Die unkritische Leichtigkeit, mit der Payroll-Prozesse ausgelagert werden
Fachkräftemangel in der Personalabteilung, Kosten- und Restrukturierungsdruck stellen Unternehmen in Deutschland heute und in Zukunft vor neue Herausforderungen. Outsourcing scheint dann als erste Lösung und Allheilmittel auf der Agenda zu stehen.
Der oftmals übereilte Wechsel zum Outsourcing erklärt sich aus unterschiedlichen Positionen innerhalb von HR und im Standing gegenüber der Unternehmensleitung.
Erstens gelten administrative Prozesse oftmals als weniger ‚hip‘ und stehen nicht im Fokus der HR-Strategie. Jungen Personalern wird bereits während der Hochschulausbildung vermittelt, dieses sei ein „klassischer Outsourcing-Prozess“ und „ermögliche die Konzentration auf die HR-Kernkompetenz“.
Zweitens wird bei dem Ausfall der Payroll-Sachbearbeiter/einer Stellenneubesetzung die Möglichkeit gesehen, sich der Entgelt-Detailthemen zu entledigen.
Drittens kann bzw. konnte das Payroll-Team bis zu dem Tag X den eigenen Wertschöpfungsbeitrag nicht transparent darstellen, so dass eine Auslagerung unvermeidbar erscheint.
Das Problem: HR ist im Disput und entkernt sich selbst. Die fehlende Fantasie bei der Gestaltung von Payroll-Prozessen und –Schnittstellen kann nur selten durch den Dienstleister aufgefangen werden.
Die erste Empfehlung lautet daher: vor den ersten Gesprächen mit potentiellen Dienstleistern klären, ob die eigene Payroll noch Potenzial besitzt und ggf. nur die HR-Tools optimiert werden könnten. Dieses bildet eine gute Basis für Folgegespräche mit einem Outsourcer: Ist HR sich eigener Stärken und Schwächen bewusst, wird deutlich, an welcher Stelle die erweiterte Dienstleistung ansetzen kann.
Im Folgenden auszugsweise Tipps und Fragestellungen:
Die Datenbasis der Payroll sollte nicht unterschätzt werden: Welche Daten werden beim Dienstleister gepflegt, welche in internen HR-Systemen? Wie erfolgt der automatisierte Austausch? Wie gut lässt sich das System des Dienstleisters in die Unternehmenssoftwareumgebung einbinden? Können Dateien 1:1 übergeben werden, die bereits im Unternehmen digital vorliegen (z. B. einfache Stundenzettel, Werte in Excel)?
Prüfen Sie, wie der Dienstleister bei der Prozessübernahme arbeitet. Gilt ausschließlich der Dienstleister-Standard oder orientiert sich der Dienstleister am Standard des Auftraggebers? Werden arbeitsintensive Prozesse abgedeckt? Liefert der Dienstleister gute Anregungen für verbesserten Service und die Automation manueller Tätigkeiten (z. B. Serienbriefe b. Gehaltsveränderungen)? Gibt es einen persönlichen Ansprechpartner?
Etablierte Softwarehäuser wie SP_Data bieten zum Outsourcing temporäre Alternativen: bei Ausfall eines Payroll-Mitarbeiters bzw. in Urlaubszeiten übernehmen unsere Berater den Payroll-Prozess. Dem vorangegangen ist die dokumentierte Prozessanalyse. Im Vorfeld wurden Schwachstellen bereinigt. Die regelmäßige Anpassung der Dokumentation schafft Sicherheit auf Seiten des Unternehmens und der Vertretung. Wird dann das vollständige Business-Process-Outsourcing in Erwägung gezogen, ist die HR-Abteilung gerüstet – denn: wer schreibt, der bleibt!
