Damit sich Mitarbeiter persönlich weiterentwickeln können, brauchen sie ehrliche Rückmeldungen. Manchmal liegen Selbsteinschätzung und Fremdeinschätzung sehr weit auseinander. Dann haben Vorgesetzte und Kollegen die undankbare Aufgabe, ihre Kollegen und Mitarbeiter konstruktiv auf unbewusste oder unangebrachte Verhaltensweisen hinzuweisen. Wir geben Tipps, wie Sie wirkungsvolle Rückmeldungen geben.
Ehrliches Feedback ist immer auch eine Chance für diejenigen, die das Feedback bekommen. Nur so bekommt der Feedbacknehmer die Möglichkeit, seine Selbstwahrnehmung mit der Fremdwahrnehmung zu vergleichen. Damit das Feedback richtig ankommt und auch angenommen wird, sollten nachfolgende Regeln beachtet werden.
Geeigneten Zeitpunkt finden
Gerade kritisches Feedback sollte nie unter Zeitdruck oder zwischen „Tür und Angel“ weitergegeben werden. Am besten kündigt der Vorgesetzte das Feedback-Gespräch rechtzeitig an, so dass sich auch der Feedbacknehmer darauf vorbereiten kann. Vorgesetzte sollten auch bedenken, dass der Feedbacknehmer emotional reagieren könnte. Er sollte also nach einem aufwühlenden Gespräch Zeit haben, das Gehörte zu verarbeiten. Die zu besprechende Situation sollte nicht zu weit in der Vergangenheit liegen, ansonsten besteht die Gefahr, dass die Kritikpunkte in Vergessenheit geraten.
Geeigneten Raum schaffen
Feedback sollte immer unter vier Augen in einer angenehmen Atmosphäre gegeben werden. Nur wenn sich der Empfangende nicht unter Druck fühlt, kann er das Feedback annehmen. Bei Feedback-Runden mit mehreren Personen besteht immer die Gefahr, dass der Rechtfertigungsdruck (gerade auch vor den Kollegen) enorm steigt. Damit sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass das Feedback angenommen wird.
Um eine Selbsteinschätzung bitten
Am Anfang eines Feedback-Gesprächs ist es häufig hilfreich, dass sich der Feedbacknehmer zuerst selbst einschätzt. War er zum Beispiel selbst mit der Abwicklung des aktuellen Projektes zufrieden oder sieht er Verbesserungsbedarf? Die Eigen- und die Fremdwahrnehmung abzugleichen ist oft sehr hilfreich, da sich die Positionen häufig gar nicht so sehr unterscheiden.
Konkrete Situationen und eigene Wahrnehmung benennen
Der Feedbackgeber sollte zu Gesprächsbeginn klar machen, dass es sich bei dem Feedback um seine Sicht der Dinge handelt. Er sollte seine Wahrnehmung eines Sachverhalts schildern, diesen aber nicht bewerten oder interpretieren. Auf einer sachlichen Ebene sollte der Feedbackgeber konkrete und selbst beobachtete Situationen schildern und sich keinesfalls auf Eindrücke oder Geschichten von anderen Menschen stützen.
Ich-Botschaften anstelle von Vorwürfen
Damit das Feedback (auch negative Punkte) positiv aufgenommen wird, ist es wichtig, dass Feedbackgeber und -nehmer vertrauensvoll und respektvoll miteinander umgehen. Feedback lässt sich am besten in sogenannten „Ich-Botschaften“ formulieren („Ich habe beobachtet, dass …“). Dabei bietet es sich an, dieses Feedback in 4 Schritten zu äußern:
Das Feedback kann als Wunsch für die Zukunft formuliert werden. Verbote oder Vorwürfe sollten allerdings tabu sein.
Tipp: Du-Botschaften werden häufig als Vorwürfe interpretiert und sollten daher unbedingt vermieden werden. Sätze wie “Du hörst in Besprechungen nie zu und schaust ständig auf dein Handy!” erzeugen meist eine Verteidigungs- und Abwehrhaltung.