Die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung kommt

Was Unternehmen wissen müssen

Die Betriebsprüfung der Rentenversicherung zur Überprüfung der Sozialversicherungsbeiträge steht alle vier Jahre an. Um die Prüfung zu beschleunigen, kommt ab dem 1.1.2023 die Pflicht zur elektronisch unterstützten Betriebsprüfung, kurz euBP. Die wichtigsten Fragen dazu, beantworten wir Ihnen hier.

Was ist die euBP?

Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung bedeutet nichts anderes, als dass Arbeitgeber:innen Daten der Entgeltabrechnung dem:der Prüfer:in elektronisch übermitteln. Bereits seit 2014 wird dieses Verfahren eingesetzt, bisher war es allerdings freiwillig. Ab dem 1.1.2023 wird die euBP Pflicht.

Ausnahme: Unternehmen haben die Möglichkeit, sich von der euBP auf Antrag befreien zu lassen. Verfügen sie nicht über die Voraussetzungen zur euBP (z. B. ein elektronisches Entgeltabrechnungsprogramm) können sie einen formlosen Antrag stellen. Die Befreiung gilt längstens bis Ende 2026.

Wie läuft die euBP ab?

Die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung ist im Prinzip eine herkömmliche Betriebsprüfung mit dem Unterschied, dass die Daten der Entgeltabrechnung elektronisch übermittelt und vom Prüfenden elektronisch eingesehen. Das beschleunigt die Prüfung. Nach der Prüfung werden die Daten automatisch gelöscht.

Die Prüfung vor Ort kann entfallen, wenn sich aus den übermittelten Daten keine weiteren Prüfungspunkte ergeben. Andernfalls findet dennoch eine Prüfung im Unternehmen oder bei dem:der Steuerberater:in statt.

Gibt es Besonderheiten bei der Datenübermittlung?

Am besten nehmen Unternehmen Kontakt zu ihrem Softwarehersteller auf, damit dieser die Voraussetzungen für eine korrekte Übermittlung an den:die Betriebsprüfer:in schafft.

Der:die Betriebsprüferin nutzt selbst eine spezielle Software zum Auslesen der Daten. Deshalb müssen Sie auf folgende Punkte achten:

• Jedes Dokument ist einzeln einzureichen, die Daten dürfen nicht in einem Dokument zusammengefasst werden.
• Unternehmen müssen gewährleisten, dass die Daten orts- und systemunabhängig aufgerufen werden können.
• Folgende Formate sind erlaubt: PDF, JPEG, BMP, PNG und TIFF. Die Datensätze der Krankenkassen müssen in dem von der Krankenkasse übermittelten Format gesendet werden.
• Der Dateiname darf nicht länger als 64 Zeichen sein und folgende Zeichen nicht enthalten: Leerzeichen, Komma, Punkt, ß, Umlaute und Sonderzeichen.

Welche Dokumente müssen übermittelt werden?

Im Rahmen der euBP müssen folgende Unterlagen elektronisch übermittelt werden:

• Unterlagen zur Staatsangehörigkeit des Arbeitnehmers,
• Unterlagen zu erstattenden Meldungen,
• Unterlagen zum versicherungsrechtlichen Status,
• Unterlagen im Rahmen einer Arbeitnehmerentsendung und
• Unterlagen zur Zugehörigkeit der Krankenkasse.

Hinweis: Die Unterlagen zur Finanzbuchhaltung müssen nicht elektronisch übermittelt werden, doch es kann sinnvoll sein, dies freiwillig zu tun. Eine Prüfung vor Ort ist dann ggf. nicht mehr notwendig, wenn dem:der Prüfenden alle wichtigen Daten vorliegen.