Im Zuge verstärkter Kontrollen in der EU und dem Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) ist die ordnungsgemäße Beantragung und Mitführung der sozialversicherungsrechtlichen A1-Bescheinigung wichtiger denn je. Die Abwicklung dieses komplexen Prozesses wirft indes noch immer einige Fragen auf. Der folgende Beitrag beleuchtet entscheidende Aspekte zu diesem für Unternehmen und Personalabteilungen bedeutenden Thema.
Eine A1-Bescheinigung bescheinigt Geschäftsreisenden während eines vorübergehenden Auslandseinsatzes innerhalb der EU, des EWR, der Schweiz oder des Vereinigten Königreichs die Zugehörigkeit zum deutschen Sozialversicherungsrecht. Die Bescheinigung soll vermeiden, dass in zwei Ländern parallel Sozialversicherungsbeiträge gezahlt werden müssen.
Eine A1-Bescheinigung ist grundsätzlich erforderlich, wenn Geschäftsleute grenzüberschreitend in der EU, dem EWR, der Schweiz oder im Vereinigten Königreich tätig sind. Diese Regelung betrifft Arbeitnehmer in der Privatwirtschaft, Angestellte und Beamte im öffentlichen Dienst sowie selbständig Erwerbstätige. Beschäftigte, die gewöhnlich in mehreren Mitgliedstaaten tätig sind, benötigen ebenfalls eine solche Bescheinigung, um das Fortbestehen der Sozialversicherung im Heimatland nachzuweisen.
Entscheidend für die Ausstellung einer A1-Bescheinigung ist die Staatsangehörigkeit des Beschäftigten. Arbeitnehmer mit einer EU-Staatsbürgerschaft können problemlos in andere EU-Staaten entsendet werden. Für Beschäftigte aus Drittstaaten gelten Einschränkungen, in bestimmten Fällen können diese keine A1-Bescheinigung erhalten.
Für Entsendungen in Staaten außerhalb der EU und des EWR, mit denen Deutschland ein Sozialversicherungsabkommen hat, gelten andere Bescheinigungen. Diese werden von den Krankenkassen ausgestellt, wenn Rentenversicherungsbeiträge gezahlt werden. Für Länder ohne Sozialversicherungsabkommen besteht keine Entsendebescheinigungspflicht.
Auch bei kurzfristigen Dienstreisen innerhalb der EU oder des EWR ist eine A1-Bescheinigung erforderlich. Bei Geschäftsreisen von bis zu sieben Tagen kann die Bescheinigung nachträglich beantragt werden. Eine frühzeitige Beantragung ist dennoch empfehlenswert, weil einige Nachbarländer Deutschlands inzwischen verstärkte Kontrollen durchführen.
Die A1-Bescheinigung muss in der Regel elektronisch beantragt werden, bei abhängig Beschäftigten ist dies über die im Unternehmen genutzte Payroll-Software möglich. Papierformulare sind nur in Ausnahmefällen erlaubt, zum Beispiel bei Grenzgängern oder bei Entsendungen auf Grundlage von Sozialversicherungsabkommen.
Die Notwendigkeit einer A1-Bescheinigung für Transitländer hängt davon ab, ob im Transitland tatsächlich eine berufliche Tätigkeit ausgeübt wird. Hier gilt es, genau hinzusehen. Erledigt ein Geschäftsreisender beispielsweise administrative Aufgaben während seiner Zugreise durch ein Transitland, so gilt dies in der Regel nicht als Ausübung einer beruflichen Tätigkeit. Anders verhält es sich, wenn ein LKW-Fahrer Waren durch Transitländer in ein Zielland transportiert, denn dieser übt den Kern seiner Tätigkeit ebenso im Transitland aus.
Auch bei grenzüberschreitender Telearbeit muss eine A1-Bescheinigung beantragt werden. Sobald die Tätigkeit aus dem Homeoffice in einem anderen EU-Land erfolgt, greifen die Sozialversicherungsvorschriften dieses Landes.
Ab dem 1. Januar 2025 soll für Grenzgänger, die in Deutschland arbeiten, aber in einem anderen Land leben, ein neues digitales Verfahren zur Beantragung der A1-Bescheinigung eingeführt werden. Für Entsendebescheinigungen auf Basis von Sozialversicherungsabkommen zwischen Ländern soll es ab dem 1. Januar 2026 ebenfalls ein digitales Antragsverfahren geben.
Für jede grenzüberschreitende Tätigkeit von Mitarbeitern innerhalb der EU, des EWR und der Schweiz oder im Vereinigten Königreich ist die A1-Bescheinigung unverzichtbar, um das Fortbestehen des deutschen Sozialversicherungsrechts nachzuweisen und Doppelbelastungen zu vermeiden. Arbeitgeber sind angehalten, die Bescheinigung rechtzeitig zu beantragen, um rechtliche Komplikationen zu vermeiden und ihren gesetzlichen Pflichten nachzukommen.