Das Hinweisgeberschutzgesetz wird 2023 für neue Pflichten in Unternehmen sorgen. Einige werden eine Meldestelle einrichten müssen. Wen das betrifft und welche Pflichten wann genau erfüllt sein müssen, lesen Sie hier.
Hintergrund des Hinweisgeberschutzgesetztes ist die Umsetzung der EU-Richtlinie 2019/1937 des Europäischen Parlaments und des Rates zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden. Diese ist bereits am 19. Dezember 2019 in Kraft getreten. Mit Hilfe dieser Richtlinie soll es besser gelingen, Rechtsverstöße aufzudecken, zu unterbinden und die Rechtsdurchsetzung zu verbessern. Durch sie sollen Unternehmen dazu verpflichtet werden, vertrauliche Meldesysteme einzurichten, die den:die Hinweisgeber:in besser schützen, z. B. vor Kündigung oder Schadensersatzansprüchen.
Ursprünglich hätte die Richtlinie bereits zum 17. Dezember 2021 in nationales Recht umgesetzt werden müssen, der deutsche Gesetzgeber hat allerdings erst zum 27. Juli 2022 einen Regierungsentwurf für ein Hinweisgeberschutz beschlossen. Mit der Verabschiedung ist bis etwa April 2023 zu rechnen, mit einem Inkrafttreten des Hinweisgeberschutzgesetztes in etwa Mitte des Jahres 2023.
Sind in Ihrem Unternehmen 50 oder mehr Personen beschäftigt, dann müssen Sie künftig ein Meldesystem einrichten. Das bedeutet, dass eine zuständige Person oder Stelle dafür zuständig sein muss, eingehende Meldungen zu kontrollieren, zu bearbeiten und zu dokumentieren.
Bis spätestens 17. Dezember 2023 muss die Umsetzung erfolgen, wenn das Unternehmen 50 bis 250 Mitarbeiter:innen hat. Bei mehr als 250 Beschäftigten gilt die Verpflichtung prinzipiell schon seit Mitte Dezember 2021 – eine deutsche Regelung existiert dazu, wie bereits erwähnt, allerdings noch nicht. Unternehmen sollten sich bereits jetzt gut vorbereiten, denn es ist wahrscheinlich, dass eine Umsetzung für sie gleich nach Inkrafttreten der deutschen Regelung Pflicht ist.
Hinweis: Geldbußen von bis zu 20.000 Euro drohen bei Verstößen gegen das Hinweisgeberschutzgesetz.
Das Hinweisgeberschutzgesetz soll für einen weit gefassten Anwendungsbereich gelten. Unter anderem bei gemeldeten Verstößen gegen deutsche und europäische Rechtsvorschriften
Wer einen Verstoß melden möchte, muss die Möglichkeit haben, sich an eine interne oder externe Meldestelle zu wenden. Kann ein Unternehmen keine eigene Meldestelle bereitstellen, kann es die entsprechende Dienstleistung z. B. bei einer Rechtsanwaltskanzlei einkaufen. Auch können sich mehrere Unternehmen für den Betrieb einer Meldestelle zusammenschließen. Wichtig ist, dass die Meldestellen einen vertrauensvollen Austausch von Informationen möglich machen – die Identität des Hinweisgebers bzw. der Hinweisgeberin muss vertraulich bleiben (die Möglichkeit zur anonymen Kommunikation muss ab 1. Januar 2025 gegeben sein). Die Übermittlung von Hinweisen muss schriftlich und mündlich möglich sein. Außerdem sind Unternehmen verpflichtet, ihre Mitarbeiter:innen über die Meldestelle zu informieren.
Tipp: Es gibt bereits Dienstleister, die geeignete Systeme anbieten wie z. B. Whistleblower Software oder EQS Integrity Line.