Personalakten sind in der Praxis meist ein Sammelsurium verschiedenster Dokumente, die den dienstlich relevanten Lebenslauf eines Mitarbeiters im Unternehmen abbilden: Bewerbungsunterlagen, erworbene Zertifikate, Anträge und während der Anstellung getroffene Vereinbarungen. Im Laufe der Zeit sammeln sich so die unterschiedlichsten sensiblen Daten über einen Mitarbeiter an. Immer mehr Unternehmen setzen bei der Verwaltung mittlerweile auf die digitale Personalakte. Der Beitrag zeigt, was gute Systeme leisten können und was Sie beachten sollten.
Die Vorteile liegen auf der Hand: Das Abheften der Personaldokumente entfällt, neue Dokumente werden digital archiviert, können leichter und effektiver durchsucht werden und die platzraubenden Aktenordner sind Geschichte. Bei der Einführung einer digitalen Personalakte sollte es aber nicht nur darum gehen, vorhandene Dokumente digital zu erfassen, sondern die Personalabteilung tatsächlich zu entlasten. Dazu muss sich die digitale Personalakte an das HR-System anschließen.
Ein weiteres Plus: Fach- und Führungskräfte können ortsunabhängig freigeschaltete Akten durchsuchen und müssen nicht mehr in raumfüllenden, lokalen Personalarchiven blättern. Das gilt natürlich auch für die Mitarbeiter selbst. Eine digitale Personalakte verschafft mehr Transparenz, wenn jeder Mitarbeiter seine Akte übergreifend einsehen und z.B. Stammdaten selbst aktualisieren kann.
Digitale Personalakten werden außerdem in der Regel einheitlicher geführt, in dem sie z.B. durch allgemein verbindliche Stammdatensätze ergänzt werden können, wie Abteilungsinformationen, Hierarchie- oder Gehaltsstufen zu jedem Mitarbeiter. Sie bieten auch zusätzliche Auswertungsmöglichkeiten, da allgemeine Statistiken leichter erstellt und gepflegt werden können.
Die zusätzlichen Auswertungsmöglichkeiten sind für HR-Abteilungen, insbesondere im Bereich Talentmanagement, höchst interessant. Arbeitgeber können z.B. sogenannte Skilldatenbanken erstellen, um die vorhandenen Fähigkeiten der Mitarbeiter zu erfassen. Damit lassen sich bei künftigen Projekten, für die bestimmte Fähigkeiten vorausgesetzt werden, qualifizierte Mitarbeiter leichter identifizieren.
Damit solche Systeme aber überhaupt genutzt werden dürfen, müssen Unternehmen streng darauf achten, dass die erstellten Profile ausschließlich Merkmale enthalten, die für die Durchführung des Beschäftigtenverhältnisses notwendig sind, und dass der Zugang zu den Datenbanken äußerst restriktiv gehandhabt wird. Mit den seit Mai 2018 geltenden Datenschutzanforderungen der DSGVO werden Verstöße stärker sanktioniert und hohe Bußgelder fällig, wenn es in der Datenverwaltung zu Missständen kommt.
Um den geltenden Datenschutzbestimmungen zu genügen, sollte ein rollenbasiertes Berechtigungskonzept existieren, das den Prozessbeteiligten verschiedene Zugriffsrechte erlaubt. Damit können Führungskräfte und Mitarbeiter im Rahmen ihrer jeweiligen Berechtigungen jederzeit auf Personaldokumente zugreifen.
Die in den DSGVO definierten Löschfristen können beispielsweise ebenfalls mit einem Workflow digital unterstützt werden. Das Security Modul von SP_Data erweitert die digitale Personalakte um die Möglichkeit, die Einhaltung von Löschfristen für gespeicherte Daten (z.B. Krankenscheine, Abmahnungen etc.) automatisch vorzunehmen. Durch eine individuelle, optionale Löschsperre kann außerdem vermieden werden, dass z.B. eine Abmahnung nach zwei Jahren automatisch gelöscht wird, wenn diese für einen laufenden Arbeitsgerichtsprozess noch zur Verfügung stehen soll.
Der Initialaufwand bei der Einführung digitaler Personalakten darf natürlich nicht verschwiegen werden. Unternehmen müssen die einmaligen Umstellungskosten bedenken, die durch die Digitalisierung der Papierakten entstehen. Viele Anbieter unterstützen Unternehmen jedoch in der Umstellungsphase.
Da digitale Personalakten die unterschiedlichsten Dokumente enthalten können, sollten die Systeme ein integriertes Dokumenten-Management-System (DMS) enthalten. Mit einem DMS können die eingescannten Unterlagen meist problemlos archiviert werden. Gute Systeme lassen auch Versionierungen zu, wenn Änderungen an den Dokumenten erforderlich sind.
Es hat sich in der Praxis bewährt, wenn Systeme nicht zu starr angelegt sind, sondern Dokumentenkategorien frei definiert werden können. Durch einen solchen individuellen Aufbau wird der Umstieg von der klassischen Personalakte in Papierform auf ein digitales Format erleichtert. Nützliche Features, wie z.B. einfache Sammeldruckfunktionen runden gute Systeme ab und erleichtern das tägliche Handling.