Wer Kandidat:innen zum Vorstellungsgespräch einlädt, muss in der Regel auch die Reisekosten bzw. Fahrtkosten erstatten. Die Übernachtung in der Luxussuite beinhaltet dies allerdings nicht. Welche Regelungen bei der Erstattung der Reisekosten gelten, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Wer muss die Fahrtkosten bezahlen?
Laden Sie Bewerber:innen zu einem Vorstellungsgespräch ein, müssen diese in der Regel Fahrtkosten beziehungsweise (An-)Reisekosten bezahlen. Gemäß § 670 BGB sind Sie verpflichtet, den Bewerber:innen ihre anfallenden Reisekosten zu erstatten. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie diese später einstellen oder nicht. Hier gilt die Regel: Wer einlädt, muss zahlen.
Hinweis: Reist ein:e Bewerber:in auf eigene Faust an, macht falsche Angabe oder kommt auf Vermittlung der Arbeitsagentur, sind Sie nicht zum Kostenersatz verpflichtet.
Welche Kosten müssen Arbeitgeber:innen erstatten?
Arbeitgeber:innen müssen die verkehrsüblichen Kosten für die Anreise, z. B. 0,30 Euro pro Kilometer bei einer Anreise mit dem Auto oder die angefallenen Kosten für die Bahnfahrt erstatten. Kommt der:die Kandidat:in von weiter her, müssen Sie auch die Übernachtungskosten und zusätzliche Verpflegungskosten übernehmen, wenn die An- und Abreise am selben Tag nicht zumutbar ist.
Allerdings müssen die Kosten „angemessen“ sein und dem angestrebten Job entsprechen. So müssen Sie beispielsweise keine Flugkosten oder die Übernachtung in der Luxussuite bezahlen. Flugkosten werden z. B. nur in gehobenen Positionen übernommen oder wenn dies explizit zugesagt wurde.
Ausnahmen, Kostenausschluss und Absprachen
Als Arbeitgeber:in haben Sie allerdings das Recht, die Kostenerstattung auf eine bestimmte Höhe zu beschränken oder auch die Kostenübernahme komplett abzulehnen. Beispielsweise können Sie die Kostenübernahme nur für die Anreise erstatten oder generell auf ein Bahnfahrtticket 2. Klasse beschränken.
Wichtig: Allerdings müssen Sie die Bewerber:innen schon im Voraus explizit in der Einladung zum Vorstellungsgespräch auf die gedeckelte Kostenübernahme (z. B. nur Hinfahrt) oder den kompletten Kostenausschluss hinweisen.
Tipp: Um Streitereien zu vermeiden, sind klare Hinweise für die Bewerber:innen sinnvoll. Bieten Sie z. B. an, die Bahnfahrt 2. Klasse zu übernehmen. Fehlt eine solche Regelung, kann der:die potenzielle Arbeitnehmer:in auch die in der Regel höheren Kosten für die Anreise im eigenen PKW oder Taxikosten abrechnen. Liegt Ihr Unternehmen sehr ungünstig, sollten Sie die Übernahme oder den Ausschluss von Taxikosten ebenfalls explizit regeln, um Streitigkeiten vorzubeugen.