Worauf Sie bei der Einführung eines Mitarbeiterportals Wert legen sollten
Ende des letzten Jahres haben wir Ihnen die Möglichkeiten vorgestellt, die ein modernes Mitarbeiterportal bieten kann. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie von diesen Möglichkeiten profitieren und worauf Sie bei der Einführung achten sollten.
Voraussetzung: Schnittstellen
Von einem Mitarbeiterprotal, das Employee Self Services anbietet, können beide Seiten profitieren. Mitarbeitern ermöglicht es selbstbestimmt Änderungen vorzunehmen, auf Dokumente zuzugreifen und Prozesse anzustoßen – für HR wiederum bedeutet das geringere Aufwände für Verwaltungstätigkeiten, automatisierte Prozesse und einen besseren Überblick.
Um die Arbeitserleichterung voll auszuschöpfen, sollte das Mitarbeiterportal Schnittstellen zur verwendeten Software bieten. Ändert ein Mitarbeiter bei Umzug beispielsweise seine Adresse, sollten die neuen Stammdaten direkt in die digitale Personalakte übernommen und von dort auf die nächste Abrechnung übertragen werden. Deswegen kann es sinnvoll sein, sich für alle Produkte aus einer Hand zu entscheiden.
Bietet das Mitarbeiterportal auch die Möglichkeit, Arbeitszeiten zu erfassen – im besten Falle sogar mobil – ist eine Schnittstelle zur Zeitwirtschaft notwendig. Nur dann können erfasste Zeiten auch direkt für die Abrechnung genutzt werden. Sinnvoll ist, wenn die Abrechnung vom Mitarbeiter selbst über das Portal abgerufen werden kann. So gehen Abrechnungen nicht verloren und Mitarbeiter können jederzeit darauf zugreifen.
Nützlich: Protokolle
Nicht selten ziehen sich vermeintliche Routineprozesse unendlich in die Länge, weil ein Antrag untergeht, vergessen wird, in der Abstimmung hängt oder im Alltagsgeschäft schlicht und ergreifend unter den Tisch fällt.
Digitale Prozessabläufe – sei es ein Urlaubsantrag oder die Reisekostenabrechnung – sind später viel besser nachvollziehbar. Das Mitarbeiterportal von SP_Data verfügt zudem über eine Protokollierungsfunktion, die zu jeder Zeit Auskunft darüber gibt, wo ein Antrag hängt und ob ihn alle zuständigen Personen erhalten haben.
Unumgänglich: Sicherheitskonzept
Um diese Vorteile bedenkenlos anbieten zu können, sollte die Lösung über ein ausgefeiltes Sicherheitskonzept verfügen. Nicht selten ist die digitale Lösung dann sogar sicherer als das althergebrachte Papier, das leicht offen irgendwo liegen bleibt, oder durch mehrere Hände wandern muss. Das Mitarbeiterportal von SP_Data bietet ein Berechtigungskonzept, bei dem Mitarbeiter rollenspezifisch nur auf die Inhalte zugreifen können, die für sie gedacht sind und es schützt die Daten zusätzlich durch persönliche Passwörter und Verschlüsselung. Auch hier ist die Lösung bereits DSGVO-konform aufgestellt.
