentlicher Punkt ist, wer die vorhandenen Papierakten digitalisiert. Erledigt dies ein zertifizierter Dienstleister oder haben Sie die Ressourcen dies selbst zu übernehmen? Vor der eigentlichen Digitalisierung sollten alle Akten überprüft und von unnötigen Dokumenten bereinigt werden, um den Scanaufwand schon im Vorfeld zu reduzieren.
Falls Sie sich für den physischen Transport zum Dienstleister entscheiden, sollten Sie diesen genau planen und überlegen, wo und wie lange Sie die Papierakten nach Abschluss der Digitalisierung noch einlagern wollen.
Hinweis: Berücksichtigen Sie für eine interne Scan-Aktion unbedingt die dafür notwendigen Ressourcen (Mitarbeiter, technische Ausstattung und Räumlichkeiten). Intern dürfen diese Aufgabe meist nur wenige autorisierte Personen übernehmen. Zudem ist ein manueller Digitalisierungsprozess oft langwierig und mühsam. Dies kann sich auch negativ auf die Motivation der Beteiligten und deren Akzeptanz auswirken.
Planen Sie anschließend genügend Zeit für die Implementierung, für eine ausgiebige Testphase und für unternehmensinterne Schulungen ein. Nur so bekommen Sie wertvolles Feedback für Verbesserungen von den beteiligten Mitarbeitern, was letztendlich auch die Akzeptanz des Projektes fördert.