Die Beschäftigung von Mitarbeitern, die nicht in Deutschland leben und im Homeoffice für ein deutsches Unternehmen arbeiten, bringt einige spezifische rechtliche und organisatorische Herausforderungen mit sich. Worauf muss die Personalabteilung achten?
Es muss geklärt werden, welches nationale Arbeitsrecht gilt.
Konkret: Gelten die deutschen Regularien oder das Arbeitsrecht des Staates, in dem der Beschäftigte lebt und arbeitet? Der Arbeitsvertrag muss ggf. an die rechtlichen Gegebenheiten des Landes angepasst werden, in dem der Mitarbeiter arbeitet.
Meist gilt das Sozialversicherungsrecht des Landes, in dem der Mitarbeiter wohnt und arbeitet. Dies muss mit den deutschen Regelungen abgeglichen werden, um eine Doppelversicherung zu vermeiden.
Hinweis: Wenn Beschäftigte lediglich vorübergehend im Ausland arbeiten, kann eine A1-Bescheinigung erforderlich sein, um zu bestätigen, dass sie weiterhin im deutschen Sozialversicherungssystem versichert sind.
Es ist zu klären, ob und wie in Deutschland und im Wohnsitzland des Mitarbeiters die Lohnsteuern abgeführt werden müssen.
Bei dauerhafter Homeoffice-Arbeit im Ausland kann es zur Begründung einer steuerlichen Betriebsstätte kommen, was erhebliche steuerliche Konsequenzen haben kann.
Es muss sichergestellt werden, dass der Mitarbeiter im jeweiligen Land eine Arbeitserlaubnis und auch eine Aufenthaltsgenehmigung hat.
Die europäische Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) gilt auch, wenn Beschäftigte in einem Land außerhalb der EU arbeiten. Deshalb müssen Maßnahmen getroffen werden, um den Schutz personenbezogener Daten zu gewährleisten.
Die Beschäftigung von Mitarbeitern im Homeoffice im Ausland erfordert eine sorgfältige Prüfung und Anpassung der bestehenden Unternehmensrichtlinien und -praktiken. Es gilt, auf verschiedenen Rechtsgebieten Risiken zu vermeiden, insbesondere mit Blick auf die Felder Arbeitsrecht, Sozialversicherungsrecht, Steuerrecht und Datenschutz.