Wie können Mitarbeiter und HR profitieren?
Mitarbeiterportale können einiges bieten und sowohl HR-Verantwortlichen als auch Mitarbeitern den Arbeitsalltag erleichtern. Die sogenannten Employee Self Service (ESS) Systeme bilden klassische Prozesse digital ab und ermöglichen Mitarbeitern, bestimmte Workflows selbst anzustoßen oder vorzunehmen. Wie ein solches System aussehen kann und welche Möglichkeiten es gibt, lesen Sie hier.
Wie sieht ein Mitarbeiterportal aus?
Ein Mitarbeiterportal automatisiert bestimmte Verwaltungsaufgaben und gibt Mitarbeitern die Möglichkeit, Prozesse selbst anzustoßen. Urlaubsanträge, Zeiterfassung und Vertretungen können so beispielsweise transparent und schnell bearbeitet werden. Zusätzlich können Mitarbeiterportale Informationen bereitstellen und Organisationselemente anbieten, wie individuelle oder teaminterne Abwesenheitsübersichten und Kalender. Die Angebote können von der Abwesenheitsverwaltung über die Reisekostenabrechnung bis zur E-Learning-Plattform reichen. Jeder Mitarbeiter erhält dabei lediglich Zugriff auf die Bereiche und Funktionen des Portals, die im Rahmen seiner Rolle definiert werden. Gute Systeme bieten außerdem mobile Lösungen an für Mitarbeiter, die im Außendienst oder auf Baustellen tätig sind.
Zeitersparnis für Mitarbeiter und HR
Ein Mitarbeiterportal involviert Arbeitnehmer in die Personaladministration. Das reicht von der Änderung der Stammdaten, über die Zeiterfassung bis zur Antragstellung von Urlaub, Gleitzeit oder Dienstreise. Den Mitarbeitern gibt es die Möglichkeit, selbstständig Änderungen vorzunehmen, die Personalabteilung spart Zeit, die sonst für administrative Tätigkeiten verloren geht. Auch der digitale Abruf der Entgeltabrechnung bietet beiden Seiten Vorteile. Bei professionellen Systemen ist die Zeiterfassung ortsunabhängig per App möglich, was gerade für Mitarbeiter ohne festen Arbeitsplatz komfortabel ist.
Weitere Vorteile
Das Mitarbeiterportal vereinfacht Prozesse und erleichtert die Kommunikation zwischen allen verantwortlichen Stellen. So kann ein Urlaubsantrag automatisch an die Führungskraft und die Vertretung geschickt werden – eine relevante Erleichterung und Beschleunigung des Genehmigungsverfahrens. Für den Antragsteller ist der Workflow so transparent und das Vorgehen erlaubt ihm Eigenverantwortlichkeit.
Auch Reise- oder Bewirtungskosten lassen sich über ein Portal einfach erfassen. Eine Anbindung an das Abrechnungsprogramm erleichtert die Personalarbeit signifikant.
Zusätzlich kann ein Mitarbeiterportal aber auch andere Benefits bieten wie eine Schnittstelle zu E-Learning-Angeboten, die Mitarbeitern passend zu ihrer Rolle auf der Startseite angeboten werden.
