Wohl dem, der von sich behaupten kann, einen entspannten Jahresausklang zu haben. Für die meisten Menschen wird es gegen Ende des Kalenderjahres immer erst so richtig stressig: Denn abgesehen vom privaten Einkaufsstress (Weihnachtsgeschenke!) herrscht für viele auch beruflich Trubel vor Weihnachten. Zahlreiche Branchen haben ihr Saisongeschäft im Dezember und fast jeder möchte vorm Weihnachtsurlaub seine Aufgaben abhaken. Auch die Entgeltabrechner haben zum Jahresende noch mal gut zu tun, weil die Mitarbeiter ihr Weihnachtsgeld pünktlich auf ihrem Konto erwarten. Doch wie wird die Sonderzahlung im Hinblick auf Sozialversicherung und Lohnsteuer korrekt abgerechnet? Und was passiert bei einer Rückzahlung des Weihnachtsgeldes, wenn ein Mitarbeiter aus dem Unternehmen ausscheidet? Wir haben die Infos für Sie.
Für die Abführung von Sozialversicherungsbeiträgen gilt bei der Sonderzahlung die Beitragsbemessungsgrenze (BBG). Bis zu dieser Grenze sind Beiträge zu entrichten: Für Kranken- und Pflegeversicherung liegt die BBG 2017 bei 4.350 € im Monat, für Renten- und Arbeitslosenversicherung bei 6.350 € (West) bzw. 5.700 € (Ost) pro Monat. Wenn das Weihnachtsgeld die BBG unterschreitet, berechnet sich der Sozialversicherungsbeitrag aus der Differenz von BBG und Entgelt.
Am Beispiel erklärt:
Reguläres Gehalt: 3.800 € / Sonderzahlung im November: 3.800 € (Weihnachtsgeld)
Berechnetes beitragspflichtiges Entgelt: 11 x 3.800 € = 41.800 €
BBG für Kranken- und Pflegeversicherung: 11 x 4.350 € = 47.850 €
Berechnungsgrundlage für KV-/PV-Beiträge: 47.850 € - 41.800 € = 6.050 €
BBG für Renten- und Arbeitslosenversicherung: 11 x 6.350 € (West) = 69.850 €
Berechnungsgrundlage für RV-/AV-Beiträge: 69.850 € - 41.800 € = 28.050 €
Was ist zu zahlen?
Bei den genauen Sozialversicherungsbeiträgen ist nun die Frage, ob der berechnete Betrag (6.050 € KV/PV, 28.050 € RV/AV) das monatliche Entgelt übersteigt oder nicht. Liegt der Betrag unter dem Entgelt, gilt der berechnete Betrag als Grundlage für die Kalkulation der Sozialversicherungsbeiträge. In unserem Beispiel liegen die errechneten Summen aber höher als das Entgelt von 3.800 €. In diesem Fall wird der Sozialversicherungsbeitrag dann aus dem Entgelt berechnet.
Auch für die Lohnsteuer gibt es eine konkrete Berechnungsanleitung beim Weihnachtsgeld: Zunächst wird die reguläre Lohnsteuer aus dem voraussichtlichen Jahresbrutto ohne Sonderzahlung berechnet. Dann wird die theoretische Lohnsteuer aus dem Jahresbrutto mit Sonderzahlung berechnet. Die Differenz dieser beiden berechneten Beträge gibt die Höhe der abzuführenden Lohnsteuer an.
Manche Arbeitgeber legen im Arbeitsvertrag fest, dass das Weihnachtsgeld ganz oder anteilig zurückzuzahlen ist, wenn ein Mitarbeiter bis zu einem bestimmten Zeitpunkt im Kalenderjahr aus dem Unternehmen ausscheidet (z.B. Ende Februar im folgenden Jahr). Die Entgeltabrechnung funktioniert am einfachsten, wenn Sie das zurückzuzahlende (anteilige) Weihnachtsgeld mit dem letzten regulären Entgelt verrechnen. Die Lohnsteuer berechnet sich dann aus der restlichen auszuzahlenden Summe.