Entgeltunterlagen elektronisch führen

Das müssen Sie ab 2022 beachten

Bestimmte Entgeltunterlagen müssen seit dem 1. Januar 2022 elektronisch vorgehalten werden – das schreibt die Beitragsverfahrensordnung vor. Lange war nicht klar, wie das genau aussehen soll. Die zuständigen Spitzenorganisationen der Sozialversicherung bringen nun Licht ins Dunkel.

Bestimmte Entgeltunterlagen müssen seit 2022 elektronisch geführt werden

Arbeitgeber:innen sind verpflichtet, Entgeltunterlagen zu führen. Das ist wichtig, damit sie beim Betriebsprüfdienst der Rentenversicherung darlegen können, dass die Sozialversicherungsbeiträge der Beschäftigten korrekt berechnet und abgeführt wurden. Seit dem 1. Januar 2022 müssen manche Entgeltunterlagen elektronisch geführt werden. Darunter fallen z. B.:

• die Bescheinigung über die Mitgliedschaft bei der Krankenkasse
• die Verzichtserklärung Geringfügig Beschäftigter auf Versicherungsfreiheit in der Rentenversicherung
• die Erklärung von geringfügig Beschäftigten über weitere Beschäftigungen und die Pflicht, die Aufnahme weiterer Beschäftigungen anzuzeigen
• der Nachweis darüber, wie geringfügig Beschäftigte krankenversichert sind
• die Erklärung kurzfristig Beschäftigter über weitere kurzfristige Beschäftigungen im Kalenderjahr
• die Dokumentation von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit nach dem Mindestlohngesetz
• bei ausländischen Arbeitnehmern aus Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums die Staatsangehörigkeit und der Aufenthaltstitel

Hinweis: Welche Unterlagen elektronisch geführt werden müssen, ist im Detail in § 8 Abs. 2 BVV in 19 Punkten geregelt.

Aufschub auf Antrag

Auf Antrag wird Aufschub bei der Umsetzung von Papier zu den elektronischen Entgeltunterlagen gewährt. Arbeitgeber können sich beim zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung befreien lassen. Wird der Antrag bewilligt, haben Unternehmen bis 1. Januar 2027 Zeit zur Umstellung auf die elektronischen Entgeltunterlagen. Der Antrag kann formlos erfolgen, auch eine bestimmte Frist ist nicht vorgesehen. Somit kann der Antrag von Unternehmen noch vor der nächsten Betriebsprüfung gestellt werden.

Hinweis: Unterlagen müssen nicht nachträglich elektronisch vorgehalten werden. Die Führung von elektronischen Entgeltunterlagen gilt für alle Tatbestände und Ereignisse ab dem 1. Januar 2022 oder bei einem bewilligten Antrag auf Befreiung ab dem 1. Januar 2027.