Wird eine neue Software im Unternehmen eingeführt, so ist es von großer Bedeutung, die unterschiedlichen Interessengruppen mit einzubeziehen. Wir verraten Ihnen, welche Stakeholder Sie auf jeden Fall mit einbeziehen sollten. So vermeiden Sie eine Blockadehaltung, Konflikte oder Missverständnisse, wenn Sie transparent kommunizieren.
Wichtige Stakeholder einbeziehen
Führen Sie eine neue Software ein, sollten Sie die Belegschaft mit ins Boot holen, denn sie sind es, die die neue Softwarelösung nutzen werden. Holen Sie sich von den zukünftigen Nutzern Informationen ein, was für Anforderungen sie an die neue Software stellen, bieten Sie Infoveranstaltungen oder informieren Sie im Intranet über die Einführung der neuen Software. Auch ist es ratsam unter den Mitarbeitern Experten, sogenannte Key-User, für die Softwarenutzung festzulegen. Sie fungieren als Kommunikationsschnittstelle für die Kollegen und Geschäftsführung sowie für den Softwarehersteller.
Als technischer Ansprechpartner ist die IT auch dafür zuständig, die benötigten Rahmenbedingungen zur Einführung einer neuen Software zu schaffen. Mit ihr klären Sie z. B. wichtige Schnittstellen, wenn die Softwarelösung in das bestehende System integriert werden soll.
Werden mit der neuen Software personenbezogene Daten erhoben, ist es ratsam, mit der Compliance-Abteilung ins Gespräch zu gehen. Wichtige Fragen zum Datenschutz, vor allem mit Blick auf die EU-DSGVO, können Sie mit den Zuständigen klären.
Der Betriebsrat hat die Aufgabe, Mitarbeiterrechte zu schützen und auch ein Mitspracherecht, wenn es um die Einführung neuer Software geht. Beziehen Sie ihn daher frühzeitig in die Entscheidung mit ein, sodass es am Ende nicht zu einer Blockierung durch den Betriebsrat kommt.
Die richtige Einführungsstrategie festlegen
Kündigen Sie im Vorfeld mit geeigneten Maßnahmen (Mailing, Intranet etc.) die Einführung der Software an. Sobald die Software implementiert wurde, bieten Sie Schulungen für die Mitarbeiter an, die Bedarf haben.
Nutzen Sie die ersten Wochen als Testphase und holen Sie Feedback über festgelegte Key-User ein. So decken Sie frühzeitig Schwachstellen auf und können im Zweifelsfall schnell nachbessern lassen.
Nehmen Sie das Feedback der Nutzer nach einigen Monaten auf, z. B. über Fragebögen, und werten Sie aus, ob es Möglichkeiten zur Verbesserung gibt und wie die Software angenommen wird. Ist die Bilanz positiv, können Sie entscheiden, ob es sinnvoll ist die jeweilige Software um weitere Bereiche zu ergänzen.