25.01.2017

Unfallversicherung: neues Meldeverfahren ab 2017

Umstellung auf digitalen Lohnnachweis

Die Digitalisierung hält Einzug: Dieses Jahr wird bei der Lohnnachweismeldung für die Unfallversicherung auf den digitalen Lohnnachweis umgestellt. Die für das neue Verfahren erforderliche PIN wurde bereits verschickt. Wem die Umstellung Sorgen bereitet, kann aufatmen: Es gibt eine zweijährige Übergangsregelung, bevor dann nur noch das neue Verfahren Anwendung findet.

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Der digitale Lohnnachweis soll die Meldung bei der Unfallversicherung vereinfachen, indem möglichen fehlerhaften Meldungen des Arbeitgebers entgegengewirkt wird. Der Arbeitgeber muss mehrere Schritte durchlaufen, bis es zur tatsächlichen Übermittlung der Daten kommt. Zudem ist bis Ende 2018 das bestehende Verfahren parallel anzuwenden. Was genau zu tun ist, wird hier kurz erklärt.

 

  • Schritt 1 - PIN eingeben: Bereits im Herbst 2016 haben die Unfallversicherungsträger eine fünfstellige numerische PIN an die Arbeitgeber versandt. Diese PIN muss der Arbeitgeber – bzw. der Steuerberater für seinen Mandanten – in seinem Lohnabrechnungsprogramm eingeben, um sich (bzw. den Mandanten) in dem neuen Verfahren zu identifizieren.

Achtung: Ohne die PIN ist es nicht möglich, auf das digitale Verfahren umzustellen.

  • Schritt 2 - Stammdatenabgleich: Aus dem Abrechnungsprogramm muss im zweiten Schritt ein Stammdatenabgleich erfolgen. Dazu übermittelt der Arbeitgeber die PIN; die UV-Mitgliedsnummer und die Betriebsnummer des UV-Trägers an die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung (DGUV). Der Stammdatenabgleich ist verpflichtend und seit Dezember 2016 möglich.
  • Schritt 3 – Datenrückmeldung: Sobald die DGUV die entsprechenden Daten an den Arbeitgeber zurückschickt, wird klar, welche Gefahrtarifstellen für den Arbeitnehmer gelten.  Der Stammdatenabgleich zwischen Arbeitgeber und DGUV soll verhindern, dass der Arbeitgeber seine Mitarbeiter in falsche Gefahrtarifstellen einsortiert. Sollte schon eine falsche Zuordnung stattgefunden haben, muss der Arbeitgeber seine Einträge gemäß den rückgemeldeten Daten der DGUV berichtigen.
  • Schritt 4 – elektronischen UV-Lohnnachweis einreichen: Sind die Vorarbeiten aus den Schritten 1 bis 3 erledigt, muss der Arbeitgeber bis zum 16. Februar 2017 den digitalen UV-Lohnnachweis für das Jahr 2016 einreichen, allerdings zusätzlich zum bisherigen Papier-Verfahren.

 

Endlich angekommen bei der Lohnnachweis-Meldung

Jetzt kann der Arbeitgeber den Unfallversicherungs-Lohnnachweis einreichen (zusammen mit den Vorjahres-Daten). Er hat dafür bis zum 16.02.2017 Zeit. Wichtig zu beachten: In diesem und nächstem Jahr greift noch eine Übergangsregelung. Daher muss der Arbeitgeber bis Ende 2018 noch zusätzlich das bestehende Verfahren zum Lohnnachweis anwenden. Erst ab 2019 gilt allein das neue Verfahren. Innerhalb dieses Bewährungszeitraums können noch mögliche Fehlerquellen und Probleme beseitigt werden.

 

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